اتوماسیون اداری چیست؟
در هر شرکت یا سازمانی که در نظر بگیرید چندین نفر مشغول به فعالیت هستند. فرآیند مربوط به انجام امور استخدامی، جذب و آموزش پرسنل و در نهایت کنترل ورود و خروج پرسنل تحت نظر واحدی به نام واحد اداری انجام میشود. در گذشته تمامی این امور به صورت دستی انجام میگرفت. اما امروزه این روند توسط نرم افزار اتوماسیون اداری صورت میگیرد.
شاید از خود بپرسید که سیستم اتوماسیون اداری چیست؟ در پاسخ به این پرسش باید گفت؛ یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر بوده که وظیفه آن جمعآوری، ذخیره مستندات، پیامهای الکترونیک و سایر فرمهای مرتبط با واحد است. یعنی تمامی فرآیندهای اداری مربوط به جذب و آموزش، حضور و غیاب، تسویه حساب و … را انجام میدهد.
تعریف اتوماسیون اداری
هدف از پیدایش اتوماسیون اداری ایجاد امکاناتی مانند تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل دادههای عددی، برنامهریزی جلسات و مدیریت برنامههای کاری برای سادهسازی، بهبود و خودکارسازی فعالیتهای سازمان است. در این راستا از نرم افزارهایی مانند WordPerfect ،Microsoft Office و…. به عنوان نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده میشود.
مفهوم اتوماسیون اداری، بهینه سازی است. یعنی ترکیبی از تجهیزات و نرم افزارهای گوناگون برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره، پردازش و در نهایت انتقال اطلاعات مورد نیاز و یا به طور کلی بهینه سازی فعالیت شرکت و سازمان میباشد. امروزه این فرآیندها به کمک انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری انجام میپذیرد.
اولین و اصلی ترین مزیت اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری (Office Automation Software) دارای مزایای بسیاری است. امکان پیگیری امور، ثبت و ضبط و بایگانی مستندات، ردیابی اطلاعات اولین و اصلیترین مزیت اتوماسیون اداری است.
از جمله سایر مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به موارد زیر میتوان اشاره کرد.
- کاهش نوشتههای کاغذی و حذف دفترهای حجیم اندیکاتور
- امکان انجام کارهای اداری در هر زمان و مکان
- کاهش اشتباهات در عملیات ثبت اسناد و مدارک
- امکان مدیریت و نظارت بر کارکرد پرسنل
آشنایی با انواع اتوماسیون اداری
همانطور که در مطالب قبل نیز گفته شد، اتوماسیون اداری یک فناوری با هدف کمک به کاربران برای جلوگیری از انجام کارهای تکراری است. یک سیستم اتوماسیون شامل سیستمهایی از جمله سخت افزار، نرمافزار کامپیوتر و شبکهها بوده که فعالیتها را در سازمان ترکیب میکند. انواع اتوماسیون ادرای عبارت است از:
- انتشارات الکترونیکی
- ارتباط الکترونیکی
- همکاری الکترونیکی
- پردازش تصویر و ذخیره اسناد
سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری چه کاربردی دارد؟
سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری راهکاری است، که هزینههای ناشی استفاده از کاغذ با هدف گردش و نگهداری مکاتبات اداری را کاهش میدهد. به عبارت دیگر سیستمی است، که مکاتبات کاغذی درون سازمانی و برون سازمانی را به مکاتبات الکترونیک تبدیل میکند.
در خصوص کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری مطالب زیادی قابل بیان است. اما به طور کلی نرم افزار اتوماسیون اداری با اتوماتیک کردن فعالیتها، در تمامی سازمانها، مراکز دولتی و خصوصی از جمله صنایع تولیدی، بازرگانی و…. در تمامی واحدهای سازمان مورد استفاده قرار میگیرد.
نرم افزار اتواسیون اداری چیست؟
نرم افزار اتوماسیون اداری نرم افزاری است، که به عنوان هسته مرکزی و اصلی سازمانها و شرکتها، با هدف مدیریت مکاتبات، مدیریت کاربران، گردش اسناد و فرمهای میان پرسنل تهیه و نصب میگردد. به طور کلی نرم افزار اتوماسیون اداری نرم افزاری است، که منجر به بهبود بهره وری سازمان و یا شرکت میشود.
انواع نرمافزار اتوماسیون اداری
- نرم افزار اتوماسیون بازاریابی
- نرم افزار اتوماسیون مالی و حسابداری
- نرم افزار خودکارسازی فرآیند
- نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی
ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری با هدف بهبود عملکرد سازمانها و افزایش بهره وری آنها طراحی و تولید شده است. به صورت موردی ویژگیهای نرم افزار اتوماسیون اداری میتواند به شرح زیر باشد:
- افزایش کیفیت نظارت بر عملکرد پرسنل
- افزایش نظم و انضباط در بایگانی نامهها و اسناد با استفاده از کارتابل اتوماسیون اداری
- ثبت و طبقهبندی اسناد و مدارک در نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری
- پیاده سازی محرمانگی و تعیین سطح دسترسی کاربران
- نظارت بر فرآیند اجرای کارها و اصلاح فرآیندهای غیر ضروری
- پیاده سازی سلسله مراتب سازمانی و ساختار مدیریتی پاسخگو
- جمع آوری اطلاعات مربوط به عملکرد پرسنل و تقسیم عادلانه کار
- تفویض کارتابل اتوماسیون اداری و افزایش مسئولیت پذیری واحدها
- نگهداری سوابق فعالیتهای انجام شده در هر پست سازمانی
- پیاده سازی سفارشی و تحلیل فرآیندهای سازمانی
فاکتور های انتخاب و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری
انتخاب بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری و خرید آن مانند هر نرم افزاری نیاز به تحقیق و بررسی دارد. برای این امر میتوانید باتوجه به فاکتورهای زیر، نسبت به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری اقدام کنید.
- ساختار سازمانی
- تنظیمات و اطلاعات پایه
- عملیات مربوط به نامههای وارده و صادره
- عملیات مربوط به مکاتبات داخلی و کارهای اداری و بایگانی
- ارتباط با سایر سیستمها
- امنیت سیستم
- کارتابل آفلاین
- مدیریت جلسات و تقویم سازمانی
سیستم اتوماسیون اداری تحت وب یا تحت ویندوز؟
در مطالب قبل گفته شد که استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری منجر به ساماندهی فرآیندهای سازمانی میشود. اما شاید سوالی که بعد از پاسخ به پرسش نرم افزار اتوماسیون اداری چیست برای شما پیش بیاید این است، که سیستمهای اتوماسیون اداری تحت وب بهتر است یا تحت ویندوز؟
برای پاسخ به این پرسش باید ابتدا به نوع کار، شرایط سازمان و نیازمندیهای شرکت و سازمان توجه کنید. سپس باتوجه به ویژگیها، هزینه، مزایا و معایبی که هر کدام از این سیستمها دارند، میتوانید نسبت به انتخاب و خرید بهترین سیستمهای اتوماسیون اداری مناسب با شرایط کاری خود اقدام کنید.
معرفی ماژول های نرم افزار اتوماسیون اداری
تولید کنندگان بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری، ماژولهای اتوماسیون اداری را با توجه به نیاز کاربران، طراحی و توسعه دادهاند. سه ماژول اساسی که در همه نرم افزارهای اتوماسیون اداری وجود دارد، شامل ماژول کارتابل الکترونیکی نامهها، دبیرخانه الکترونیکی و بایگانی و آرشیو نامهها است.
علاوه بر سه ماژول اساسی نام برده ماژولهای دیگری نیز وجود دارد، که با توجه به نیاز سازمان و شرکت، ارائه دهندگان نرم افزار با درخواست خریدار نسبت به اضافه کردن ماژولهای مورد نظر به سیستم اتوماسیون اداری اقدام میکنند. از جمله این ماژولها میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
- ماژول فرمساز
- ماژولهای گزارشات
- ماژول مکاتبات محرمانه
- ماژول نسخه موبایل و تبلت
- ماژول جستجوی معنایی
خرید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای کدام کسب و کارها الزامی است؟
یکی از بدیهیترین و با اهمیتترین امور در سازمانها و شرکتها، ارتباط درون سازمانی و برون سازمانی است. برای برقراری هرچه بهتر و مناسبتر این ارتباط تکنولوژی به کمک سازمانها آمده است. به گونهای که با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تعاملات درون سازمانی و برون سازمانی با سرعت و کیفیت بهتر انجام میشود.
سازمانها و شرکتهایی که به دنبال بهبود در تصمیمگیریهای سازمانی و افزایش بهرهوری کارکنان هستند، میتوانند با خرید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری به اهداف خود دست پیدا کنند. پس به طور کلی استفاده از این نرم افزارها برای تمامی کسب و کارها الزامی است.
بهترین سیستم اتوماسیون اداری برای شرکت های کوچک چیست؟
امروزه بسیاری از شرکتهای بزرگ با هدف افزایش بهرهوری به استفاه از سیستمهای اتوماسیون اداری روی آوردهاند. اما شاید سوالی که برای مدیران و صاحبان کسب و کارهای کوچک به وجود میآید، این است که آیا استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برای آنها هم مناسب است یا خیر؟ و در صورت مثبت بودن جواب از کدام سیستم برای این شرکتها بهتر است؟
باتوجه به نیازهای کسب و کارهای کوچه به افزایش بهره وری، کاهش استفاده از کاغذ، جمعآوری دادههای سازمانی، قابلیت رشد کسب و کار، امکان انجام دورکاری، کاهش هزینه نیروی انسانی و… نتیجه گرفته میشود، که این سازمانها نیز به استفاده از سیستمهای اتوماسیون اداری نیاز دارند.
بهترین سیستم برای کسب و کارهای کوچک، سیستمی است که بتواند جوابگوی نیازهای کسب و کار مورد نظر باشد. یعنی بتواند نیازهایی مانند پشتیبانی مشتریان، مدیریت صندوق ورودی، پیامها، برنامه ریزی جلسات، سامانه تبادل فایل و… را به خوبی برای کسب وکار مورد نظر اجرا کند.
تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS چیست؟
BPMS به معنی سیستم یا نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. این نرم افزار در طراحی، مدل سازی، اجرا و اتوماسیون به شرکتها کمک قابل توجهی میکند. BPMS مجموعهای از فعالیتها و وظایف شرکت یا سازمان را بهبود میدهد، تا در نهایت اهدف سازمانی تحقق پیدا کند.
نرم افزار BPMS و نرم افزار اتوماسیون اداری دو نرم افزار یا سیستم مجزا و با کارکرد متفاوت میباشند. اما هر دو این سیستم قابلیت یکپارچگی و فعالیت در یک راستا و بهبود شرایط سازمان و تحقق اهداف سازمانی را دارند.