پیاده سازی erp: بررسی راهنمای کامل

خریدن یک نرم افزار ERP قدرتمند، فقط نیمی از راه است؛ درست مثل اینکه مدرن ترین و گران ترین دستگاه صنعتی دنیا را برای کارخانه بخرید، اما هنوز از آن استفاده نکرده باشید یا اپراتورها ندانند چطور باید با آن کار کنند. نرم افزار تا زمانی که با واقعیت های روزمره سازمان شما گره نخورد و عملاً باری از دوش پرسنل برندارد، فقط یک هزینه برای سازمان است. این مرحله حیاتی که قرار است نرم افزار را از یک کالای لوکس به یک «ابزار کاربردی و درآمدساز» تبدیل کند، همان فرآیند استقرار erp است.

بسیاری از مدیران تصور می کنند با پرداخت قیمت نرم افزار erp و دریافت لایسنس، کار تمام شده است. اما آمارها واقعیت دیگری را نشان می دهند: بخش قابل توجهی از پروژه های ERP نه به خاطر ضعف نرم افزار، بلکه به دلیل ضعف در پیاده سازی شکست می خورند.

پیاده سازی ERP: فراتر از نصب یک برنامه

ممکن است وقتی از راه اندازی و استقرار erp صحبت می کنیم، تصوری که به وجود می آید مثل نصب یک برنامه کامپیوتری باشد، درصورتی که بسیار متفاوت است. برای راه اندازی نیاز به یکسری زیر ساخت است؛ سپس برنامه به درستی راه اندازی و پیکربندی شود. در مرحله بعد داده ها منتقل شود و به مرور در فرآیندهای سازمانی از این نرم افزار استفاده شود که می تواند باعث تغییر فرهنگ سازمان شود.

مجموعه آرین سیستم معتقد است که نرم افزار باید در خدمت فرآیندهای اصلاح شده باشد، نه اینکه فرآیندهای غلط فعلی را صرفاً سریع تر انجام دهد. به همین دلیل، تیم استقرار آرین سیستم پیش از هرگونه نصب فنی، به عنوان مشاوران کسب وکار در کنار شما هستند تا جریان کار را از نو بازتعریف کنند. این رویکرد باعث می شود نرم افزار نه به عنوان یک سربار، بلکه به عنوان یک زیرساخت رشد دیده شود.

اهمیت مدیریت تغییر و همراه کردن پرسنل

همراه کردن پرسنل با پیاده سازی و استفاده از erp یکی از چالش های مهم سازمان ها است

بزرگترین مانع در مسیر استقرار، تکنولوژی نیست؛ بلکه افراد هستند. طبیعی است که پرسنل در برابر تغییر مقاومت کنند و گارد بگیرند. کارمندی که سال ها با اکسل بهای تمام شده یا دفترهای کاغذی کار کرده و به آن مسلط است، حالا باید وارد محیط شفاف و قانونمند ERP شود. این شفافیت برای برخی ترسناک است. مدیریت تغییر یعنی قبل از نصب نرم افزار، ذهنیت ها را آماده کنیم. باید به پرسنل نشان دهید که ERP قرار نیست جای آن ها را بگیرد، بلکه قرار است کارهای تکراری و خسته کننده را حذف کند.

انتخاب تیم پروژه داخلی | کلید موفقیت

هیچ پیمانکار خارجی، هرچقدر هم که متخصص باشد، بدون کمک تیم داخلی شما موفق نخواهد شد. شما به یک تیم متعهد نیاز دارید. این تیم نباید فقط از واحد IT باشد. نمایندگانی از واحد مالی، انبار، تولید و فروش باید در این تیم جای داشته باشند. افرادی که به تفاوت ERP و MIS آگاه باشند و بدانند که قرار است فرآیندها را بهبود دهند، نه اینکه فقط همان روش های غلط قدیمی را مکانیزه کنند.

مشاوران آرین سیستم در ابتدای پروژه، شرح وظایف دقیقی برای افراد و اعضای اصلی پروژه می کنند تا نقش هر فرد در فرآیند استقرار erp کاملاً شفاف باشد.

نقشه راه گام به گام پیاده سازی موفق ERP

یک پروژه استاندارد استقرار erp، باید مرحله به مرحله و با دانش و تخصص کافی طی شود. پریدن از روی مراحل، خطر شکست پروژه را به شدت افزایش می دهد. اصول و روش استقرار آرین سیستم، حاصل سال ها تجربه در صنایع مختلف است که ریسک را به حداقل می رساند.

فاز ۱: شناخت و تحلیل فرآیندهای موجود (Gap Analysis)

این مرحله مهم ترین و شاید زمانبرترین مرحله است. قبل از هر کاری، تیم تحلیل و استقرار آرین سیستم، وضعیت فعلی شما را با دقت بررسی می کند و آن را با وضعیت مطلوب و استانداردهای نرم افزار مقایسه می کند. در این مرحله «شکاف ها» شناسایی می شوند. مثلاً ممکن است روش فعلی شما در نحوه قیمت گذاری محصول با استانداردهای ERP همخوانی نداشته باشد یا فرآیند انبارداری شما و گردش کالا در انبار شما نیاز به اصلاح داشته باشد.

هدف این فاز، بهینه سازی فرآیند قبل از ورود به نرم افزار است. پیاده سازی فرآیند غلط روی نرم افزار درست، فقط باعث می شود شما با سرعت بیشتری اشتباه کنید! خروجی این مرحله، سند شناخت است که نقشه راه ادامه پروژه خواهد بود.

فاز ۲: طراحی و بومی سازی نرم افزار (Customization)

به دلیل تفاوت سازمان ها با یکدیگر، شخصی سازی کردن نرم افزار erp برای هر سازمان بسیار مهم است

هیچ دو سازمانی، حتی در یک صنعت مشابه، صد در صد شبیه هم نیستند. اگرچه ماژول های ERP مجموعه آرین سیستم بر اساس بهترین تجربیات طراحی شده اند، اما گاهی نیاز به بومی سازی و شخصی سازی وجود دارد. در این مرحله، برنامه نویسان متخصص ما، فرم ها، گزارش ها و گردش کارها را متناسب با نیاز خاص صنعت شما تنظیم می کنند. البته هشدار ما همیشه این است: تا حد امکان خودتان را با استاندارد نرم افزار تطبیق دهید و فقط در موارد حیاتی دست به تغییر کد بزنید.

یکی از بخش هایی که معمولاً نیاز به دقت بالا دارد، بخش تولید و مالی است. برای مثال، استفاده از نرم افزار بهای تمام شده و تولید نیازمند تنظیم دقیق مراکز هزینه و ایستگاه های کاری و فرمول های ساخت است تا سیستم بتواند جایگزین جدول آنالیز بهای تمام شده اکسل شود و اطلاعاتی دقیق و قابل اتکا برای تصمیم گیری مدیران ارائه دهد.

قدرت نرم افزاری آرین سیستم در این است که این بومی سازی ها را در بستری امن انجام می دهد تا در آپدیت های بعدی سیستم، خللی ایجاد نشود.

همین حالا مشاوره بگیرید!

افزایش دقت و سرعت در بخش های تولید و مالی با کمک برنامه بهای تمام شده:

برنامه بهای تمام شده و تولید

فاز ۳: مهاجرت و پاک سازی داده ها (Data Migration)

این مرحله، مرحله خانه تکانی بزرگ سازمان است. انتقال اطلاعات از سیستم های جزیره ای قدیمی، فایل های اکسل پراکنده یا دفاتر دستی به ERP جدید، فرصتی طلایی برای دور ریختن داده های پرت و اصلاح اطلاعات غلط است.

اگر کدینگ کالاها در انبار نامنظم است و هر انباردار به سلیقه خود کد زده، این مرحله وقت استانداردسازی و اصلاح است. اگر اطلاعات مشتریان تکراری است یا شماره تماس ها ناقص است، باید ادغام و تکمیل شوند.

کارشناسان آرین سیستم ابزارهای واسطی را در اختیار شما قرار می دهند که فرآیند پالایش و انتقال را ساده تر می کند. باید توجه کنید که ورود داده های نامرتبط به سیستم جدید، خروجی های سیستم را بی اعتبار می کند و اعتماد کاربران را از بین می برد.

فاز ۴: آموزش کاربران و تست نهایی (UAT)

قبل از شروع به کار اصلی، سیستم باید در محیط آزمایشی تست شود. در این مرحله، کاربران کلیدی (Key Users) وارد میدان می شوند تا سناریوهای واقعی روزمره را در سیستم اجرا کنند، فرآیندها را در دنیای واقعی محک بزنند و مطمئن شوند سیستم دقیقاً همان طور که انتظار می رفت، رفتار می کند.

آموزش درست و اصولی در این نقطه، مرز بین موفقیت و شکست پروژه است.

آرین سیستم تنها به ارائه راهنماهای متنی بسنده نمی کند؛ بلکه با ارائه مشاوره های تخصصی، برگزاری کلاس های حضوری و آنلاین و ارائه ویدیوهای آموزشی، تضمین می کند که کاربران نه تنها نحوه کار با منوها و دکمه ها، بلکه منطق و جریان پشت سیستم را درک کرده اند. مثلاً انباردار باید دقیقاً بداند که ثبت اشتباه یک حواله مصرف، چطور در انتهای زنجیره روی برنامه بهای تمام شده تاثیر می گذارد و سود و زیان شرکت را تغییر می دهد.

فاز ۵: استقرار نهایی (Go-Live) و پشتیبانی

اهمیت پشتیبانی دقیق و لحظه ای با شروع به کار نرم افزار erp

در این مرحله، سیستم به صورت لحظه ای (Live) شروع به کار می کند. هیجان و استرس در این روزها طبیعی است اما کار اینجا تمام نمی شود. روزهای اول استقرار، دقیقاً زمانی است که سوالات جدید و چالش های پیش بینی نشده بروز پیدا می کنند. اهمیت قرارداد پشتیبانی نرم افزار و خدمات پس از فروش قدرتمند هم همینجا مشخص می شود.

آرین سیستم مشتریان خود را پس از مرحله استقرار رها نمی کند. حضور یک تیم پشتیبانی قوی و پاسخگو در کنار شما، استرس دوران گذر را به حداقل می رساند و مشکلات احتمالی را در همان ابتدا شناسایی و برطرف می کند. سیستم پیشرفته ثبت تیکت و کارشناسان اختصاصی ما، همواره آماده اند تا پایداری سیستم شما را تضمین کنند.

هزینه های پنهان در پیاده سازی ERP

بسیاری از سازمان ها هنگام خرید نرم افزار erp، فقط به قیمت لایسنس توجه می کنند. اما بودجه بندی واقع بینانه باید شامل هزینه های جانبی و پنهان هم باشد تا پروژه در نیمه راه به دلیل کسری بودجه متوقف نشود.

همین حالا مشاوره بگیرید!

توجه به قیمت ERP و هزینه های جانبی برای تحلیل بهتر هزینه مورد نیاز خرید erp

قیمت ERP

هزینه بومی سازی بیش از حد انتظار

یکی از بخش های پر هزینه، درخواست های متعدد تغییرات توسط مدیران میانی است. این درخواست ها که «می خواهند سیستم جدید دقیقاً شکل سیستم قبلی باشد»، می تواند هزینه و زمان پروژه را چند برابر کند. هر تغییری که در استاندارد نرم افزار می دهید، نیاز به تحلیل، کدنویسی، تست و نگهداری دارد.

مشاوران آرین سیستم در جلسات تحلیل، با تجربه خود به شما کمک می کنند تا بین «نیاز واقعی کسب وکار» و «سلیقه شخصی کاربران» تفکیک قائل شوید و جلوی هزینه های غیرضروری توسعه را بگیرید.

هزینه آموزش مجدد و مقاومت کاربران

نیروی انسانی در طول پروژه ممکن است تغییر کند. گاهی اوقات به دلیل جابجایی نیروها، استعفا یا عدم یادگیری صحیح در نوبت اول، نیاز به برگزاری دوره های بازآموزی وجود دارد. همچنین مقاومت کاربران می تواند سرعت کار را پایین بیاورد که این خود هزینه پنهانِ زمان ازدست رفته است.

تیم آموزش آرین سیستم با مستندسازی دقیق فرآیندها، وابستگی سازمان به دانش ذهنی افراد را کم می کند تا هزینه های جابجایی نیرو کاهش یابد.

هزینه زیرساخت سخت افزاری

استقرار و راه اندازی erp با دو روش “erp ابری” و “سرور شخصی سازمان”

اجرای یک ERP قدرتمند و سریع، نیازمند سِرورهای قوی، شبکه داخلی پایدار، سیستم های امنیتی و نگهداری مداوم است. این هزینه برای شرکت های کوچک و متوسط می تواند سنگین باشد. راهکار مناسب، استفاده از نرم افزار erp تحت وب یا erp ابری برای این شرکت ها است.

برنامه ERP ابری یا تحت وب، مناسب ترین گزینه برای شرکت های کوچک

نرم افزار ERP تحت وب

• نرم افزار erp ابری (Cloud ERP): دقیقاً مناسب سازمان های کوچک و متوسط و استارتاپ ها است. در این مدل، شما نیازی به خرید سرور گران قیمت، اتاق سرور و استخدام تیم IT برای نگهداری سخت افزار ندارید. امنیت و نگهداری داده ها بر عهده سرویس دهنده است و نرم افزار erp تحت وب آرین سیستم، دسترسی شما را از هر مکان و زمانی ممکن می سازد.
• نسخه نصبی (On-Premise): مناسب سازمان های بزرگ و هلدینگ هایی است که سیاست های امنیتی خاص دارند و می خواهند داده ها روی سرورهای خودشان باشد.

مجموعه آرین سیستم، بسته به ابعاد و نیاز شما، هر دو راهکار را با بالاترین کیفیت ارائه می دهد.

انتخاب متدولوژی پیاده سازی

برای استقرار erp، روش های مختلفی (مثل روش استقرار یکباره، یا راهکار فازبندی شده) وجود دارد. انتخاب روش اشتباه می تواند نظم سازمان را به هم بریزد و هزینه های سنگینی روی دستتان بگذارد. ما در آرین سیستم معمولاً روش «پیاده سازی مرحله به مرحله» را پیشنهاد می کنیم که ریسک کمتری دارد. مثلاً ابتدا ماژول های پایه و حیاتی مثل حسابداری، خزانه و انبار راه می افتد تا زیرساخت اطلاعاتی شکل بگیرد. سپس در فاز بعدی سراغ نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی، حقوق دستمزد و پرسنلی می رویم و در نهایت ماژول های پیچیده تر و تخصصی تر مثل برنامه ریزی تولید و نگهداری و تعمیرات را فعال می کنیم.

یکی از بخش های حیاتی استقرار در کارخانجات، راه اندازی سیستم نِت است. خیلی از افراد به دنبال دانلود نرم افزار cmms جداگانه هستند، اما یک ERP واقعی، ماژول نرم افزار cmms (سامانه مدیریت نگهداری و تعمیرات) را در دل خود دارد.

همین حالا مشاوره بگیرید!

برنامه ریزی اصولی نگهداری و تعمیرات، نیازمند تهیه یک cmms حرفه ای است

خرید نرم افزار CMMS

در هنگام استقرار این بخش، وظایف کارشناس pm و تیم نِت کاملاً در سیستم تعریف می شود تا برنامه ریزی تعمیرات با برنامه تولید تداخل نداشته باشد. این یکپارچگی، پاسخ به سؤال pm چیست را از یک مفهوم تئوری به یک ابزار کاهش هزینه های تولید و افزایش عمر ماشین آلات تبدیل می کند.

نقش کلیدی «مشاور» در موفقیت پروژه پیاده سازی ERP

دریافت مشاوره از متخصصین، باعث موفقیت سریعتر در استقرار برنامه erp است

در نهایت، موفقیت در استقرار erp بیش از آنکه به نرم افزار وابسته باشد، به «تجربه تیم استقرار» وابسته است. در واقع نرم افزار، نوعی ابزار است اما مشاور، استادکار پروژه محسوب می شود.

تجربه و قدمت: ما سال هاست در صنایع مختلف ایران، از کارخانه های تولیدی تا شرکت های پخش، چالش های واقعی را دیده ایم و آن ها را حل کرده ایم.

جامعیت: ماژول های آرین سیستم، از بخش مالی و اداری تا برنامه بهای تمام شده و تولید را پوشش می دهند.

انعطاف: ارائه راهکارهای ابری و تحت وب برای کسب وکارهای چابک و راهکارهای جامع برای صنایع بزرگ.

برای رفع چالش های شما برای کاهش هزینه های شرکت، شفافیت مالی و نظم دهی به فرآیندها در تمام مراحل، از مشاوره پیش از خرید تا استقرار نهایی و پشتیبانی، آرین سیستم کنار شما هست. برای بررسی دمو، اطلاع از شرایط خرید نرم افزار erp و دریافت مشاوره رایگان متناسب با کسب وکار خود، با مشاوران مجموعه آرین سیستم تماس بگیرید.