حسابداری بازرگانی چیست؟
شرکتهای بازرگانی در زمینههای مختلفی در کشور فعالیت میکنند. این شرکتها به طور معمول دارای گردش مالی بسیار زیادی شامل هزینه و درآمد هستند. در نتیجه برای مدیریت هر چه بهتر این شرکتها باید از حسابداری بازرگانی و نرم افزار حسابداری بازرگانی استفاده شود.
از جمله مهمترین عوامل موثر در بقای شرکت کسب سود در یک دوره مالی است. همانطور که میدانید وظیفه شرکت بازرگانی خرید و فروش یک یا چند نوع از کالا است و تغییراتی در کالای خریداری شده ایجاد نمیکند. در نتیجه یک حسابدار شرکت بازرگانی وظیفه دارد، که تمام رویدادها و جریانهای مالی شرکت را به درستی شناسایی و ثبت نماید.
در حسابداری بازرگانی مدارک و مستندات کالا/کالاهای خریداری و فروخته شده با تمام جزئیات ثبت شده و در نهایت براساس اسناد ثبت شده و تهیه و تنظیم صورتهای مالی مشخص میشود، که شرایط شرکت از نظر سود دهی و زیان دهی به چه صورت بوده است.
اهمیت حسابداری بازرگانی
حسابداری و حسابداران و به طور کلی واحد مالی در هر مجموعه اقتصادی از اهمیت زیادی برخودار هستند. زیرا این واحد مالی است که وضعیت مالی شرکت را روشن میکند و با پیش بینیهای انجام داده به کمک نرم افزارهای مدیریت بازرگانی میتواند نسبت به تهیه نقشه راه شرکت برای کسب سود بیشتر کمک کند.
شرکتهای بازرگانی نیز از این قاعده مستثنی نبوده و حسابداری بازرگانی با هدف ثبت و ضبط اسناد حسابداری، صورتهای مالی، تهیه سود و زیان شرکت بازرگانی، تهیه و تنظیم ترازنامه مالی، تهیه صورت گردش نقدینگی شرکت و… نقش مهمی دارند. البته در این راستا برای سهولت کار میتوانند از نرم افزار حسابداری بازرگانی استفاده نمایند.
محدودیتهای استفاده از نرم افزار حسابداری بازرگانی:
- افزایش هزینه اولیه شرکت
- زمانبر بودن آموزش کارکنان
- وابستگی به فروشندگان نرم افزار
آشنایی با چالشهای حسابداری شرکتهای بازرگانی
همانند حسابداری در هر شرکتی از جمله شرکتهای تولیدی و خدماتی، شرکتهای بازرگانی نیز در بحث حسابداری خود با چالشهایی مواجه هستند. در صورتی که شرکتی بخواهد در زمینه کاری خود موفق باشد و به سود مورد نظر دست یابد باید چالشها را بشناسد و راههای برطرف کردن و یا مقابله کردن با آنها را بداند.
به صورت کلی چالشهای شرکتهای بازرگانی شامل چالش رقابت در ارائه، تنوع و کیفیت کالا و محصول متناسب با تقاضا در بهترین زمان ممکن است. اما در بحث حسابداری چالش اساسی آنها شامل سودآوری و زیاندهی، کنترل موجودی انبار، استفاده از نرم افزار حسابداری بازرگانی مناسب و… است.
نرم افزار بازرگانی چیست؟
نرم افزار مدیریت بازرگانی یا نرم افزار حسابداری بازرگانی نرم افزاری است، که یک شرکت بازرگانی به کمک آن میتواند فرآیندهای فروش شرکت را مدیریت کند. گزارش مناسبی را در اختیار مدیران شرکت قرار دهد، تا مدیران بتوانند در بهترین زمان ممکن نسبت به تصمیم گیریهای کلان و اساسی بخصوص در حوزه فروش اقدام کنند.
نرم افزار بازرگانی خارجی چیست؟
برنامههای حسابداری بازرگانی یا نرم افزار حسابداری بازرگانی (Business Accounting Software) با هدف انجام عملیات مربوط به خرید و فروش، عقد قراردادها و گزارشهای دقیق و کاربردی خریداری میشوند. در صورتی که این نرم افزارها دارای زیر سیستمهایی همچون موارد زیر باشند، به عنوان یک نرم افزار بازرگانی خارجی شناخته شده و در شرکتهای بازرگانی با مراودات تجاری خارجی مورد استفاده قرار میگیرند.
- مدیریت کلیه مراحل خرید خارجی
- مدیریت کامل مراحل مذاکرات و اخذ پروفرم و سفارشات
- پشتیبانی از انواع روشهای پرداخت (حواله بانکی، صرافی، گشایش اعتبار و …)
- گزارش قیمت تمام شده کالاها با ترکیب هزینه های ارزی و ریالی انجام شده در پروفرم
- مدیریت خرید خارجی بر اساس شماره پرونده داخلی شرکتها ، ثبت سفارش و شماره پروفرم
- و….
در صورتی که نقل و انتقال یا خرید و فروش در سطح وسیع تر از یک کشور و بین کشورهای مختلف انجام پذیرد، به این شیوه از فعالیت، بازرگانی خارجی میگویند.
نرم افزار بازرگانی داخلی چیست؟
در یک شرکت بازرگانی عملیات خرید، فروش، حمل، بودجهبندی، استعلام تامینکنندگان، اعتبارسنجی مشتری، انواع مجوزها و سیاستهای متنوع برای ورود و خروج کالا از انبار انجام میپذیرد. در نتیجه برای انجام عملیات فوق به یک نرم افزار حسابداری بازرگانی داخلی نیاز است.
به طور کلی نرم افزار بازرگانی داخلی نرم افزاری است، که دارای ماژول یا بخشهایی به شرح زیر است.
- مدیریت کدینگ کالا
- دستهبندی و مدیریت طرف حسابها
- تنظیم و مدیریت فرآیند خرید/ برگشت از خرید
- تنظیم و مدیریت فرآیند فروش/ برگشت از فروش
- کارتابل معاملات
- تخفیف، جایزه و هزینههای سربار
- مدیریت صورتحساب
- گزارش تحلیلی خرید/ فروش
امکانات نرم افزار حسابداری شرکت بازرگانی
با توجه به سطح فعالیت و گستردگی شرکت بازرگانی، هر شرکتی میتواند از یک نرم افزار حسابداری بازرگانی بخصوص با امکانات ویژهای استفاده نماید. اما در بیشتر نرم افزارهای مدیریت بازرگانی امکاناتی مشترک به شرح زیر وجود دارد:
- تعریف چک دریافتنی و پرداختنی هنگام صدور سند
- امکان صدور چک، کنترل اسناد خزانه، ثبت دریافت و پرداخت و انواع هزینه و درآمد
- تهیه گزارش کسر و اضافه صندوق، تهیه گزارش از موجودی انبار، وضعیت مشتریان
- مشاهده هم زمان موجودی انبار، صندوق و بانک و صدور اسناد صادره و وارده کالا به انبار
- محاسبه نرخ گذاری انبار و استفاده از سند مرجع جهت صدور اسناد انبار
- محاسبه خودکار استهلاک و تعریف و تخصیص ساختمان، طبقات و اتاقها به واحدهای مالی و اداری و…
- ثبت فرآیندهای مدیریت اموال و روشهای قابل تنظیم کاهش استهلاک
مزایای نرم افزار بازرگانی خارجی
یک شرکت بازرگانی که فعالیت برون مرزی دارد، یعنی با کشورهای خارجی داد و ستد میکند، باید از بهترین نرم افزار بازرگانی خارجی استفاده نماید. استفاده از نرم افزار حسابداری بازرگانی خارجی دارای مزایایی به شرح زیر است:
- امکان ثبت بارنامه
- امکان معرفی ترخیصکاران در نرم افزار مدیریت بازرگانی خارجی
- امکان معرفی ایستگاهها و مسیرهای داخلی و بینالمللی حرکت کالاها
- امکان تعیین واحد حملهای مرتبط
- امکان صدور فاکتور ارزی بر اساس ارز دلخواه در نرم افزار مدیریت بازرگانی خارجی
- امکان جداسازی حسابهای ارزی و ریالی اشخاص و شرکتها در نرم افزار مدیریت بازرگانی خارجی
- امکان ثبت اسناد به صورت ارزی و ریالی در نرم افزار مدیریت بازرگانی خارجی
- امکان ثبت انواع تراکنشهای مالی به صورت ارزی و ریالی در نرم افزار مدیریت بازرگانی خارجی
چه کسب و کارهایی باید نرم افزار حسابداری بازرگانی داشته باشند؟
همانطور که از اسم نرم افزار نیز مشخص است، نرم افزار حسابداری بازرگانی مناسب شرکتهایی است، که دارای فعالیتهای بازرگانی هستند. زیرا استفاده از نرم افزار حسابداری بازرگانی از جمله نرم افزار بازرگانی تحت وب موجب مدیریت تراکنشهای مالی شرکت و افزایش کارایی میشود.
امکانات بهترین نرم افزار حسابداری برای شرکت بازرگانی
بهترین نرم افزار حسابداری الزاما نرم افزار با امکانات بالاتر و یا با قیمت بالاتر نیست. بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی نرم افزاری است، که بتواند جوابگوی نیازهای شرکت باشد. این نرم افزار علاوه بر پشتیبانی مناسب باید بتواند از هک و افشای اطلاعات شرکت جلوگیری کند.
در صورتی که نرم افزار حسابداری بازرگانی از پشتیبانی مناسب و امنیت داده بالایی برخودار باشد، با داشتن امکاناتی همچون ثبت اطلاعات و فاکتورهای خرید و فروش، گزارشگیری مقایسهای و فصلی، ارائه گزارشات نموداری و دقیق به مدیران، مغایرتگیریهای بانکی حساب بین فروشنده و مشتری و… باشد، به عنوان بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی خواهد بود.
راهنمای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی
بهترین نرم افزار حسابداری برای شرکت بازرگانی، الزاما نرم افزاری نیست که دارای قیمت بالاتر یا پایین تری است. یا ارائه دهنده نرم افزار حسابداری بازرگانی که اقدام به تخفیف در فروش خود میکند را نمیتوان به عنوان بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی در نظر گرفت. توجه به موارد زیر میتواند راهنمای مناسبی برای انتخاب بهترین نرم افزار بازرگانی باشد:
- شرکت باید سطح فعالیت و گستردگی کسب و کار خود را در نظر بگیرد.
- امکانات نرم افزار حسابداری را قبل از خرید باید بررسی نماید.
- خرید براساس نیاز شرکت و قبل توجه به قیمت نرم افزار بازرگانی صورت بگیرد.
- از شرکتهایی اقدام به خرید نرم افزار شود، که از پشتیبانی مناسب و امنیت داده خوبی برخودار باشند.
در صورتی که یک شرکت بازرگانی بخواهد نسبت به خرید و استفاده از نرم افزار حسابداری بازرگانی اقدام کند، می تواند از میان نرم افزارهای پر استفاده موجود در بازار به شرح زیر، براساس نیاز خود یکی را انتخاب نماید.
- نرم افزار حسابداری بازرگانی آرین سیستم
- نرم افزار حسابداری بازرگانی قیاس
- نرم افزار حسابداری بازرگانی همکاران سیستم
- و …