بهترین نرم افزار سفارشات خارجی و 5 نکته کلیدی خرید

نرم افزار سفارشات خارجی را می‌شناسید؟ نکات خرید نرم افزار سفارشات خارجی را برای بهبود وضعیت عملکرد سازمان خود رعایت می‌کنید؟ امروزه مدیریت صحیح و کارآمد فرآیند سفارشات خارجی، به یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران شرکت‌های معتبر و توسعه یافته تبدیل شده است. در روند سفارشات خارجی از ثبت سفارش تا دریافت کالا ممکن است با مشکلاتی مواجه شد.

شرکت‌های نرم افزاری با توجه به ضرورت‌های سفارشات خارجی به طراحی نرم افزار سفارشات خارجی پرداخته‌اند. البته انتخاب و خرید نرم افزار سفارشات خارجی در بین نمونه‌های موجود در بازار، موضوع بسیار مهم و تاثیرگذاری است که در ادامه این مطلب ضمن آشنایی بیشتر با این نرم افزار به این موضوع نیز می‌پردازیم.

سفارشات خارجی دقیقا شامل چی می‌شه؟

اغلب کشورهای دنیا به دلیل توزیع متنوع منابع تولید در مناطق مختلف، به برقراری روابط تجاری با هم می‌پردازند. بنابراین اهمیت ارتباط و خرید خارجی بسیار مورد توجه واقع شده است.

برقراری روابط خرید و سفارشات خارجی نیاز به آشنایی با مراحل ورود کالا، اصطلاحات بین‌المللی (Incoterms)، منابع تهیه کالا (Source of supply)، مقررات اعتبارات اسنادی، آشنایی با شرایط پرداخت‌ها (Terms of payments)، بیمه‌های حمل و نقل، مراحل ترخیص کالا، سیستم انبار داری و… دارد که مذاکرات در خصوص این موارد بر عهده مدیران  می‌باشد.

اصطلاحات مهم در سفارشات خارجی

برخی از اصطلاحات مهم در سفارشات خارجی را در تصویر زیر نوشته‌ایم. با خواندن آن‌ها می‌توانید به راحتی سفارشات خارجی را ثبت و انجام دهید.

اصطلاحاتی که در سفارشات خارجی به کار می‌روند

• EXW (EX WORKS): تحویل کالا در محل کار فروشنده
• FAS (FREE ALONGSIDE SHIP): تحویل کالا در کنار کشتی روی اسکله (بندر بارگیری تعیین شده در مبدا)
• FOB (FREE ON BOARD): تحویل کالا روی عرشه کشتی
• CFR (COST AND FREIGHT): هزینه کالا و کرایه حمل (بیشتر بدانید: فرمول بهای تمام شده کالای فروش رفته)
• CIF (COST INSURANCE AND FREIGHT): هزینه کالا، بیمه، کرایه حمل تا بندر مقصد
• Pro forma Invoice: پیش فاکتور
• Invoice: فاکتور تجاری
• Packing List: لیست بسته بندی
• Bill of Lading / BL: بارنامه

نرم افزار سفارشات خارجی چیست؟

در پاسخ به این سوال که نرم افزار سفارشات خارجی چیست؟ می‌توان گفت که نرم افزار خارجی که به نام‌های دیگری مثل نرم افزار خرید خارجی، نرم افزار تدارکات خارجی و سیستم تامین ارزی، نیز شناخته شده است، ابزاری کاربردی برای تسریع و آسان نمودن جریان مالی، جریان اطلاعات و جریان مواد در خریدهای خارجی یا به عبارتی برون مرزی می‌باشد.

به کمک این نرم افزار به راحتی و در کمترین زمان، می‌توانید تمامی مراحل سفارشات را از مرحله درخواست کالا تا صدور برگ ارسال کالا به انبار را کنترل و مدیریت نمایید. به عبارتی، نرم افزار مدیریت سفارشات به واسطه قابلیت‌هایی مثل نگهداری سوابق خرید، امکان تصمیم‌ گیری‌های لازم و مفید در مورد سفارشات حجیم و زمان‌بر را برای مدیران فراهم می‌سازد.

چرا مدیریت سفارشات خارجی خیلی مهم هست؟

در حال حاضر شرکت‌ها برای جلوگیری از راکد ماندن سرمایه در گردش خود و خودداری از هزینه‌های بالا برای انبار کالاها، به دنبال یک برنامه‌ریزی و شیوه موثر مدیریت برای رفع نیازهایشان هستند. بحث مدیریت سفارشات نیز به همین دلیل بسیار حائز اهمیت است.

گزارشات سیستم خارجی با ارائه اطلاعات کامل و جامع در خصوص فروشندگان و خریدهای خارجی انجام شده، روند مدیریت و کنترل سفارشات را سریع و آسان‌تر می‌کند. در نهایت ضروری‌ترین نیاز سازمان‌ها که وابسته به مدیریت سفارشات خارجی است، رفع شود.

دلایل خرید نرم افزار سفارشات خارجی

پیش‌تر به آشنایی کلی با نرم افزار خارجی پرداختیم و اشاره‌ای به چگونگی کاربرد نرم افزار و کارآیی آن کردیم. در عکس زیر به دلایل خرید نرم افزار اشاره کرده‌ایم.

دلایلی که نشان می‌دهد باید نرم افزار سفارشات خارجی را خریداری کنیم

5 نکته کلیدی پیش از خرید نرم افزار سفارشات خارجی

وقتی بحث یک سیستم جدید مطرح می‌شود، ارزیابی و بررسی ویژگی‌ها و امکانات آن نرم افزار حسابداری شرکتی بازرگانی منجر به انتخابی صحیح می‌شود. بنابراین در نظر گرفتن نکاتی راجع به نرم افزار خارجی نیز منجر به انتخاب و خرید درست و کارآمد خواهد شد. در این بخش به 5 نکته کلیدی پیش از خرید اشاره کرده‌ایم که به شما در خرید کمک می‌کند:

• جامعیت: نرم افزار از وجود مجموعه‌ای وسیع از قابلیت‌ها و امکانات نرم افزاری در زمینه‌های گوناگون فرآیند سفارشات خارجی برخوردار باشد.
• یکپارچگی: نرم افزار باید بستری یکپارچه برای ایجاد ارتباطی کارآمد، بین فرآیند سفارشات خارجی با فرآیندهای دیگر سازمان فراهم نماید.
• هوشمند بودن: این نرم افزار باید بستری هوشمند، برای مدیریت فرآیند سفارشات خارجی به واسطه کنترل دستیابی به فرم‌های عملیاتی در مراحل گوناگون و پایش وضعیت اسناد مرتبط قرار گیرد.
• پویایی: یکی دیگر از مشخصه‌های مهم نرم افزار خارجی این است که برای شخصی‌سازی فیلدهای اطلاعاتی در فرم‌های عملیاتی و ایجاد گزارشات مختلف و مطابق با نیاز کاربر بستری پویا فراهم کند.
• پشتیبانی: یک نرم افزار باید قابلیت پشتیبانی پس از فروش نیز داشته باشد. علاوه بر قابلیت پشتیبانی در خصوص تمامی معاملات از چند حملی‌ها، چند پرداختی‌ها و… نیز برخوردار باشد.

چه کسب و کارهایی باید از نرم افزار سفارشات خارجی استفاده کنند؟

استفاده از نرم افزار برای مشتریانی که خرید خارجی دارند و یا کالایی را از تامین کننده خارجی تهیه می‌کنند، مناسب و مفید خواهد بود. بنابراین همه کسانی که کارت بازرگانی دارند، می‌توانند خرید وارداتی انجام دهند و برای نتیجه بهتر علاوه بر سیستم حسابداری و انبار از نرم افزار خارجی نیز استفاده کنند.

حال سوال است برای سیستم حسابداری از چه نرم افزاری باید استفاده کرد؟ برای دسترسی به برنامه حسابداری رایگان چطور باید اقدام کرد؟

ویژگی های بهترین نرم افزار سفارشات خارجی

پس از معرفی نرم افزار مدیریت سفارشات خارجی و آشنایی با آن، در تصویر زیر به ارائه و بررسی ویژگی‌های بهترین نرم افزار سفارشات پرداختیم تا بتوانید به راحتی انتخاب نمایید.

امکانات منحصر بفرد نرم افزار سفارش خارجی

نرم افزار سفارشات خارجی آرین سیستم

به منظور رفع نیاز شرکت‌های بازرگانی و فعالان عرصه واردات و سفارشات خارجی، آرین سیستم به طراحی و ارائه سیستم جدید و کاربردی خود، یعنی نرم افزار سفارش خارجی آرین سیستم پرداخته است. از طریق نرم افزار سفارشات آرین سیستم و بهره‌مندی از تمام ظرفیت‌ها، می‌توان فرآیندهای مربوط به مدیریت واردات کالا و خدمات کسب و کار خود را، به بهترین شکل کنترل و برنامه ریزی نمود.

مهم‌ترین قابلیت این نرم افزار، در نظر گرفتن تمامی هزینه‌های واردات و سفارشات خارجی است که در نهایت منجر به محاسبه بهای تمام شده و ثبت آن در سیستم می‌شود، که این عمل پیش‌تر به صورت دستی و سنتی با صرف زمان و خطای بالا صورت می‌گرفت.

اکنون با به کارگیری نرم افزار سفارشات خارجی آرین سیستم، پیشرفت چشمگیری در شرکت‌های فعال در عرصه بازرگانی اتفاق خواهد افتاد. علاوه بر این با ارائه نرم افزار بازرگانی تاثیر مستقیم در عرصه بازرگانی دارد.

امکانات نرم افزار سفارشات خارجی آرین سیستم

نرم افزار آرین سیستم، دارای امکانات فراوان و چشمگیری می‌باشد. اگر قصد خرید نرم افزار آرین سیستم را دارید، می‌توانید از صفحه مخصوص نرم افزار سفارشات خارجی آرین سیستم اقدام کنید. اکنون در این قسمت از مقاله می‌خواهیم شما را با امکانات نرم افزار آشنا کنیم.

نتیجه گیری

در دنیای امروزی پیشروی روند واردات، با کمک نرم افزار سفارشات خارجی بسیار مورد توجه قرار گرفته است. همچنین در سازمان‌هایی که فعالیتشان بر مبنای واردات است، برنامه‌ریزی منابع سازمانی برای مدیریت فرآیند واردات امری مهم و ضروری تلقی می‌شود. بنابراین با توجه به این موارد استفاده از یک سیستم کارآمد می‌تواند راهکاری مفید باشد.

در مقاله‌ای که خواندید، سعی کردیم تمام نکات مهم و ضروری سفارشات خارجی را همراه با دلایل خرید نرم افزار آن به شما آموزش دهیم تا اگر قصد خرید و فروش خارجی را دارید به مشکل نخورید. مطالعه این مطالب به شما کمک می‌کند دید عمیق و آگاهی بیشتری نسبت به این مسائل داشته باشید. همچنین شما عزیزان می‌توانید نظرات خود را از بخش دیدگاه با ما در میان بگذارید.