بایگانی الکترونیکی چیست؟ اصول و مزایای بایگانی الکترونیکی

آیا می‌دانید بایگانی الکترونیکی چیست؟ تمامی سازمان‌ها در طول فرآیند کسب‌وکار خود، مجبور هستند که اسناد مختلفی را ثبت و نگهداری کنند. به فرآیند نگهداری و محافظت از مدارکی که در آینده مورد نیاز خواهد بود، بایگانی کردن می­‌گویند. در ادوار گذشته، آرشیو کردن اسناد و مدارک به صورت کاغذی و دستی انجام می‌گرفت که این کار برای سازمان­‌ها بسیار وقت‌گیر و پر هزینه بود.

با پیشرفت فناوری، نوع دیگری از آرشیوسازی جایگزین بایگانی سنتی شده است. بایگانی الکترونیکی یک روش بسیار کارآمد برای مدیریت اطلاعات کسب و کار می­‌باشد. به دلیل اهمیت زیاد بایگانی الکترونیک و مزایای آن در کسب و کارها، در این مقاله به بررسی و شناخت اصول و مزایای آن پرداخته‌ایم. با ما همراه باشید.

بایگانی چیست؟

به فرآیند ذخیره سازی و محافظت از اطلاعاتی مانند اسناد، تصاویر، فیلم و صوت و … که دیگر مورد استفاده قرار نمی‌­گیرند و ممکن است در آینده برای سازمان مورد نیاز باشند، بایگانی گفته می­‌شود. بایگانی یک فرآیند بسیار موثر برای مدیریت اطلاعات می‌­باشد. لذا می توان اطلاعات مورد نیاز را به آسانی و در هر زمان و مکان جستجو کرده و بازیابی نمود.

بایگانی الکترونیکی چیست؟

درگذشته، بایگانی اسناد به صورت کاغذی انجام می‌شد، یعنی تمامی اطلاعات، بر روی کاغذ ذخیره و ثبت شده و بایگانی می‌شدند. با پیشرفت فناوری، نوغ بایگانی اسناد تغییر پیدا کرده و به جای بایگانی کاغذی، از سیستم کامپیوتری استفاده می‌شود. این نوع بایگانی که بایگانی الکترونیکی نام دارد، یک روش بسیار موثر برای ذخیره سازی و مدیریت اطلاعات سازمان است.

درباره بایگانی الکترونیکی

بایگانی الکترونیکی به چه معناست؟

بایگانی الکترونیکی به این معنا می‌­باشد که تمامی اطلاعاتی که در روش سنتی بر روی کاغذ ثبت شده بودند به اطلاعات الکترونیکی تبدیل شده و بر روی یک سیستم کامپیوتری ذخیره می­‌شوند. تبدیل اسناد کاغذی به داده های الکترونیکی به این صورت است که اسناد کاغذی را با استفاده از یک اسکنر، اسکن کرده و به صورت الکترونیکی در سیستم ذخیره می­‌کنیم.

مزایای بایگانی الکترونیکی

همانطور که گفته شد، بایگانی به شیوه کامپیوتری یک روش بسیار موثر برای ذخیره سازی اطلاعات می­‌باشد. این نوع بایگانی دارای مزایای بسیار فراوانی است که برخی از مهم­ترین مزایای آن در تصویر زیر آمده است:

همچنین دسترسی آسان­تر به مدارک از جمله مزایای بایگانی الکترونیکی محسوب می‌شود. اگر می‌خواهید تسلط و آشنایی بیشتری نسبت به بایگانی سیستمی و اتوماسیون اداری داشته باشید، می‌توانید مقاله مزایای اتوماسیون اداری چیست را نیز مطالعه کنید.

عدم نیاز به فضای زیاد

به دلیل گسترده‌­تر شدن فعالیت‌های سازمان­‌ها و در نتیجه افزایش اطلاعات و اسناد سازمانی، بایگانی کردن این اطلاعات به صورت سنتی و کاغذی به فضای بسیار زیادی نیاز خواهد داشت، اما با استفاده از بایگانی سیستمی این مشکل برطرف شده و سازمان‌­ها می­‌توانند با استفاده از کامپیوتر، اطلاعات خود را بر روی هارد دیسک ذخیره کنند.

کاهش زمان و هزینه بایگانی

یکی دیگر از مزایای بایگانی الکترونیکی این است که، بیشتر فرآیند­ها به صورت خودکار انجام می‌­شود، لذا نیروی انسانی کمتری مورد نیاز است. همچنین بایگانی اطلاعات در کمترین زمان و با امنیت بالا در سیستم کامپیوتری انجام می­‌گیرد. بنابراین با استفاده از این نوع بایگانی، زمان و هزینه کاهش می­‌یابد.

مزایای بایگانی الکترونیکی

افزایش امنیت اطلاعات

افزایش امنیت اطلاعات، یکی از مهم­ترین مزایای بایگانی است. زمانی که اطلاعات به صورت کاغذی ذخیره و بایگانی می­‌شوند، امکان دستکاری اطلاعات، احتمال خطای انسانی و به خطر افتادن اطلاعات وجود دارد. اما با الکترونیکی شدن بایگانی، داده­‌ها به صورت خودکار ثبت و امر ذخیره سازی انجام می­‌شود که این امر امنیت داده‌ها را افزایش می‌دهد.

کاهش خطرات ازبین رفتن اسناد و مدارک

از دیگر مزایای بایگانی الکترونیکی، می­‌توان به کاهش خطرات از بین رفتن اسناد و مدارک اشاره کرد. در بایگانی سنتی احتمال آسیب دیدن اطلاعات بسیار زیاد است. با یک اتفاق ناگوار مثل آتش سوزی و … اسناد و مدارک به خطر می­‌افتند، ولی با استفاده از بایگانی الکترونیکی، می­‌توانید اطلاعات خود را با خیال راحت در سیستم ذخیره کرده و چندین نسخه پشتیبان داشته و دیگر نگران از بین رفتن اطلاعات سازمان خود نباشید.

دسترسی آسان تر به مدارک

دسترسی آسان به اطلاعات چگونه ممکن است؟ در زمان‌هایی مدیران برای تصمیم ‌گیری نیاز به مدارک آرشیو شده دارند که اگر به شیوه قدیم، انجام شده باشد محال است در زمان کوتاه به آن اطلاعات دست پبدا کند، اما با ذخیره سازی اطلاعات در کامپیوتر، می­‌توان به آسانی و در هر زمانی به اسناد دسترسی داشت. اگر قصد دارید با امکانات نرم افزار دبیرخانه و بایگانی آشنا شوید، مقاله نرم افزار دبیرخانه را مطالعه کنید.

همچنین شما می‌توانید برای دسترسی به مخزن غیر کاغذی و نرم افزاری اسناد، ایجاد ارتباط فراگیر بین واحدهای درونی و برون سازمانی علی الخصوص در بستر اینترنت از نرم افزار ابری در بخش اتوماسیون اداری استفاده کنید.

دلایل اهمیت بایگانی الکترونیکی

پس از آشنایی با مزایای بایگانی، در این بخش از مقاله قصد داریم دلایل اهمیت بایگانی به شیوه الکترونیکی را بررسی کنیم. 4 دلیل اصلی که نشان دهنده اهمیت این نوع بایگانی اسناد می‌باشد، عبارت است از:

اهمیت‌های بایگانی الکترونیکی

اشتراک گذاری ساده و آسان: زمانی که می­‌خواهید یک سند را با دیگران به اشتراک بگذارید، در روش سنتی باید یک نسخه از آن سند را کپی کرده و به فرد مورد نظر ارسال کنید، ولی در بایگانی الکترونیکی اشتراک گذاری اسناد ساده‌­تر شده و می­‌توانید خیلی سریع­تر با استفاده از سیستم مکانیزه، اطلاعات را به اشتراک بگذارید.

پشتیبان گیری بهتر: با استفاده از یک سیستم بایگانی، تمامی اسناد به صورت خودکار ثبت و ذخیره می‌­شوند. به راحتی می‌توانید از اطلاعات سیستم، نسخه پشتیبان تهیه کنید. در حالی که در سیستم سنتی و کاغذی، پشتیبان گیری از اسناد بسیار سخت و هزینه بر است.

امکان طبقه بندی اسناد و بازیابی آسان­تر: سیستم بایگانی الکترونیکی این ویژگی را دارد که تمامی اسناد بر طبق نظم و اصول خاصی طبقه بندی می­‌شوند و لذا امکان جستجو و بازیابی اسناد بسیار آسان است.

نامحدود بودن عمر بایگانی‌ها: در بایگانی سنتی و کاغذی، محدودیت عمر برای بایگانی‌ها وجود دارد و به مرور زمان، کاغذها پوسیده شده و اطلاعات از بین می­‌روند. سیستم بایگانی الکترونیک این محدودیت عمر از بین رفته و اطلاعات بایگانی شده در سیستم برای همیشه در دسترس خواهند بود.

اصول بایگانی الکترونیکی

برای تمامی سازمان‌ها، ذخیره‌سازی و محافظت از اسناد و مدارک یک امر بسیار مهم می­‌باشد. با استفاده از بایگانی الکترونیکی می‌توان مدیریت اسناد و مدارک را به خوبی انجام داد. اما در بایگانی الکترونیکی نیز باید برخی اصول رعایت شوند، که در ادامه مقاله به بررسی این اصول پرداخته شده است. اصول بایگانی الکترونیکی عبارت است از:

قابلیت انعطاف: بر طبق این اصل، سیستم بایگانی باید این قابلیت را داشته باشد که با تغییر و تحولات مختلف سازگار باشد.

آسان بودن:  سیستم بایگانی باید ساده و آسان باشد، و افراد مختلف بتوانند نحوه تنظیم مدارک و بایگانی اسناد را به آسانی و با سرعت زمان اندک درک کنند.

قابلیت اجرا: اصل قابلیت اجرا به این معنی می­‌باشد که، سیستم آرشیو باید با توجه به نوع کار و امکاناتی که موجود است، بتوان آن را پیاده سازی نمود.

سرعت و دقت: سیستم آرشیو باید به گونه‌ ای باشد که ضمن اینکه اسناد و مدارک با دقت ذخیره می‌­شوند، با سرعت قابل دستیابی باشند.

افراد با صلاحیت: افرادی که کار بایگانی را انجام می‌دهند، باید مهارت و صلاحیت کافی برای انجام این کار را داشته باشند.

نظم اصولی و منطقی: در انجام امور بایگانی اسناد باید نظم و اصول خاصی همچون وجود ارتباط منطقی بین عنوان پرونده­‌ها، نظم در شماره و تاریخ اسناد، حذف کپی­‌های اضافی از اسناد و … رعایت شود.

معایب بایگانی الکترونیکی چیست؟

بایگانی الکترونیکی در کنار مزایای فراوانی که دارد، از معایبی نیز برخوردار است که می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

معایب بایگانی الکترونیکی

نرم افزار بایگانی الکترونیکی اسناد

امروزه بسیاری از سازمان‌ها برای تسهیل فرایندهای خود از نرم افزار حسابداری شرکتی استفاده می‌کنند علاوه بر آن گسترش فعالیت سازمان‌­ها و افزایش مدارک و اطلاعات سازمان، فضای فیزیکی کافی برای بایگانی اسناد مورد نیاز می­‌باشد، که این امر برای سازمان بسیار پر هزینه است. برای حل این مشکلات، سازمان‌ها از بایگانی اطلاعات در سیستم استفاده می‌کنند.

برای بایگانی الکترونیکی اسناد، نرم افزار خاصی مورد نیاز است که همان نرم افزار بایگانی الکترونیکی می‌باشد. ذخیره سازی و طبقه بندی اطلاعات در بایگانی الکترونیک، علاوه بر این‌که در هزینه‌های مربوط به اشغال فضا در سازمان صرفه جویی می­‌کند، همچنین دسترسی به اسناد نیز آسان‌تر خواهد شد. اگر قصد خرید، می‌توانید در مورد نرم افزار بایگانی اسناد بیشتر بدانید. با توجه به هزینه‌های معمول، شما می‌توانید به منظور کاهش هزینه‌ها از نرم افزار حسابداری رایگان استفاده کنید.

امکانات سیستم بایگانی الکترونیکی

سیستم آرشیو الکترونیکی دارای امکانات بسیار زیادی می­‌باشد، که با آموزش بایگانی الکترونیکی و آشنایی با این امکانات، می‌توانید یک سیستم بایگانی مناسب کسب و کار خود انتخاب نموده و اطلاعات سازمان خود را به بهترین نحو مدیریت کنید. در ادامه مقاله، برخی از امکانات این سیستم ذکر شده است تا راهنمایی برای خرید شما باشد. از جمله امکانات سیستم بایگانی الکترونیکی عبارت است از:

• امکان تعریف انواع اسناد و پرونده‌­ها
• طبقه بندی اسناد بر اساس فیلد­های مختلف مثل نوع، عدد، تاریخ و …
• قابلیت جستجوی سریع و آسان اسناد
• امکان مشاهده همه فرآیندهای انجام شده بر روی پرونده‌­ها
• قابلیت انتقال اسناد از یک پرونده به پرونده دیگر
• امکان گزارش گیری در انواع مختلف

در ادامه خوب است که به منظور یکپارچگی فرایندها، تجمیع گزارش‌ها و تحلیل‌ها، بهبود کاراریی و کاهش هزینه‌ها با مفهوم سیستم‌ erp آشنا شوید.

نتیجه گیری

امروزه برای آرشیو کردن اسناد، از بایگانی الکترونیکی استفاده می‌کنند، زیرا ممکن است در آینده این اطلاعات مورد استفاده قرار گیرند. بایگانی اسناد برای سازمان‌ها از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است، لذا برای افزایش امنیت داده­‌ها، دسترسی آسان، کاهش هزینه ها و… از بایگانی استفاده می‌شود.

به دلیل اهمیت و مزایای فراوان آرشیو به شیوه کامپیوتری، سازمان‌ها باید با این نوع ذخیره اسناد آشنایی کافی داشته باشند، تا بتوانند با خرید یک سیستم بایگانی مناسب کسب و کار خود، مدیریت بهتری بر اطلاعات سازمان خود داشته باشند. در پایان این مقاله، هر گونه سوال یا پیشنهاد خود را حتما در قسمت دیدگاه با ما مطرح نمایید.