بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام است؟ راهنمای جامع

نرم افزاری که وظایف خودکارسازی گردش کار و مکاتبات را به درستی در سازمان‌ها عهده داشته باشد، به عنوان بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری شناخته می‌شود. اغلب این نرم افزارها را در مدیریت مکاتبات، بایگانی‌ها، انواع مستندات، کاربران و… مورد استفاده قرار می‌دهند.

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری باید بتواند نیازها و خواسته‌های مدیران را در سازمان‌ها پاسخگو باشد و در راستای مکانیزه کردن کارها و حذف فرآیندهای کاغذی اقدام نماید. لازم به ذکر است که این نرم افزار نقش و اهمیت بالایی را در سازمان ایفا می‌کند. از جمله ویژگی های بهترین اتوماسیون اداری این است که قابلیت تبادل اطلاعات را داشته باشد و باید با سایر نرم افزارهای سازمانی ارتباط برقرار نماید.همچنین برای درک بهتر مطالب پیشنهاد میکنیم مقاله erp چیست را مطالعه نمایید .

ویژگی های بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

سازمان‌ها برای بهبود روند کسب و کار خویش دنبال بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشند، که با توجه به ویژگی اتوماسیون اداری آن را انتخاب می‌کنند. به کلام دیگر مدیران باتوجه به کسب و کار خویش می‌توانند با آگاهی و با توجه به آن ویژگی‌ها بهترین نرم افزار را برای سازمان خویش انتخاب کنند.

ویژگی‌های اتوماسیون اداری به شرح زیر می‌باشند:

1. کاربرد آسان: تمامی کارکنان شرکت‌ها، باید بتوانند از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده نمایند. پس به همین سبب، نرم افزار اتوماسیون اداری باید به گونه‌ای طراحی و شاخته شده باشد، که دارای کاربری آسان و کاربر پسند باشد و کارکنان هنگام استفاده از آن، به مشکل نخورند.
2. به‌روزرسانی نرم افزار و افزودن امکانات جدید: پس از استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، تیم برنامه نویسی شرکت باید برای توسعه نرم افزار و افزودن امکانات جدید جهت پیشرفت و رشد شرکت، نرم افزار را مورد بررسی قرار دهند. پس از انجام بررسی‌ها، افراد باید بتوانند کامل‌ترین نرم افزار را ارائه دهند.
3. تعریف واضح از چارت سازمانی: همانطور که می‌دانید مدیران باید قبل از انتخاب هر نرم افزاری برای سازمان خویش، ابتدا از بخش‌های سازمانی، اداری و… سازمان خویش آگاه باشند. زیرا با در دست داشتن اطلاعات دقیق می‌توانید با اطمینان قابلیت‌های نرم افزار را برای کسب و کار خویش محک بزنید.
4. انطباق با نرم افزارهای کاربردی: برخی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری به این صورت هستند، که نمی‌شود به طور همزمان آن ها را با نرم افزارهای دیگر مورد استفاده قرار داد. بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری قادر به انطباق با سایر نرم افزارهای کاربردی سازمان خواهند بود.
5. سیستم گزارش گیری: بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت ثبت اسناد و کارکرد کارکنان را خواهد داشت. همچنین باید به صورت همزمان امکان گزارشگیری از اطلاعات و فعالیت‌های سازمان را داشته باشد.
6. مکاتبات محرمانه: اگر برای سازمان شما امکان مکاتبه محرمانه با افراد مهم است، باید قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری به این موضوع توجه کنید.
7. افزایش کیفیت نظارت بر عملکرد: مدیران باید بر تمامی کارکنان و عملکرد آن‌ها، نظارت کامل داشته باشند و برای انجام این امور، نیازمند ابزاری هستند که بتوانند گزارش‌های نظارت بر عملکرد کارکنان بخش‌ها، را تهیه و ارائه نمایند. لازم به ذکر است، گزارش‌های یادداشت شده تنها در صورتی قابل قبول می‌باشند که به صورت کامل، شفاف و مکتوب در نرم افزار انجام شده باشد. مدیران با پیاده سازی قابلیت فرم سازی، انجام کارتابل‌های هوشمند در نرم افزار، افزایش سرعت کار و کامل انجام دادن آن‌ها، باعث می‌شوند که نظارت بر عملکرد کارمندان افزایش یافته و سبب افزایش بهره‌وری شود.
8. ثبت و طبقه بندی الکترونیک مستندات: مدیران باید با کمک نرم افزار اتوماسیون اداری تمامی اطلاعات سازمان و داده‌های مهم را در سازمان حفظ و نگهداری کنند. ثبت و طبقه بندی الکترونیک مستندات موجب می‌شود، که مدیران هر زمانی که به اطلاعات سازمان نیاز داشتند به آن‌ها دسترسی داشته باشند.
9. نظارت بر اجرای کارها و اصلاح اشتباهات: مدیران با استفاده از اتوماسیون اداری می‌توانند بر مراحل اجرای کار نظارت داشته و مرحله به مرحله شاهد اجرای کار باشند و اگر اشتباهی رخ داد در کوتاه‌ترین زمان آن را برطرف نمایند.
10. جمع آوری اطلاعات کمی و کیفی پرسنل: مدیران از زمان استخدام کارکنان باید تمامی اطلاعات کمی و کیفی آن‌ها را نسبت به عملکردشان در سازمان جمع آوری کنند، تا با استفاده از آن‌ها افزایش بهره وری هر پرسنل را به صورت دقیق بررسی کنند.
11. نگهداری سوابق کارهای انجام شده: در نرم افزار اتوماسیون اداری باید بخشی جهت نگهداری سوابق پروژه‌های انجام شده تفکیک شود، تا زمانی که قصد ارزیابی عملکرد سازمان را دارند، اطلاعات را بررسی نموده و برای اصلاح و توسعه سازمان، تصمیم گیری شود.
12. سازگاری با انواع دستگاه‌های هوشمند
13. قابلیت فرم سازی
14. مدیریت حجم اطلاعات
15. جستجوی هوشمند

صحت و دقت در انجام کارها

بی دقتی در انجام امور مالی می‌تواند موجب بروز مشکلات جدی شود. به بیان دیگر خطاهای انسانی که سهوا پیش می‌آیند، نه تنها ممکن است باعث ناکارآمدی و کاهش بهره وری سازمان شود، بلکه می‌تواند برای سازمان هزینه‌بر و حل آن زمان‌بر باشد. مدیران می‌توانند با کمک نرم افزار اتوماسیون اداری، جلوی وقوع هر نوع اشتباه و خطای انسانی را بگیرند و موجب صحت و دقت در ثبت و انجام امور مالی سازمان شوند. همچنین اطلاع از فرایند ها و سیستم mrp در شرکت های تولیدی میتواند موجب افزایش صحت و دقت شود .

 

کاهش در هزینه های جاری شرکت

اولین اقدام بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، خودکارسازی فرآیندهای پیچیده می‌باشد. در نتیجه این عمل، مدیران سرمایه گذاری بر روی استخدام نیروهای انسانی را کاهش می‌دهند. دومین نتیجه خودکارسازی کارها، حذف فرآیندهای کاغذی و دفاتر اندیکاتور، کاهش خطاهای انسانی و عدم تکرار آن ها و… می‌باشند.

همگی این موارد با استفاده از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری موجب می‌شوند، که هزینه‌های جاری شرکت کاهش یابد. اگر میخواهید بدانید که قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری به چه صورت هست و برای خرید ان برنامه ریزی کنید حتما مقاله قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری را مطالعه نمایید.

صرفه جویی در نتیجه استفاده از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

یکی از مزیت‌هایی که بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها به ارمغان آورده است، صرفه جویی در زمان و از لحاظ مالی می‌باشد. سازمان‌ها با حذف فرآیندهای پیچیده و سخت کاغذی که بسیار وقت گیر می‌باشند، می‌توانند در پیشرفت در رقابت بگذارند. به طور مثال اگر سازمان از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کند، دیگر نیازی به جمع آوری اسناد و مدارک کاغذی نمی‌باشد و تمامی فعالیت‌ها در همان ابتدا در سیستم ثبت شده‌اند. نتیجه این اقدامات صرفه جویی در زمان، پول و محیط زیست است.

همچنین شما می توانید با مطالعه مقاله مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری، با مزایایی که کسب و کارتان پس از استفاده از این سیستم بدست می آورد آشنا شوید.

 

افزایش تصمیم گیری آگاهانه با بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

رهبران کسب و کارها با کمک بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری می‌توانند به تمامی اطلاعات و گزارش‌های سازمان، تجزیه و تحلیل‌های موجود و… دسترسی داشته باشند. دسترسی لحظه‌ای به اطلاعات موجب اتخاذ تصمیمات آگاهانه توسط سازمان‌ها می‌شود. علاوه بر ظهور تصمیمات آگاهانه، دسترسی به اطلاعات موجب می‌گردد که مدیران شاخص‌های کلیدی و نقاط بحران شرک خویش را بشناسند و در مسیر رفع نمودن تنگناها و سایر مشکلات سازمان قدم بردارند.

شاید شما هم ازجمله افرادی هستید که قصد استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون رایگان را در سازمان خود دارید، اگر می خواهید درباره این نرم افزارها بیشتر بدانید و از آنها استفاده کنید، حتما مقاله دانلود نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان را مطالعه کنید.

مدیریت کارکنان و افزایش بهره وری

افزایش بازدهی و بهره وری، دقت و صرفه جویی در زمینه‌های مالی و انسانی از مزیت‌های اتوماسیون اداری می‌باشد، علاوه بر این‌ها موارد دیگری نیز وجود دارد، که نقش بسیار مهمی در ادامه فعالیت و چرخه عمر سازمان دارد. با کمک بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری تقسیم کمتر نیروی کار صورت می‌گیرد. این اقدام موجب روند بهتر کار سازمان می‌شود.

استفاده از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری موجب افزایش بهره وری می‌گردد. همچنین تاثیرات مثبت دیگری مانند استفاده بهتر از نیروی کار، کاهش تعداد کارکنان، افزایش بازده فردی کارکنان، استفاده بهتر از زمان که موجب صرفه جویی می‌شود. نتیجه تمامی این اقدامات تولید محصول با کیفیت و مدیریت بهتر است، که باعث می‌گردد با بهبود تجربه مشتری، رضایت مشتریان بیشتر و در نهایت بهره وری سازمان افزایش یابد.

معرفی بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

پس از آگاهی از ویژگی‌های بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری و مزایای استفاده از نرم افزار، می‌خواهیم بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را معرفی نماییم.

نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم: نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب آرین سیستم گردش مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی را بدون محدودیت زمانی و مکانی با سرعتی فوق العاده و امنیت بالا مدیریت کرده و در نتیجه این اقدامات می‌تواند برای سازمان شما کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره وری سازمان، دقت و صحت اطلاعات سیستم را به ارمغان آورد.

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب آرین سیستم پیشنهاد ما به عنوان بهترین نرم افزارها در این زمینه می‌باشد، که به سازمان‌های بزرگ و متوسط در رشد و توسعه تجاری و پیشرفت در رقابت کمک و یاری می‌کند.

 

نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم دارای ویژگی‌ها و امکانات منحصر به فردی می‌باشد، که در این بخش به چند مورد آن اشاره خواهیم کرد:

• قابلیت تعریف فرمت نامه دلخواه برای انواع نامه‌ها
• امکان تعریف چندین دبیرخانه
• رفع خطاهای انسانی و حذف خودکار اطلاعات تکراری
• اجرای فرآیندهای پیجیده ارتباطی
• ادغام و ارتباط با سایر نرم افزارهای کاربردی
• هماهنگی میان نیروهای انسانی
• امکان ایجاد جلسات شرکت و ثبت یادآوری
• ارائه گزارشات و مرور نامه‌ها
• ارائه گزارشات و پیگیری کارهای انجام شده
• ارائه گزارشات چت‌های انجام شده
• امکان تهیه خروجی اکسل از اطلاعات فرم‌ها

 

 نتیجه گیری

اتوماسیون اداری نرم افزاری است که به سازمان‌ها در خودکارسازی فرآیندهای پیچیده و حذف فرآیندهای کاغذی کمک می کند، که در نتیجه موجب کاهش هزینه‌ها، صحت و دقت اطلاعات و ارقام، صرفه جویی در زمینه‌های مالی و محیط زیست. دومین مزیت نرم افزار اتوماسیون اداری دسترسی لحظه‌ای به اطلاعات و فایل‌های موجود در سازمان است که به مدیران و رهبران کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه اتخاذ کنند.همچنینبا مطالعه مقاله نرم افزار حسابداری رایگان آرین میتوانید دید بهتری از نیاز های سازمان خود پیدا کنید.

یکی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری، نرم افزار تحت وب آرین سیستم است که امکانات منحصر به فرد آن، این نرم افزار را از دیگر رقبا متمایز می‌کند. اگر سوالی درباره این مقاله دارید حتما از طریق درج دیدگاه با ما در ارتباط باشید.