قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری و مشخصات و راهنمای خرید

برخورداری از قابلیت ‌های بالای سیستم اتوماسیون اداری و قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب، جذابیت زیادی برای خرید اتوماسیون اداری در میان مدیران به وجود آورده است. از این رو با فراگیر شدن استفاده از این سیستم در اکثر شرکت‌ها، سیستم‌های گوناگون با قیمت‌های متفاوت در بازار بوجود آمده‌اند.

صرف هزینه برای خرید و قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری، تاثیرات محسوسی در امور مالی سازمان‌ها ایجاد کرده است. در واقع خرید این سیستم به یک سرمایه گذاری بلند مدت در شرکت‌ها تبدیل شده است. در ادامه این مطلب، با توجه به این که امروزه تنوع لیست قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری افزایش یافته است، به ارائه شاخص‌ها و نکاتی می‌پردازیم که در خرید یک سیستم اتوماسیون اداری، مفید و تاثیرگذار هستند.

عوامل تاثیرگذار در قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری

وقتی تصمیم به خرید اتوماسیون اداری تحت وب دارید، سوالی که بعد از بررسی‌های متعدد برایتان ایجاد می‌شود، قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشد.

نکته‌ای که در این خصوص وجود دارد، این است که معیارهای متفاوتی بر قیمت اتوماسیون اداری اثر می‌گذارند. برای فهم بهتر اینکه اساس قیمت گذاری در هنگام فروش اتوماسیون اداری چیست؟ باید با چند شاخص موثر بر قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری آشنا شوید.

تفکر درباره شاخص‌های موثر بر قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری توسط کارشناس

نحوه قیمت گذاری سیستم اتوماسیون اداری

به طور کلی نرم افزار اتوماسیون اداری بر حسب عوامل زیر قیمت گذاری می‌شود:

• تعداد کاربران یا پرسنل سازمان: هر چه تعداد افرادی که از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند بیشتر باشد، قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری نیز به نسبت آن بیشتر می‌شود.

• ساختار سازمانی شرکت: با توجه به چند سازمانه یا تک سازمانه بودن ساختار سازمانی شرکت، قیمت اتوماسیون اداری تحت وب نیز تغییر می‌کند.
• ماژول‌هایی که مورد نیاز سازمان هستند: نرم افزار اتوماسیون اداری برای ساماندهی نیازهای یک سازمان، باید مجهز به بخش‌ها یا به اصطلاح ماژول‌های گوناگون ولی همسو با نیازهای سازمان باشد. هر یک از کاربردهای ماژول‌ها بر قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیر مستقیم دارد.
• چگونگی پشتیبانی و خدمات مورد نیاز در سازمان: صرف هزینه برای وجود یک تیم حرفه‌ای که موجب جلب اعتماد و تضمین کیفیت شود، می‌تواند آرامش خاطر نسبت به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری را تضمین کند.
• آموزش کاربران: ارائه آموزش استفاده از اتوماسیون اداری به طور صحیح و جامع به کاربران می‌تواند به قیمت نرم افزار اضافه کند.

برآورد هزینه های شخصی سازی نرم افزار

می‌توان گفت یکی از مهم‌ترین فواید استفاده از اتوماسیون اداری صرفه‌جویی در هزینه‌ها است. اما هیچ فرمولی برای محاسبه اینکه به طور دقیق چقدر پول در این سیستم صرفه جویی می‌شود، وجود ندارد.

قابلیت شخصی سازی دبیرخانه و داده‌ها در نرم افزار اتوماسیون اداری، موجب دسترسی سریع هر یک از کارمندان به اطلاعات ضروری بخش خود می‌شود و به همین دلیل در سه بخش اساسی هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌شود.

کارشناسان درحال برآورد هزینه‌های شخصی سازی نرم افزار

تاثیر اتوماسیون اداری در سه بخش اصلی هزینه‌ها:

• هزینه‌های انسانی: نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان جایگزین یا مهم‌تر از آن کمک‌کننده به انسان برای تکمیل کار استفاده می‌شود. به همین خاطر پس از مشاهده تاثیر قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری، با کمتر شدن حجم فعالیت‌ها، دقت و تمرکز کارمندان بالاتر می‌‌رود. به نظر شما بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی چه ویژگی‌هایی دارد؟ سیستم erp چیست؟
• زمان: از دست دادن زمان یا حتی صرف زیاد زمان برای دسترسی به اطلاعات و خطا در هنگام کار، بر پرداخت و ثبت حقوق و دستمزد کارمندان تاثیر می‌گذارد. حتی ممکن است موجب پرداخت هزینه‌های اضافی بیشتر شود.
• هزینه‌های عملیاتی: مواردی همچون خطاهای انسانی و خرابی دستگاه‌های شرکت که اتفاقی رخ می‌دهند، همه و همه می‌توانند بر افزایش هزینه‌ها تاثیر بگذارند. جستجوی دقیق درباره قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری و انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری خوب می‌تواند از وقوع چنین مواردی جلوگیری کند.

اثر پشتیبانی رایگان سال اول در قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری

همانطور که پیش‌تر اشاره کردیم ارائه پشتیبانی می‌تواند بر قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری اضافه کند. ولی برخلاف بیشتر نرم افزارها، نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم برای سال اول خدمات پشتیبانی خود، هزینه‌ای دریافت نمی‌کند!

کارشناسان در حال ارائه پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری

افزودن کاربر به دلخواه

از دیگر عوامل موثر بر افزایش قیمت نرم افزار، تعداد کاربران می‌باشد.

نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم در این خصوص نیز برای کاهش هزینه‌ها پیشتاز شده است. به این صورت که در ابتدا تعداد مشخصی از کاربران به صورت رایگان وارد سیستم می‌شوند و باقی کاربران با توجه به درخواست و برآورد هزینه مشتریان، اضافه خواهند شد. برای بررسی دقیق این نرم افزار حتما به صفحه نرم افزار اتوماسیون اداری مراجعه کنید.

سفارش ماژول های اختصاصی در قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری

یک اتوماسیون اداری خوب علاوه بر ماژول‌های عمومی که بین اکثر شرکت‌های ارائه دهنده اتوماسیون اداری مشترک هستند، دارای ماژول‌های کاربردی و مدرن است. البته این امر باید پاسخگوی تمامی امور اداری سازمان باشد تا سازمان با چالش مواجه نشود.

در این صورت قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب که از این ماژول‌ها برخوردارند، در مقایسه با سایر اتوماسیون‌های اداری که فاقد این ماژول‌ها هستند بیشتر خواهد بود. این ماژول‌ها عبارتند از:

• کار گروهی روی هر سند
• جستجوی معنایی و هوشمند
• نسخه موبایل
• چند امضایی و تاییدیه نامحدود
• مکاتبات دارای طبقه بندی و محرمانه

توجه داشته باشید که تنوع و کاربرد ماژول‌ها، یکی از مهم‌ترین دلایل تفاوت قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری به هنگام فروش است. لازم به ذکر است اطلاع داشته باشید بعد از ثبت حکم کارگزینی به افراد دسترسی استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری داده می‌شود. اما سوال است حکم کارگزینی چیست؟

اهمیت استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری در راستای تکنولوژی با خودکارسازی مکاتبات و امور اداری روزمره و مدیریت بهتر کارکنان، هزینه‌های جاری اغلب شرکت‌ها را کاهش داده است. این امر باعث افزایش بهره‌وری شده که در واقع بخش بزرگی از اهمیت استفاده از این سیستم به همین دلیل می‌باشد.

اتوماسیون اداری هزینه‌های جاری اغلب شرکت‌ها را کاهش داده است

آشنایی با دلایل استفاده از اتوماسیون اداری و نحوه استفاده از اتوماسیون اداری، منطبق با نیازهای موجود در شرکت تاثیر مهمی در انتخاب یک سیستم کارآمد اتوماسیون اداری خواهد داشت.

بررسی زیر سیستم های اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری متشکل از چند سیستم یا بخش است، که به صورت هماهنگ با هم در تعامل می‌باشند، تا بتوانند در محیط‌های گوناگون به طور آنلاین یا حتی آفلاین مورد استفاده قرار گیرد. در ادامه به بررسی زیر سیستم‌ها و بخش‌های موجود در نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم می‌پردازیم.

نرم افزار دبیرخانه

یکی از ابتدایی‌ترین و البته اساسی ترین شاخص‌ها در بحث قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه است. در نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم به سرعت می‌توان به بخش دبیرخانه که محل ثبت و بایگانی نامه‌ها و اسناد می‌باشد، دست یافت و داده‌ها و سوابق را استخراج نمود. اگر میخواهید با قوانین بایگانی اشنا شویدف می توانید مقاله بایگانی پرونده های پرسنلی را مطالعه کنید.

 نرم افزار فرم ساز

حجم زیاد مکاتبات در اکثر شرکت‌ها موجب شده است، که این شرکت‌ها برای امور اداری و کتبی خود از نرم افزار فرم ساز در هنگام خرید نرم افزار اتوماسیون اداری، که در قالب جریان کاری از پیش تعریف و طراحی شده استفاده کنند. میزان کیفیت، امکانات، مدیریت و حفظ اطلاعات این فرم‌ها با قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری رابطه مستقیم دارد.

نرم افزار آرشیو

گذشت زمان بر حجم اسناد و اطلاعات شرکت می‌افزاید، بنابراین آرشیو و بایگانی آن‌ها دشوار خواهد بود. در بخش نرم افزار آرشیو اتوماسیون اداری تحت وب، می‌توان به صورت الکترونیکی داده‌ها و اسناد را حفظ کرد و به سرعت و آسانی به اطلاعات سازمانی دسترسی پیدا کرده و آن‌ها را مدیریت نمود.

شما می توانید با بررسی ویژگی‌های نرم افزار بایگانی آرین سیستم، امکانسنجی تهیه این نرم افزار برای شرکت خود را بسنجید، برای مشاهده قابلیت‌های این نرم افزار به صفحه نرم افزار بایگانی اسناد مراجعه نمایید.

پرتال مکاتبات برون سازمانی

برای ارائه خدمات بهتر به ارباب رجوع و مکانیزه کردن راه‌های ارتباطی، سیستم اتوماسیون اداری به بخش پرتال مکاتبات برون سازمانی ‌مجهز شده است. در ادامه این قابلیت باعث افزایش رضایت، کاهش هزینه‌های رفت و آمد و پاسخگویی به امور و درخواست‌های اداری برون سازمانی نیز می‌شود.

امضای الکترونیک

از مزیت‌های برجسته اتوماسیون اداری می‌توان به قابلیت درج امضای الکترونیک و دریافت تاییدیه، آن هم به صورت نامحدود اشاره کرد. یعنی این قابلیت، محدود به یک کاربر نیست و می‌توان فرم‌هایی با چند امضا بدون اتلاف وقت تهیه نمود!

کارتابل آفلاین

باتوجه به گستردگی جغرافیایی، دسترسی سیستم جامع اتوماسیون اداری به شکل شبکه محلی و تحت وب درآمده است. زمانی که دسترسی به اینترنت امکان پذیر نیست، می‌توان از کارتابل آفلاین استفاده نمود.

کارتابل آفلاین به عنوان راهکاری برای دسترسی به بخش‌های با اهمیت سیستم اتوماسیون اداری طراحی شده و در صورت نبود اینترنت، از طریق ارتباط با کارتابل می‌توان داده‌ها را بررسی نمود.

پیش از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری حتما بخوانید!

فواید چشمگیر استفاده از اتوماسیون اداری که بارها به آن‌ها اشاره کردیم، موجب شده خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری مفید، برای شرکت‌ها تبدیل به چالش شود. اتوماسیون اداری به عنوان یک نرم افزار کلان باید ویژگی‌های متعددی داشته باشد.

ما در مقاله دیگر به بررسی این ویژگی‌ها پرداخته و پیشنهاد می‌کنیم با مراجعه به مقاله ویژگی های اتوماسیون اداری این ویژگی‌ها را بررسی کنید. اما در حالت کلی مهم ترین ویژگی‌های نرم افزار اتوماسیون اداری شامل موارد زیر می‌باشند:

• مقیاس پذیری
• سهولت در استفاده
• سرعت بالا
• کاربر پسندی
• پشتیبانی خوب
• جستجوی قوی

قیمت بالا همیشه ضامن کیفیت نرم افزار و خدمات نمیباشد!

قیمت بالا همیشه ضامن کارآمدی نرم افزاراتوماسیون اداری نیست؛ بالعکس این قابلیت‌های کاربردی و کیفیت نرم افزار است، که می‌تواند به عنوان یک سرمایه گذاری معقول به شمار بیاید. البته باید در نظر داشت که قیمت پایین‌تر برخی نرم افزارها به طوری که حتی ابتدایی ترین قابلیت‌ها را پوشش ندهند، موجب فریب نشوند.

ناراحتی مدیر از قیمت بالا و کیفیت پایین نرم افزار و خدمات شرکت

به همین دلیل قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم، به عنوان سیستمی کارآمد و اثر بخش متناسب با ماهیت، نیازها و خواسته‌های هر شرکت طراحی شده است، تا با خیال آسوده از هزینه‌های بیهوده و کلان خودداری شود.

ارزش افزوده حاصل استفاده از اتوماسیون اداری

نتیجه خرید موفقیت آمیز نرم افزار اتوماسیون اداری، باید یک سری از اهداف را محقق کند که عبارتند از:

• افزایش سرعت در امور جاری و مکاتبات: صرفه جویی در وقت و انرژی سازمانی موجب بهینه سازی توانایی کارکنان می‌شود.
• کمتر شدن فعالیت‌های بدون بازده: کارهایی نظیر نگهداری و بایگانی اسناد و مدارک، فعالیت‌های غیر مولد می‌باشند، که با روی کار آمدن اتوماسیون اداری از چرخه فعالیت سازمان کنار گذاشته شدند، تا سازمان به سمت بهینگی گام بردارد.
• مدیریت بهتر کارکنان: با ارائه امکاناتی مثل کنفرانس تلفنی و پیام‌رسانی به مدیران، مدیریت کارکنان سریع و بهتر می‌شود.
• امکان انجام امور اداری برون‌سازمانی به صورت آنلاین و حتی آفلاین: در هر زمان و مکان، با استفاده از کارتابل آفلاین نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم، می‌توان امور اداری برون سازمانی و درخواست‌ها را پیگیری نمود.
• کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت: با به کارگیری آموزش استفاده از اتوماسیون اداری فعالیت‌های بدون بازده و اشتباهات به حداقل می‌رسند.

نتیجه گیری

در این مقاله با تاثیر مزیت‌ها و کاربردها بر قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری آشنا شدیم تا از شاخص‌های ارائه شده در هنگام خرید به درستی استفاده کنیم. زیرا این کار عاملی حیاتی در پیشرفت و سود آوری یک شرکت می‌باشد.

نکته قابل توجه این است که قبل از خرید اتوماسیون اداری ابتدا نیازهای شرکت را در نظر بگیریم. سپس بخش‌ها و ماژول‌های مورد نیاز را درخواست کنیم تا در نهایت به کارآمدی برسیم. فراموش نکنید میزان کارآیی سیستم در نهادهای مختلف از قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری مهم‌تر است. در پایان شما همچنین می‌توانید نظرات و سوالات خود را از طریق ثبت دیدگاه با ما در میان بگذارید.