مزایای استفاده از سیستم erp در مدیریت یکپارچه سازمان

مزایای استفاده از سیستم erp در هزاره اقتصاد ، خدمات و فناوری ، به یاری شرکت های تولیدی و صنعتی در جهت انتقال سریع تر و مناسب اطلاعات و یکپارچه سازی آمده است. با توجه به پوشش دهی وظایف و فعالیت های تخصصی واحدهای متعدد سازمان و همچنین تجزیه و تحلیل اطلاعات و ارائه گزارشات به موقع ، وجود نرم افزار مدیریت سازمانی را ضروری تر از گذشته کرد و این گونه آشنایی با مفهوم erp برای مدیران با اهمیت شد.

با توجه به بالا بودن مدت زمان و هزینه استقرار سیستم منابع سازمان erp ، باید ارزیابی اولیه ای از اهداف و نیازمندی کسب و کار و همچنین میزان آمادگی سازمان برای پیاده سازی انجام گیرد.با توجه به افزایش و گسترش رقابت ، شرکت ها ناگزیر به استفاده از نرم افزار مدیریت سازمانی شده اند.

در این راستا شرکت آرین سیستم طی تحقیق و بررسی نیاز مشتریان خود اقدام به طراحی و تولید یکی از ابزار مهم در یکپارچگی عملیات و اطلاعات در نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان یعنی ERP کرده است و در حال حاضر به عنوان یکی از مهمترین ابزار برنامه ریزی مدیریت سازمان مورد استفاده و رضایت مدیران و کاربران سازمان قرار گرفته است.

با بیان ساده سعی شده در این مقاله ضمن تعریف erp , مزایای استفاده از سیستم erp و مراحل اجرای آن در سازمان بیان شود.

سیستم erp چیست

در مقدمه آشنایی با مزایای استفاده از سیستم erp باید در تعریف erp این گونه گفت که به منظور ارتقای مدیریت فرآیند عملیات سازمانی ، ERP یک سیستم مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع اطلاعاتی سازمان را در کنترل مدیران با دقت و سرعت بالا قرار می دهد.

سیستم erp | آرین سیستم

مزایای استفاده از سیستم erp

افزایش سازگاری و ایجاد یکپارچگی اطلاعات سازمان
استاندارد سازی فرآیندهای سازمانی در انواع erp و بر اساس بهترین تجربیات شرکت های عرضه کننده سیستم مالی و اداری
کاهش زمان انجام فرآیندهای سازمانی
تبدیل حالت ضمنی فرآیند سازمانی به حالت صریح به علت مهندسی مجدد فرآیند سازمان
نصب و راه اندازی ماژول های erp با سایر سیستم های کاربردی توسط عرضه کننده ERP
تسهیل در توسعه سیستم ها و تکنولوژی های جدید
ایجاد همکاری و سرمایه گذاری تجاری برای سازمان ها با کاهش هزینه ، افزایش بازدهی و نتیجه بهتر
فراهم سازی زیر ساخت های لازم برای پرداختن به CRM ، SCM و …
بهینه سازی و توسعه زیر ساخت لازم در جهت وارد شدن به بحث E-BUSINESS و …

سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان erp چه هزینه هایی را به همراه دارد؟

در اجرا و پیاده سازی نرم افزار erp ، نکته مهمی که باید در نظر گرفته شود تطابق هزینه های سیستم برنامه ریزی منابع سازمان erp با وضع بودجه شرکت خریدار برنامه است. در روند اجرا و بهره مندی از مزایای استفاده از سیستم erp باید هزینه های زیر را در نظر گرفت :

هزینه آموزش :

از آن جایی که کارکنان یک سازمان در سایر واحدهای مالی و اداری از یک سیستم یکپارچه استفاده می کنند لازم است که در روش به کارگیری نرم افزار با فعالیت های حرفه ای آموزش و تمرکز بیشتری داشته باشند. چرا که هر اطلاعاتی که در سیستم منابع سازمان erp ثبت می شود بر روی کل مزایای استفاده از سیستم erp تاثیر مستقیم دارد. بنابراین باید علاوه بر نحوه به کارگیری نرم افزار ، آموزشی برای آشنایی با فرآیندهای تاثیر گذار در اجرای ERP برای کارکنان در نطر گرفته شود.

نکته مهم در این راستا این است که به طور مثال اطلاعاتی که واحد مالی ثبت می کند با اطلاعات واحد انبار رابطه متقابل و تاثیر گذار دارد ، چون از مزایای استفاده از سیستم erp واحد بهره مند می شوند. بنابراین در نظر گرفتن هزینه های لازم آموزش کار با ERP بسیار مهم است.

هزینه تست یکپارچگی نرم افزار سازمانی erp :

شما ممکن است با توجه به نوع فعالیت خود از نرم افزارهای دیگری همچون زنجیره تامین یا بارکد خوان استفاده کنید ولی تصمیم داشته باشید با مرتبط سازی از مزایای پیاده سازی erp بهره مند شوید. این کار مستلزم هزینه جدا خواهد بود و برای روند صحیح اجرا با سایر نرم افزارها و ازتباط حساب شده با راهکار erp باید تست و یکپارچگی لازم توسط کارشناسان استقرار برقرار شده باشد.

هزینه سفارشی کردن نرم افزار مدیریت سازمانی :

ممکن است شما تصمیم بگیرید برای پیشبرد اهداف و یکپارچگی اطلاعات و فرآیند سازمان ، از مزایای استفاده از سیستم erp استفاده کنید. بنابراین بعد از بررسی ساختار erp متوجه می شوید سیستم جوابگوی برخی از فرایندهای کار ی شما نیست و تصمیم می گیرید بر اساس شرایط سازمان تغییرات و بازسازی در معماری و ساختار erp ایجاد شود. این سفارش سازی خود متحمل هزینه برای سازمان است.

هزینه تبدیل داده ها :

مطمئناً برای بهره مندی از مزایای استفاده از سیستم erp و انتقال اطلاعاتی همچون مشخصات مشتریان ، طرف های تجاری ، اطلاعات کالا و … از سیستمی که قبلاً مورد استفاده بوده به سیستم جدید ERP ، سازمان باید هزینه ای را به شرکت ارائه کننده خدمات erp پرداخت کند.

هزینه زمان بازگشت سرمایه :

یکی از اشتباهاتی که اغلب سازمان ها بعد از استقرار ERP در واحدهای خود انتظار دارند ، کسب منافع و مزایای استفاده از سیستم erp در سازمان است. اما باید این موضوع را در نظر بگیرند که برای مشخص شدن تاثیرات ماژول های erp بر فرآیند سازمان ، باید سیستم ها برای مدتی کار کنند تا شاهد بهبود در فرآیند و بازدهی پروژه باشند.

مدیریت یکپارچه سازمان با سیستم erp آرین سیستم

مراحل اجرای سیستم منابع سازمان erp آرین سیستم

تصمیم گیری مدیران برای بررسی و انتخاب نرم افزار erp که شامل تعریف نیازمندی و استفاده از مزایای سیستم erp است.
انتخاب محصول متناسب با نیاز سازمان و بستن قرار داد با توجه به بررسی قیمت ، آموزش و تجزیه و تحلیل نرخ بازگشت سرمایه
استفاده و نگهداری محصول به نحوی که با کمترین میزان از هم گسیختگی منافع مورد نیاز سازمان تامین می شود.
تکامل تدریجی با مزایای سیستم erp ، قابلیت و منافع بیشتر و جدید از قبیل مدیریت زنجیره عرضه ، ارتباط با مشتری ، توسعه مرزها و برنامه ریزی پیشرفته
مرحله بازنشستگی زمانی است که تکنولوژی جدید درERP به وجود می آید یا نیاز کسب و کار تغییر می کند و مدیران تصمیم می گیرند در جهت تناسب با نیازهای سازمان راهکار erp خود را تغییر دهند.