8 روش استفاده بیشتر از سیستم ERP

خرید یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) یک سرمایه‌گذاری بزرگ برای شرکت یا سازمان است. در صورت اجرای کامل سیستم‌های ERP کیفیت و کارایی افزایش‌یافته و مقدار هزینه و خطا کاهش می‌یابد. همچنین موجب افزایش بهره‌وری مشاغل و بهبود خدمات‌رسانی به مشتریان می‌شود.

در این مقاله سعی داریم 8 روش استفاده بیشتر از سیستم ERP را با شما در میان بگذاریم. این 8 روش شامل انتخاب سیستم، انتخاب فروشنده عامل، انتخاب مدیر ارشد پروژه، تعیین نقشه راه، ایجاد تیم ناظر بر اجرای ERP، نحوه اجرای ماژول ها و برنامه ریزی آموزش خواهد بود که باعث افزایش بازده سیستم می‌شود.

استفاده از سیستم ERP

همان‌طور که می‌دانید سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان (Enterprise Resource Planning) یک سیستم نرم‌افزاری ماژولار واحد است که مبتنی بر علم فناوری اطلاعات بوده و برای یکپارچه‌سازی فرایندهای کسب‌و‌کار استفاده می‌شود. افزایش سرعت اشتراک‌گذاری اطلاعات و تمرکز بر محدوده‌های دارای بازده سازمان از مزایای انتخاب سیستم بر اساس اصلی‌ترین اهداف سازمان است.

لازم به ذکر است که سازمان‌ها بر اساس اصلی‌ترین اهداف خود، اقدام به انتخاب و استقرار سیستم ERP می‌کنند.

مزایای استفاده از ERP

از جمله مزایای استفاده از ERP عبارتند از:

• اصلاح ساختار اطلاعات و پشتیبانی مدیریت سازمان برای گرفتن تصمیمات بهتر
• تعیین ارتباط عرضه و تقاضا
• تعیین ساختار کنترل هزینه
• افزایش کارایی بخش نظارت بر عملکرد سازمانی
• افزایش عملیات کنترل صدور اسناد مثل صورت‌حساب مشتریان، پرداخت حقوق کارکنان و …
• دسترسی به بانک اطلاعاتی یکپارچه مشتریان
• کاهش هزینه‌های بخش انبار، سفارش‌ها، تولید، عملیات حسابداری و حجم تأمین مالی بخش تجهیزات، ماشین‌آلات و …
• پوشش کلیه عملکردهای سازمان و ایجاد ارتباط و هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان
• افزایش انعطاف‌پذیری فرایندهای تولید و کاهش زمان سفارش و تکمیل خرید محصول
• امکان ردگیری سفارش‌ها از زمان ثبت سفارش تا زمان تحویل آن توسط مشتری و افزایش رضایتمندی مشتریان
• امکان به‌روز شدن با توجه به فناوری‌های جدید الکترونیکی مانند انتقال الکترونیکی نقدینگی (EFT)، انتقال الکترونیکی داده‌ها (EDI)، اینترنت، ویدئو، تجارت الکترونیکی و غیره
• ارائه کلیه اطلاعات موردنیاز حسابرسان مالیاتی به‌صورت دقیق

معایب استفاده از ERP

ازنقطه‌نظر سازمان‌ها هر نرم‌افزار یا سیستمی که برای افزایش بهره‌وری مورداستفاده قرار گیرد علاوه بر مزایا، ممکن است معایبی نیز داشته باشد. از جمله معایب استفاده از ERP می‌توان به سه مورد اشاره کرد:

1. دشوار بودن فرایند پیاده‌سازی سیستم
2. هزینه زیاد خرید سیستم
3. زمان‌بر بودن فرایند پیاده‌سازی ای آر پی که در مطلوب‌ترین حالت 8 ماه طول می‌کشد تا اثرات آن قابل‌مشاهده باشد.

ویژگی های یک سیستم ERP کارآمد

سیستم EPR کارآمد سیستمی است که ویژگی های زیر را داشته باشد:

• باعث سرعت بخشی در ارتباط بین کارکنان شود
• همکاری بین کارکنان را راحت‌تر کند
• برای دسترسی کارکنان به قسمت‌های مختلف، پایگاه داده تشکیل دهد
• مقیاس‌پذیری باشد
• انعطاف‌پذیری داشته باشد و قادر به ارائه چند راه‌حل باشد
• سازگار با نیازهای روز سازمان است

8 روش برای استفاده بیشتر از سیستم ERP

هزینه‌های اجرای کامل این سیستم بسیار زیاد است. این هزینه‌ها شامل مجوزها، مشاوره‌ها، تست یکپارچه‌سازی، آموزش، پایگاه داده، سفارشی کردن و ارتقا می‌شود. با اینکه اجرای کامل سیستم ممکن است ماه‌ها و حتی سال‌ها طول بکشد بااین‌وجود از هر 5 اجرای آن، یکی بی‌نتیجه است.

 

اصلی‌ترین هدف این مقاله ارائه راهکارهای استفاده هرچه بهتر از سیستم است. در این بخش 8 روش برای استفاده بیشتر از سیستم ERP را شرح می‌دهیم.

1- دقت در انتخاب سیستم ERP متناسب با کسب و کار

یکی از روش‌های استفاده بیشتر از ای ار پی انتخاب سیستم مناسب است. همان‌طور که می‌دانید اجرای این سیستم نیازمند صرف وقت و هزینه است؛ بنابراین افزایش بازده ای ار پی از طریق انتخاب سیستم متناسب با صنعت موردنظر، و تعیین نیازهای اصلی سازمان امکان‌پذیر است.

لازم به ذکر می باشد که یک سیستم کارآمد ERP باید با تغییرات همراه شود و قابلیت به‌روزرسانی با توجه به اهداف سازمان را داشته باشد.

2- توجه به هزینه خریداری کامل سیستم ERP

استفاده از این سیستم بعد از اتمام مرحله پیاده‌سازی آن است. اما بسیاری از سازمان‌ها فقط به هزینه‌های مستقیم خرید سرور و پشتیبانی سالیانه آن نگاه می‌کنند. درحالی‌که باید به هزینه کامل سیستم (TCO) از جمله هزینه‌های سخت‌افزاری، آموزش کارکنان، نگهداری، ارتقا و پشتیبانی نیز توجه کنند.

هزینه‌های مستقیم و غیر مستقیم سیستم ERP

اجرای کامل سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان مستلزم صرف هزینه است. هزینه‌های سیستم مدیریت منابع  سازمانی شامل دو بخش مستقیم و غیرمستقیم خواهد بود.

هزینه مستقیم شامل خرید سرور ای ار پی و پشتیبانی است و هزینه غیر مستقیم شامل بخش‌های زیر است:

• آموزش سیستم
• تست یکپارچه‌سازی سیستم
• سفارشی کردن نرم افزار بر اساس یک نیاز خاص
• تبدیل داده‌ها
• زمان بازگشت سرمایه

3- دقت در انتخاب فروشنده سیستم ERP

باید قبل از خرید سیستم، به‌دقت لیست فروشندگان را بررسی کنید. در انتخاب فروشنده سیستم  سه هدف را در نظر بگیرید:

• برنامه‌ریزی دقیق برای نحوه پیاده‌سازی ای ار پی با توجه به اهداف سازمانی شما
• تجربه کار با این سیستم
• میزان بودجه شما برای خریداری کامل سیستم

برای انتخاب لیست فروشندگان، نیاز نیست که همه فروشندگان را بررسی کنید. کافی است برای انتخاب فروشنده مناسب به نکات زیر توجه کنید:

• میزان اطلاع فروشنده از نوع تجارت شما
• توانایی فروشنده در تخمین هزینه کل مالکیت سیستم (TCO) و بازگشت سرمایه (ROI) متناسب با کسب و کار شما
• اطلاع از سازمان‌های قبلی که این فروشنده را انتخاب کرده‌اند و میزان رضایت آن‌ها

4- انتخاب مدیریت ارشد عضو هیات مدیره در سرپرستی سیستم ERP

برنامه‌ریزی استفاده از ای ار پی باید توسط مدیر ارشد یک سازمان اتفاق بیفتد تا باعث موفقیت در فرایند پیاده‌سازی ای ار پی باشد. یعنی لازم است که تیم انتخاب‌کننده ای ار پی با مدیر ارشد یا اعضای هیئت‌مدیره همکاری کند. در این زمینه پیشنهاد میکنیم صفحه نرم افزار erp آرین سیستم را مشاهده فرمائید.

نقش مدیر ارشد در پیاده‌سازی سیستم بسیار مهم است.لزوم همکاری تیم سیستم مدیریت منابع سازمانی با مدیریت این است که کارکنان معمولاً با اجرای ERP مخالف‌اند چون اصولاً نمی‌توانند تغییر در نوع کار خود را بپذیرند. در این مرحله نقش مدیر ارشد در هر مرحله از پیاده‌سازی بسیار مهم است. چراکه با ایجاد انگیزه در کارکنان باعث روحیه بخشی و پیشبرد اهداف خواهد شد.

اقدامات مدیر ارشد در پیاده سازی ERP

از جمله اقدامات مدیر ارشد یا هیئت مدیره در پیاده‌سازی ERP عبارتند از:

• مشارکت و پشتیبانی مدیریت در اولویت‌بندی پروژه
• تعیین جهت و کنترل منابع داخلی
• اسپانسری و تخصیص منابع مالی
• تسهیل ارتباطات
• برنامه‌ریزی منابع انسانی در جهت تغییر نوع کاربری (بیشتر بدانید: ویژگی های نرم افزار مدیریت منابع انسانی)

5- تدوین نقشه راه مناسب

تدوین نقشه راه مناسب قبل از انتقال به سیستم جدید ای ار پی بسیار مهم است. تبیین چشم‌انداز ERP زنجیره تأمین و چرخه تولید را بهینه می‌کند و عبور از پیچیدگی‌های ERP آسان می‌شود. داشتن چشم‌انداز آینده و نقشه راه، علاوه بر ارائه زمان اجرای ERP به ذی‌نفعان مالی، مقدار هزینه و زمان بازگشت سرمایه را نیز نشان می‌دهد.

مزیت های تعیین نقشه راه ERP

تدوین نقشه راه مناسب، علاوه بر ساده کردن پیچیدگی‌ها، مزیت‌هایی نیز دارد. از جمله مزیت‌های تعیین نقشه راه ای آر پی عبارتند از:

• کمک به مدیریت تجارت‌های بزرگ و پیچیده
• برنامه‌ریزی مدیریت هزینه و چشم‌انداز آینده
• برنامه‌ریزی فرایندهای عملیاتی و ساختاری سازمان
• تعیین نقاط عملیاتی تحت تأثیر ERP
• کمک به اصلاح ساختاری قبل از پیاده‌سازی ERP
• کاهش زمان استقرار کامل سیستم
• تغییر دامنه کنترل پروژه پس از اتمام پیاده‌سازی و استقرار ERP

برنامه ریزی تغییر و بازبینی نقشه راه

لازم است که در اجرای نقشه  ERP، روند کسب‌وکار خود را مرور کنید و در صورت نیاز به تغییر، برنامه‌ریزی کنید. یعنی هرساله عملیاتای آر پی را بررسی و دقت کنید که چه بخش‌هایی تغییر کرده است. سپس بخش ازرده‌خارج شده را حذف و بهترین راه غلبه بر این چالش را جایگزین کنید.

6- ایجاد یک تیم عملیاتی برای نظارت بر اجرای ERP

از دیگر روش‌های استفاده بهتر از ERP ایجاد یک تیم عملیاتی برای نظارت بر اجرای سیستم مدیریت منابع سازمانی است. به بیان دیگر برای تسهیل روند اجرای ERP، باید یک تیم عملیاتی چندمنظوره درون‌سازمانی وجود داشته باشد که بر روند اجرا نظارت کند.

تیم عملیاتی چندمنظوره، یک تیم 6 تا 8 نفره شامل مدیر ارشد، مسئولین و کاربران نهایی است که ناظر بخش‌های اصلی سازمان مثل مدیریت پروژه، فناوری اطلاعات و مدیریت اجرایی است.

تیم عملیاتی ناظر بر اجرای ERP شامل چه بخش هایی است؟

اعضای تیم عملیاتی ناظر بر اجرای نرم افزار ERP شامل انتخاب افراد از بخش‌های زیر است:

• حسابداری
• عملیات
• فناوری اطلاعات
• حقوق و دستمزد
• منابع انسانی
• خدمات
• خرید و موجودی کالا

اهداف تیم عملیاتی ناظر بر اجرای ERP

گفتیم که یک راهکار استفاده بهتر از سیستم، ایجاد یک تیم عملیاتی چندمنظوره است. اهدافی که تیم ناظر بر اجرای ای آر پی دنبال می‌کند عبارتند از:

• کمک به اجرای روند پیاده‌سازی سیستم
• اطمینان از اجرای صحیح سیستم
• نظارت بر عملکرد بدون خطای کارکنان در اجرای ای ار پی
• و …

7- اجرای گام به گام ماژول ها (نه اجرای یکباره)

یکی دیگر از راهکارهای افزایش بهره‌وری سیستم مدیریت منابع سازمانی، برنامه‌ریزی زمانی برای اجرای هر ماژول و عدم اجرای هم‌زمان چند ماژول است. به بیان دیگر در فرایند پیاده‌سازی ERP، لازم است که توسعه تدریجی رخ دهد نه توسعه یکباره همه ماژول‌ها.

شیوه اجرای گام به گام ماژول ERP به چه صورت است؟

در اجرای گام به گام ماژول‌ها در سیستم باید یک ماژول از نظر اشکالات و کیفیت، آزمایش شده و به دنبال آن ماژول بعدی اجرا شود. در غیر این صورت در صورت اجرای هم‌زمان چند ماژول، ممکن است سیستم به مشکلات اساسی خورده و هزینه‌های زیادی را به سازمان تحمیل کند.

در اجرای گام به گام ماژول ای آر پی به این صورت عمل می‌کنیم که مثلاً در ابتدا برنامه‌های حسابداری مثل تنظیم دفتر کل یا حساب‌های بدهکار و بستانکار تنظیم و اجرا شود. پس از راه‌اندازی ماژول حسابداری، ماژول‌های دیگر مثل منابع انسانی (HR) یا حقوق و دستمزد پیاده‌سازی شود.

8- برای آموزش ERP هزینه کنید

آموزش، عنصر اساسی در استقرار موفقیت‌آمیز ERP است. برای آموزش ای ار پی باید یک برنامه‌ریزی منظم و دقیق داشته باشید تا به کاهش خطا، افزایش مهارت و انعطاف‌پذیری کارکنان کمک شود.

به بیان دیگر، اگر کارمندان در استفاده از ای آر پی آموزش ندیده باشند، نمی‌توانند از ابزارهای توسعه‌یافته ERP استفاده کنند و با ناامیدی به سراغ راهکارهای دستی می‌روند. این امر منجر به‌صرف زمان و اتلاف منابع خواهد شد. علاوه‌برآن، پایگاه داده منسجم نیز تشکیل نخواهد شد.

مراحل برنامه ریزی آموزش ERP

سازمان‌ها معمولاً روند آموزش را نادیده گرفته و به آموزش اولیه ERP بسنده می‌کنند. درحالی‌که کاربران ماهر آموزش‌دیده، برای موفقیت سیستم بسیار حیاتی هستند.

بر اساس آنچه گفته شد مراحل برنامه ریزی آموزش ERP به شرح زیر است:

• ایجاد برنامه کامل آموزش و استفاده از ERP
• اطمینان از تخصیص منابع
• پیاده‌سازی در هفته‌های نخست برای پشتیبانی از کاربران نهایی
• مدیریت درخواست‌های تغییر
• پرداختن به اشکالات سیستمی
• پشتیبانی سیستم مدیریت منابع سازمانی

اهداف آموزش ERP

از جمله اهداف آموزش ERP به کارکنان در جدول زیر آمده است:

اهداف آموزش ERP به کارکنان

مهم‌ترین عامل برای اطمینان از پذیرش موفقیت‌آمیز سیستم جدید ای ار پی است.

باعث می‌شود که نقش هر کارمند در سازمان مشخص باشد.

اهداف سازمانی و خروجی‌ها با آموزش ای ار پی تعیین خواهد شد.

از ناتوانی کارمند در پذیرش تغییر جلوگیری می‌کند.

از ضعف عملکرد و کاهش بازگشت سرمایه جلوگیری می‌کند.

نکات مهم روش های استفاده بهتر از ERP

در این بخش به ذکر دو نکته مهم در زمینه استفاده از سیستم  می‌پردازیم.

آینده نگری سیستم ERP

آینده نگری این سیستم از طریق بازخورد مشتریان و یا فشار سایر فروشندگان در بازار رقابتی خواهد بود؛ بنابراین با کنترل مداوم بازخورد مشتری نسبت به عملکرد سیستم و نیز کنترل بازار رقابتی از طریق به‌روز بودن، می‌توان از آینده سیستم  اطمینان حاصل کرد.

ادغام ابزارهای سیستم ERP

یکپارچه‌سازی و ادغام، از عناصر مهم افزایش بهره‌وری عملیاتی ERP است. نمونه ابزارهای ادغام این سیستم  عبارتند از:

• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
• سیستم‌های مدیریت انبار (WMS)
• مدیریت زنجیره تأمین (SCM)
• سیستم‌های اجرای ساخت (MES)

نتیجه گیری

در این مقاله در مورد 8 روش برای استفاده بیشتر از سیستم ERP  صحبت کردیم. در اولین مرحله انتخاب سیستم  مناسب نقش بسزایی در رفع نیاز سازمان دارد. انتخاب فروشنده سیستم  مرحله بعدی است که باید باتوجه‌به بودجه سازمان و نیز تجربه کافی فروشنده صورت گیرد.

از جمله 8 روش استفاده بیشتر از سیستم ERP تعیین نقشه راه و ایجاد تیم ناظر بر اجرای سیستم است. اجرای گام‌به‌گام ماژول‌ها در استفاده مناسب از ERP نقش بسزایی دارد که نیازمند برنامه‌ریزی آموزش منظم کارکنان و صرف هزینه است. در این مقاله سعی کردیم به ارائه 8 روش استفاده بیشتر از سیستم  برای افزایش بازدهی سیستم بپردازیم و شما را با آنچه که باعث استفاده بهتر از ERP می‌شود آشنا کنیم. در پایان اگر سؤالی در این زمینه دارید حتماً با ما مطرح کنید.