کمبود فضای فیزیکی جهت بایگانی اسناد و عدم وجود امکانات کافی برای پیوست، مشکلاتی برای بخش اداری سازمان ها ایجاد می‌نماید. استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد برای بایگانی و پیوست مدارک مربوط به اسناد در سازمان ها، راهکار مناسب می‌باشد. نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد آرین سیستم موجب کاهش هزینه های ناشی از اشغال فضا در سازمان خواهد شد. تعریف سطوح مختلف دسترسی به آرشیو و بایگانی اسناد، مشاهده گردش اسناد و قابلیت ارجاع اسناد دسته بندی شده در نرم افزار مدیریت اسناد از مواردی می‌باشد که به منظور کنترل دقیق تر اسناد بایگانی شده در این زیر سیستم تعریف شده است.
نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد آرین سیستم ضمن حفظ و نگهداری اسناد به صورت سیستمی، از استهلاک و تخریب آن جلوگیری کرده و باعث کاهش هزینه‌های سازمان شما می‌شود. سیستم بایگانی آرین سیستم به مدیران سازمان کمک خواهد کرد تا کلیه اسناد خود را به وسیله نرم افزار مدیریت اسناد طبق سلیقه سازمانی طبقه بندی و آرشیو کنند.
انجام اتوماتیک عملیات بایگانی اسناد
نرم افزار آرشیو اسناد آرین سیستم به منظور انجام خودکار بایگانی اسناد سازمانی و بهبود بخشیدن به مدیریت اسناد سازمانی به کمک نرم افزار مدیریت اسناد روی کار آمده است. در نرم افزار بایگانی اسناد، کلیه اطلاعات صادر شده و داخلی از همان ابتدای کار به صورت دیجیتال تولید شده و ثبت می‌شوند.
قابلیت تعریف و مدیریت دسترسی‌های مختلف
قابلیت بایگانی اسناد مختلف از جمله اسناد مالی، پرونده‌های پرسنلی و … نیز از دیگر قابلیت‌های منحصر به فرد نرم افزار بایگانی اسناد آرین سیستم می‌باشد، که در کنار آن امکان تعریف مدیریت دسترسی به هریک از گروه‌های اسناد و یا دسترسی به اسناد به صورت تکی برای پرسنل وجود دارد. بدین طریق می‌توانید امنیت اطلاعات اسناد بایگانی شده افزایش پیدا می‌کند.
قابليت تعريف انواع فيلدهای اطلاعاتي برای نگهداری اطلاعات آرشیو اسناد (از قبیل فیلد عدد، تاریخ شمسی و میلادی، متنی)
قابلیت تعریف فيلدهای اجباری و يا غير تكراری برای جلوگيری از اشتباه و دوباره کاری در ورود اطلاعات
قابلیت ايجاد و تعریف انواع پرونده‌های سازمان از قبیل اداری، پرسنلی، مالی و …
قابلیت شماره گذاری هر یک از پرونده‌ها با قابلیت تعیین الگوی شماره گذاری
قابلیت ورود اطلاعات و ذخیره انواع سند در هر یک از پرونده های تعریف شده سازمان
قابلیت پیوست انواع فرمت های فایل در پرونده و مشاهده آنها از طریق نرم افزار
قابل استفاده به عنوان آرشیو فنی، اداری، مالی و پرسنلی
داشتن سیستم امانت دهی جهت امانت دادن نسخه های چاپی و دیجیتالی پرونده‌های موجود
جستجوی تمام متنی مخصوص فایل هایی که فرمت متنی دارند
قابليت تبديل انواع فرمت فايل مانند word و pdf به تصوير و نگهداری و مشاهده آن در نرم افزار
قابلیت اسكن تصاوير اسناد هر پرونده بصورت تكی و يا گروهی
قابلیت انتقال و یا جابجایی يك يا چند تصوير از يك پرونده به پرونده ديگر
قابلیت بایگانی کلیه اسناد نرم افزار ArianERP از قبیل سند فاکتور فروش ، سند حسابداری و احکام کارگزینی
قابلیت تعيين وضعيت اسناد بر حسب جاری، نيمه راكد، راكد و امحايی بصورت هوشمند توسط برنامه
تعريف انواع مدل دسترسی برای مشاهده پرونده‌ها توسط كاربران
قابليت تعيين دسترسی كاربران برای مشاهده پرونده‌ها بر اساس جايگاه و سمت افراد در سازمان
تعريف الگوهای دسترسی برای سهولت در دادن دسترسی به پرونده‌های مختلف
تعيين سطح محرمانگی كاربران برای دسترسی به پرونده‌ها
گزارشات آمار تعداد پرونده‌های ايجاد شده بر اساس بازه زمانی، کاربر ایجاد کننده
گزارشات آمار تعداد برگهای اسكن شده بر اساس زمان اسكن و كاربر اسكن‌كننده
قابليت گزارش‌گيری وضعیت نوع سند بر اساس جاری، امحا و …
مرور تمامی آرشیوهای انجام شده در نرم افزار بایگانی اسناد و امکان فیلتر گذاری نمایش آرشیوها بر اساس نوع سند
مرور آرشیو بر اساس پرونده ها با حفظ حالت درختی و نمایش زیر شاخه های موجود در نرم افزار بایگانی اسناد
امکان مشاهده تصاویر اسکن و فایل های پیوست اسناد در نرم افزار بایگانی اسناد در تمام حالات و شاخه ها
ارتباطات درون سازمانی و ارسال نامه‌ها و پیام‌های کارکنان در سازمان ازطریق سیستم اتوماسیون اداری انجام می‌شود. حال برخی از نامه‌ها و پیوست پیام‌های درون سازمانی کارکنان باید بایگانی بشوند، که در آینده هم به راحتی قابل دستیابی باشند.
ثبت مکانیزه نامه‌های اداری و ارجاع و پیگیری کارها، از طریق ارتباط اتوماسیون اداری با سیستم آرشیو بایگانی اسناد انجام می‌گیرد. در واقع مخزن دسترسی به اطلاعات اتوماسیون اداری، نرم افزار آرشیو است. بنابراین این دو نرم افزار بایکدیگر ارتباط متمرکز دارند.
ممکن است کارکنان و مدیران سازمان نیاز به وجود فرمی خاص و یا دریافت گزارشی ویژه از بخش بایگانی اسناد داشته باشند. نرم افزار بایگانی اسناد با برقراری ارتباط با بخش فرم ساز، امکان افزودن فرم جدید در خود را فراهم نموده است.
به علاوه امکان ساخت گزارشات سیستمی جدید از طریق نرم افزارهای کریستال ریپورت و استیمول سافت وجود دارد. گزارشات ساخته شده را می‌توان در نرم افزار اضافه نموده و به صورت دائمی از طریق نرم افزار بایگانی اسناد از این گزارشات استفاده نمود.
اسناد و مدارک پرسنل سازمان همیشه در سازمان‌ها بایگانی می‌شوند و اگر مدیران نیاز به بررسی مورد خاصی درباره هریک از پرسنل داشته باشند، به راحتی می‌توانند از طریق بررسی سیستم بایگانی اسناد به اطلاعات پرسنل دسترسی پیدا کنند.
اطلاعات مربوط به پرسنل در نرم افزار پرسنلی و احکام ثبت و ذخیره می‌شود. نرم افزار آرشیو اسناد نیز برای ذخیره اطلاعات نیاز به ایجاد ارتباط یکپارچه با سیستم پرسنلی و احکام دارد. در ArianERP ارتباط بین این نرم افزار برقرار است.
بایگانی و آرشیو اسناد در سازمان، باید توسط افرادی که دسترسی‌های لازم را دارند انجام بشود و مدیران بتوانند فرآیند بایگانی را کنترل نمایند. ایجاد دسترسی‌های لازم برای افراد مجاز به مشاهده بایگانی‌ها و حتی ایجاد دسترسی بایگانی نمودن مدارک نیاز به کنترل فرآیندهای بایگانی دارد.
ایجاد ارتباط بین تمام بخش‌های نرم افزار ERP با بخش مدیریت فرآیندها امری انکارناپذیر می‌باشد. نرم افزار آرشیو اسناد نیز از این قاعده مستثنی نیست و نیاز به برقراری ارتباط یکپارچه با نرم افزار BPMS دارد.
در صورتی که نیاز به مشاوره در زمینه خرید نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد آرین سیستم دارید با ما تماس بگیرید تا مشاوران ما راهنمای شما در خصوص امکانات و ویژگی های سیستم آرشیو اسناد باشند.
بله، با توجه به همه گیر شدن فضای مجازی و سرعت رشد اینترنت و دسترسی آسان و بهره گیری از مزایای قابل حمل بودن، آرین سیستم تمامی نرم افزارهای مالی و اداری خود را به صورت تحت وب نیز ارائه کرده است. نرم افزار آرشیو اسناد آرین سیستم نیز از این قاعده مستثنی نمی باشد و به جرات یکی از بهترین نرم افزارهای تحت وب ارائه شده در بازار نرم افزارهای مالی اداری می باشد.
ساختار لایه ای نرم افزار آرشیو اسناد آرین سیستم این امکان را به مدیران ارشد سازمان ها می دهد، تا با تعیین سطح دسترسی به کارمندان قسمت بایگانی و یا سایر کارمندان بخش دیگر از امنیت اطلاعات مدارک و اسناد بایگانی شده اطمینان خاطر داشته باشند. تعریف سطوح دسترسی مختلف در نرم افزار مدیریت آرشیو باعث تمرکز بیشتر مدیران در قسمت بایگانی می شود.
یکی از مراحل برای نگهداری اسناد و اطلاعات، طبقه بندی اسناد می‌باشد. این طبقه بندی از نظر بایگانی منجر به تقسیم بندی اسناد به دسته هایی می شود که حداقل میان آنها یک موضوع خاص و مشترک وجود داشته باشد. حال می‌تواند این نگهداری در سه حالت از منطقی ترین طبقه بندی‌ها صورت گیرد که عبارتند از:
نرم افزار مدیریت اسنادی که برای شرکت شما سفارشی سازی شده باشد، یک ابزار بسیار قدرتمند برای مدیریت و صرفه جویی در زمان می‌باشد. DMS های قدرتمند شناسایی اسناد مرتبط با یک کلمه یا عبارت را امکان پذیر می‌نمایند و به عبارت دیگر قابلیت جستجوی تمام متن را ارائه می‌نمایند. در نرم افزار مدیریت اسناد قابلیت تعریف شناسنامه اسناد برای یک فایل یا پوشه وجود دارد. یکپارچگی با دیگر نرم افزارهای کاربردی سازمان، می‌تواند دسترسی به اطلاعات مهم را تسهیل نماید DMS فرصت دسترسی به اسناد را از راه دور فراهم می نماید و به عبارت دیگر تا زمانی که دسترسی به اینترنت وجود دارد، اسناد از هر نقطه ای قابل دسترسی می باشند.
