نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد

ممکن است شما به عنوان مدیر یک شرکت از نرم افزاری استفاده می کنید که به نحوی از آن نرم افزار راضی نیستید و دلایل زیر باعث عدم تصمیم گیری درست شما می شود.

• نرم افزاری که استفاده می کنم مشکلات زیادی دارد ولی راه حل استفاده از آن را بلد شده ام :

شما به عنوان یک مدیر به جای رفع اشکال یک نرم افزار بایگانی اسناد ناکارآمد ، بهتر نیست تا زمان خود را صرف گرفتن گزارشات مدیریتی در نرم افزاری جدید نمائید؟ که در این صورت نتیجه بهتری خواهید گرفت ، برای اینکار یک نرم افزار بایگانی اسناد خوب هزینه کمتری به مراتب خواهد داشت تا هزینه های هدر رفته نامربوط به کسب و کارتان ، به عبارتی شما می توانید با جمع هزینه های پرسنلی هر کارمند و پرسنل به علت ناکارآمدی نرم افزار بایگانی اسناد سابق در طول سال یک نرم افزار با کیفیت خریداری نمائید.

• نرم افزار آرشیو اسناد که دارم از بزرگترین شرکت نرم افزاری ایران تهیه کرده ام و بهتر از این نرم افزار وجود نخواهد داشت :

نرم افزار های آرین سیستم ازجمله نرم افزار آرشیو اسناد ، برایند امکانات نرم افزارهای بزرگ بازار است ، لذا علاوه بر امکانات این نرم افزارها نیاز های جدید را هم پاسخگو می باشد ، در دنیا بسیاری از شرکت های نوپا گوی سبقت را به علت ارائه خدمات ویژه از بزرگان قدیمی ربوده اند ، آرین سیستم هم در این زمینه مستثنا نیست و به لحاظ استفاده توسط کاربران حرفه ای که نرم افزار آرشیو اسناد توسط آنها استفاده و تست شده است نرم افزاری کاربردی و بسیار راحت در نتیجه پدید آمده است لذا با خرید نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم از لحاظ کارایی و قیمت مناسب در هزینه های پشتیبانی نسبت به شرکت های دیگر هم صرفه جویی می شود.

• بیش از 10 سال است از این نرم افزار استفاده می کنم و اطلاعاتم را به سختی بدست آورده ام:

از آنجائیکه تکنولوژی نرم افزار آرشیو اسناد خیلی سریع مانند سیستم عامل های جهان همجون اندروید و ویندوز و … به روزرسانی می شود ابزار انتقال اطلاعات و کانورت هر شرکت نرم افزاری در آرین سیستم مدام بروز رسانی می شود و نگرانی در مورد کانورت اطلاعات از شرکت های دیگر نرم افزاری به آرین سیستم وجود ندارد ، بسیاری از مشتریان آرین سیستم از این سرویس استفاده کرده اند. پس نگرانی برای عدم استفاده از اطلاعات قبلی برای شما در نرم افزار آرشیو اسناد وجود نخواهد داشت.

• کسب و کار من اطلاعات محرمانه ای دارد و حتی به این شرکت فعلی هم شک دارم :

در طراحی نرم افزارهای حرفه ای همچون نرم افزار آرشیو اسناد آرین سیستم برای حفاظت از اطلاعات ، الگوریتم های حفاظتی کدگذاری شده ای ایجاد شده است به صورتی که فقط بر روی سرور سازمان شما قابل بهره برداری است و حتی با جابجایی بکاپ به عنوان سرقت اطلاعات ، اطلاعات شما به هیچگاه خارج از سرور محلی شما خوانده نخواهد شد و غیر قابل رمز گشایی است لذا امنیت اطلاعات مسئله ای حل شده می باشد و نگرانی نخواهد داشت.

• هیچ شرکتی نمی تواند خواسته های من را بر آورده کند باید خودم یک تیم برنامه نویسی برای نرم افزار آرشیو اسناد در سازمان ایجاد کنم :

شرکتهای نرم افزاری حرفه ای که نرم افزار آرشیو اسناد را طبق ERP تولید کرده اند حاصل چندین سال تجربه کاری و مشاوره کارشناسان و متخصصان زمینه های مدیریت اطلاعات و امنیت اطلاعات تحلیل های محیطی نرم افزار آرشیو اسناد و همچنین درخواست های متفاوت می باشد ، و با توجه به اینکه به صورت همزمان کاربارن بسیاری از این نسخ استفاده می کنند مشکلات موجود به راحتی قابل حل می باشد ولی نرم افزار های قائم به شخص دارای تستر های محدود و با نیاز های محدود می باشد که سالها طول خواهد کشید نیاز های ابتدایی را حل نمائید که ممکن است برنامه نویس شما دیگر در دسترس نباشد.

• هزینه خرید نرم افزار آرشیو اسناد بسیار زیاد است باید از نرم افزار بایگانی رایگان استفاده کنم :

شرکت هایی هستند که به دلیل نبود بودجه کافی گزینه دانلود رايگان نرم افزار بايگاني اسناد و مدارك را برای بایگانی اسناد خود انتخاب می کنند. در صورتی که اگر  به جای دانلود نرم افزار بایگانی ، نیازسنجی درست انجام گیرد پیش بینی برای حداقل 5 سال آینده باید در نظر گرفته شود ، که در آن صورت خرید نرم افزار آرشیو اسناد خوب و مناسب به جای دانلود رایگان نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک الزامی است و قیمت در درجه اهمیت دوم قرار می گیرد. در غیر اینصورت هر سال با توسعه شرکت مدیریت مجبور به تعویض نرم افزار و هزینه های مظائف می گردد که خرید نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم توجیه اقتصادی هم پیدا می کند.

• زمان کانورت اطلاعات و مشکلات آن زیاد است و نمی توانم این ریسک را بکنم :

تیم برنامه نویسی گروه داده پردازی آرین سیستم متشکل از متخصص ترین برنامه نویسان کشور می باشد که اطلاعات و اسناد قبلی شما را در کمترین زمان ممکن و درصد خطای صفر برای دسترسی و شروع کار در نرم افزار آرشیو اسناد آرین سیستم کانورت می نمایند. پس برای استقرار نرم افزار آرشیو اسناد آرین سیستم و نیاز داشتن اطلاعات و اسناد قبلی خود و مطابقت آن هیچگونه دغدغه ای لازم نیست داشته باشید.

• با توجه به تغییر نرم افزار مشکلات داخل سازمانی زیادی بوجود می آید و بسیاری از کارمندان مقاومت نشان می دهند.

همیشه برای تغییرات مانع هایی وجود دارد که از پیشرفت جلوگیری می کند ، سخن بزرگی وجود دارد که می گوید ، کارهایی که تا به الان انجام داده اید شما را به این نقطه رسانده است ، برای رسیدن به اهداف بهتر باید کاری را انجام دهید که تا به الان انجام نداده اید و کاری را به انجام برسانید که دیگران ( افراد معمول سازمان ) مانع شما برای انجام آن می شوند ، شما باید با کارمندانی که از پیشرفت شما جلوگیری می کنند رفتار دیگری داشته باشید.