اصول بایگانی | آرین سیستم

سیستم بایگانی اداری – نکاتی قبل از خرید بایگانی اسناد

سیستم بایگانی اداری از زمانی که بشر توانست جزئیات و مدارک شخصی مربوط به زندگی و فعالیت های اقتصادی خود را بر روی اجسام و مواد با دوام ثبت کند به وجود آمد و برای انجام نگهداری اطلاعات و اسناد تا به امروز از روش های مختلف استفاده شده است.

یکی از این روش ها استفاده از نرم افزار بایگانی در سیستم بایگانی اداری سازمان ها است. به دلیل توسعه فعالیت های اقتصادی ، حقوقی و … در هر سازمان فعالیت های مختلفی صورت می گیرد که نتیجه آن حاوی اطلاعات گران بهایی بوده و یکی از ابزار مهم در سازمان برای تحلیل گزارشات و اطلاعات برای برنامه ریزی و تصمیم گیری های مدیران محسوب می شود.

بنابراین باید با استفاده از راه های مختلف در سیستم بایگانی اداری مانند نرم افزار بایگانی اسناد از اطلاعات و اسناد حفظ و نگهداری شود که این خود در اصول بایگانی باعث ایجاد روز افزون سوابق اداری می شود.

اصول بایگانی و دفترداری

اصول بایگانی و دفترداری ، به عنوان مجموعه ای از روش های سیستم مدیریت اسناد و با اعمال روش های علمی در سیستم بایگانی اداری ، اقدام به طبقه بندی و تنظیم و نگهداری اسناد می نماید.

نحوه بایگانی و تنظیم اسناد در وضعی قرار می گیرد که امکان دسترسی به اسناد آسان و سریع باشد ، و نگهداری اسناد با ارزش با امنیت کامل بر پایه دو اصل اصل منشاء یا خاستگاه و اصل نظم اولیه بایگانی می شود که این امر خود باعث کاهش هزینه و سهولت دسترسی کاربران به اسناد در نرم افزار مدیریت اسناد می شود.

وظایف سیستم بایگانی اداری

سهولت در انجام اصول بایگانی و جداسازی پرونده های بایگانی از یکدیگر برای یک واحد بایگانی که تمایل دارد با رعایت اصول سیستم بایگانی اداری ، مدیریت اسناد خود را به درستی انجام دهد از وظایف و اهداف مهم در فرآیند اصول بایگانی و افزایش سرعت دسترسی به محیط استقرار پرونده ها می باشد و این وظایف در انواع روش های بایگانی وجود دارد.

در سیستم بایگانی اداری با توجه به تعداد و انواع پرونده ها ، میتوان از روش های بایگانی زیر استفاده کرد :

  • روش الفبایی ساده
  • روش شماره گذاری متوالی و ترکیبی حرف و عدد
  • روش شماره گذاری حرف اول و دوم
  • روش شماره گذاری محدود و مرکب
  • روش شماره گذاری دهدهی و روش تاریخی

 

سیستم بایگانی اداری | آرین سیستم

اصول بایگانی | آرین سیستم

برخی از ابزار و وسایل مورد نیاز در سیستم بایگانی اداری

به کمک برخی از ابزار مانند کازیه ، پانچ ، منگنه ، قفسه بایگانی و … ، مدیریت و بایگانی اسناد با دسترسی آسان و سرعت انجام می شود. در ادامه درباره دو ابزار بایگانی عمومی تر در سیستم بایگانی اداری ، یعنی کمد و اسکنر بایگانی بیشتر توضیح خواهیم داد.

کمد بایگانی ریلی

از تجهیزات کاربردی نگهداری و بایگانی اسناد ، استفاده از کمد بایگانی ریلی به عنوان یکی از زیر مجموعه های قفسه بایگانی است که نسبت به روش های قدیمی سیستم بایگانی اداری با اینکه از نیروی انسانی برای حرکت قفسه های بایگانی ریلی استفاده می شود ، مزایای زیادی از جمله اشغال فضای کمتر نسبت به بایگانی با قفسه بندی ثابت دارد.

اسکنر بایگانی

اسکنر اسناد در جهت اسکن اسناد در حجم بالا و با سرعت عالی تا ابعاد A3 می تواند اسناد را اسکن کرده و برخی نیز بر روی CD مستقیماً اسناد را ذخیره و بایگانی می کند. امکان پر رنگ تر نمودن متون و یا حذف رنگ از دیگر ویژگی های اسکنر بایگانی می باشد.

حتما بخوانید: آیا با ویژگی ها و قابلیت های نرم افزار بایگانی اداری آشنا هستید؟

مدیریت اسناد الکترونیکی

در اصول بایگانی ، اجرای پروژه های بایگانی الکترونیکی یا آرشیو الکترونیکی اسناد ، از نتایج مدیریت اسناد الکترونیکی بوده که توسط سازمان های مختلف به کمک  نرم افزار بایگانی در حال اجرا و بهره برداری است. به کمک مدیریت اسناد الکترونیکی شناسایی ، کسب ، اشتراک و توزیع اسناد الکترونیکی در سازمان و واحدهای مربوطه مانند دبیرخانه برای مدیریت اسناد به خوبی انجام می گیرد.

اما یکی از ضرورت هایی که در راس اجزای تشکیل دهنده سیستم بایگانی اداری قرار دارد ، نرم افزار بایگانی اسناد است که در محافظت از مدارک حاصل از چالش ها ، فعالیت های اصول دفترداری و مراحل تولید اسناد باید در سامانه بایگانی در نظر گرفته شود.

از آنجایی که مستندسازی اسناد و مدارک در الویت کاری تمام شرکت های کوچک و بزرگ می باشد و نگهداری از این اطلاعات از اهمیت زیادی در سازمان برخوردار است ، استفاده از سیستم مدیریت اسناد اشغال فضا و فرسایش اسناد را به حداقل می رساند و به دلیل طبقه بندی اصولی اسناد ، دیگر با مشکل بی نظمی پرونده ها و مدارک سیستم بایگانی اداری مواجه نخواهید شد. از دیگر مزایای عمده آرشیو الکترونیکی اسناد می توان به موارد زیر اشاره کرد :

  • امکان استفاده از بایگانی در چند محل به کمک شبکه داخلی و اینترنت
  • عدم نیاز به ویراستاری
  • امکان ذخیره انواع پرونده در قالب اسناد الکترونیکی
  • عدم از بین رفتن و امنیت در نگهداری اسناد
  • امکان بروزرسانی اوراق و اسناد بایگانی و …
سیستم بایگانی اداری | آرین سیستم

روش های بایگانی | آرین سیستم

 5 نکته برای خرید نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد

در سیستم بایگانی اداری مراکز دولتی و خصوصی به دلیل کمبود فضای بایگانی و حفظ و نگهداری اسناد با امنیت کامل نیاز به استفاده از نرم افزاری پر سرعت و قدرتمند همچون نرم افزار بایگانی اسناد برای دسترسی سریع و آسان به اسناد و مدارک نسبت به گذشته بیشتر احساس می شود. نرم افزار آرشیو اسناد به عنوان یکی از انواع سیستم بایگانی اداری برای افزایش بهره وری و کاهش هزینه های نیروی انسانی و بایگانی باید دارای قابلیت هایی از جمله جستجو اسناد و مدارک یا فاکس سرور باشد. با توجه به دلایل اهمیت پیاده سازی سیستم الکترونیکی اسناد در سازمانها و شرکتها، بهتر است که 5 نکته مهم برای انتخاب و خرید نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد را بدانید :

1-نگهداری اطلاعات در حجم وسیع

دسترسی سریع و راحت به تمامی اطلاعات اسناد یکی از دغدغه مدیران سازمان هایی است که سطح بایگانی اسناد بالایی دارند. اما در فرآیند سیستم بایگانی اداری نحوه نگهداری اسناد بسیار مهم تر است. شما فرض کنید فعالیتی را شروع کردید و در چند سال اول تعداد اسنادی که باید نگهداری و بایگانی شود به نسبت کم است. ولی بعد از چند سال با افزایش اسناد رو به رو می شوید و باید به فکر سیستم بایگانی اداری ای باشید که بتوان در آن این حجم وسیع اسناد و اطلاعات را ثبت و بایگانی و به راحتی بتوان در زمان نیاز آن را جستجو و بررسی کرد.

2-تعیین سطوح دسترسی

یکی از راه های حفظ امنیت اطلاعات در سیستم بایگانی اداری ، امکان تعیین سطح دسترسی برای کاربر است. اینکه هر کاربر نسبت به توانایی و درجه شغلی خود در سازمان به کدام اسناد دسترسی و فعالیت داشته باشد. بنابراین مدیر ارشد می تواند با توجه به نیاز و مسئولیت فرد در سازمان امکان دسترسی آن فرد را تعیین کند تا کاربر با توجه به سطح دسترسی تعیین شده در نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد کار کند.

این مقاله را از دست ندهید: چگونه یک سیستم دبیرخانه تحت وب و حرفه ای داشته باشیم؟

3-گزارش گیری در سیستم بایگانی اداری

با توجه به سطوح دسترسی کاربران امکان گزارش گیری اسناد یکی از بخش های مهم سیستم بایگانی اداری می باشد. گزارش گیری در نرم افزار بایگانی با تمام تنوعی که دارد ، اما بر اساس سطح دسترسی کاربری تنظیم شده توسط مدیریت امکان تجزیه و تحلیل را به کاربر می دهد. معمولا گزارش گیری باید بر اساس نوع و گروه گزارش گیری اسناد یا انتخاب موضوع سند به صورت درختی ، نمودار و با امکان جستجو بر روي عنوان  و توضيحات قابل دسترسی و گزارش گیری است.

4-ویرایش اسناد

در سیستم بایگانی اداری باید امكان ويرايش كليه اطلاعات وارد شده در قسمت ثبت اسناد توسط كاربر ارشد و كاربران مجاز وجود داشته باشد. چون ممکن است به دلایل مختلف از جمله خستگی فردی یا شلوغی محیط در زمان ثبت سند اشتباهاتی رخ بدهد. بنابراین بهتر است در سیستم بایگانی اداری توسط کاربر با امکان دسترسی های لازم بتوان بر روی سند اشتباهات را ویرایش ، یا در صورت نیاز اطلاعاتی رو به سند اضافه یا حذف کرد.

5-بازیابی اسناد حذف شده در سیستم بایگانی اداری

در بررسی اسناد گاهی ممکن است متوجه بشید که به صورت اشتباه این سند ثبت شده یا اصلا دیگر برای شما کاربردی ندارد و آن را برای کم کردن حجم اطلاعات حذف کنید و یا حتی سهواً یکی از اسناد را حذف کنید. در سیستم بایگانی اداری باید این امکان وجود داشته باشد که اسناد حذف شده از ليست بصورت مجازي توسط مدير سيستم در صورت نياز بازيابي شود .

چگونه نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد آرین سیستم را بخریم

یکی از مشکلات سیستم بایگانی اداری سازمان ها پراکندگی اطلاعات به دلیل عدم وجود آرشیو اسناد و فایل اطلاعات به عنوان سرمایه شرکت است. در حالی که به جای یک سیستم سنتی مانند بایگانی در قفسه های پر از پوشه می توان با استفاده از سیستم مدیریت آرشیو اسناد به صورت یکپارچه اطلاعات را مدیریت کنید.

یکی از موفق ترین برنامه های بایگانی اسناد ، نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد آرین سیستم است که امکان ذخیره و مدیریت اسناد با استانداردهای لازم امنیت اطلاعات را در سیستم بایگانی اداری فراهم می کند. تعریف فیلدهای اطلاعاتی با امکان دسترسی به اطلاعات در هر مکان و هر زمان با نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد آرین سیستم تحت وب باعث شده قابلیت جستجو و گزارش گیری برای مدیران به صورت گسترده و یکپارچه فراهم شود.

شما مدیر و کاربر عزیزی که از نابسامانی اطلاعات و اسناد سیستم بایگانی اداری خود خسته شده اید و تصمیم دارید در سازمان خود از بهترین مزایا و امکانات نرم افزار بایگانی اسناد آرین سیستمهمچون مقیاس پذیری و امنیت داده های اطلاعات و اسناد بهره مند شوید ، می توانید با کلیک بر روی بنر زیر ، ضمن تکمیل اطلاعات خود درباره نرم افزار بایگانی با مشاوران ما برای خرید نرم افزار آرشیو در تماس باشید.

نرم فزار بایگانی اسناد | آرین سیستم

نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد | آرین سیستم

3 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

میخواهید به بحث بپیوندید؟
در صورتی که سوالی ندارید به دیگران کمک کنید تا مشکلشان حل شود!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *