کاربرد erp و نقش آن در یکپارچگی منابع مالی | دستاوردهای ERP

کاربرد ERP در سازمان چیست؟ امروزه مدیران و صاحبان کسب و کارها، برای رشد و بهبود وضعیت مالی و عملکردی خود به دنبال روش‌هایی می‌باشند. روش‌هایی که هم بتوانند در کوتاه مدت سازمان را به هدف خود برسانند و هم هزینه‌ی هنگفتی نداشته باشد. متخصصان حوزه برنامه ریزی پس از تحقیقاتی که بر روی روش‌های متعدد انجام شد به روش سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی رسیدند.

سیستم برنامه‌ریزی سازمانی چیست و چه کاربرد و دستاوردهایی دارد؟ در ادامه مقاله قصد داریم در مورد سیستم برنامه ریزی منابع سازمان و کاربرد ERP صحبت کنیم. دستاوردهایی را مطرح کنیم که دانستن و به دست آوردن آن‌ها برای سازمان، نتایح مطلوبی خواهد داشت.

ERP چیست؟

(Enterprise Resource Planning) که به صورت ERP می‌شناسیم، سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان برای مدیریت و کنترل تمامی اختیارات و امکاناتی که سازمان از آن برخوردار است، می‌باشد. منابع ERP شامل منابع انسانی، مواد، دارایی و… می‌باشد.

برخی دیگر از دانشمندان معتقدند، ERP یا همان سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی یک نرم افزار مالی درون سازمانی است، که دارای ساختاری جامع و ماژولار می‌باشد. سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی اطلاعات مالی و انسانی سازمان را استانداردسازی نموده و با توجه به ساختار و طراحی ماژولاری که از آن برخوردار است، باعث یکپارچگی اطلاعات و پیکربندی نیازهای پویای سازمان می‌گردد.

آیا ERP در حسابداری کاربرد دارد؟

کاربرد ERP در حسابداری چیست؟ آیا ارتباطی با هم دارند؟ سوالاتی است که پرسیده می‌شود و ما قصد پاسخگویی به آن‌ها را داریم. کاربردهای ERP در حسابداری پس از بررسی‌هایی که در سال‌های متمادی انجام شده است، بسیار جزئی و محدود می‌باشد.

کاربردهای ERP در حسابداری را می‌توان به عنوان یک ابزار و محرک دانست، که باعث تغییر و تحول در بستر اطلاعات مالی و حسابداری می‌شوند. ایجاد تغییر و تحول، تنها به منظور آسانی و تسهیل دسترسی و حل امور در سازمان است. کاربرد ERP در حسابداری باعث می‌شود، داده‌ها و اطلاعات مالی به صورت دقیق‌تر مورد بررسی و ارزیابی جهت ارائه صورتحساب قرار بگیرند.

اهداف و کاربرد ERP

همانطور که در مفهوم ERP گفتیم، ERP سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی یک نرم افزار کاربردی درون سازمانی می‌باشد، که دارای ساختاری ماژولار است. طبیعتا ساختار ERP دارای یک سری اهداف و کاربردهایی است که سازمان را در مسیر روشنی قرار خواهد داد، البته هر سازمان با توجه به نوع فعالیت خود و هدف اصلی‌ای که در سازمان دارد از این سیستم استفاده می‌کند.

کاربرد ERP چیست؟ برای پاسخ به سوال مذکور باید گفت که سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، همانطور که گفتیم در تمامی بخش‌های یک سازمان اعمال می‌شود. بنابراین کاربرد ERP را در تصویر زیر به صورت ماژولار و کامل شرح داده‌ایم.

کاربرد ERP در کاهش هزینه‌ها

مشاغلی که پس از راه اندازی، در مسیر رشد و توسعه قرار می‌گیرند، در مقابل راه ‌حل‌ها و فرآیندهای ناکارآمد و بیهوده فراوانی می‌باشند. ممکن است مسیرهای بی فایده را طی کنند، که تنها موجب دریافت هزینه‌های هنگفت شود، برای جلوگیری از این اتفاقات و نابودی سازمان، باید با برنامه‌ریزی مناسب و معتبری پیش رفت.

ERP در مسیر پیش رو کمک می‌کند، سازمان اهداف اصلی را در اولویت قرار دهد و کارکنان را وادار به انجام وظایف حیاتی سازمان کند، یعنی زمانی که ممکن است کارمند صرف کارهای پیش پا افتاده مانند ثبت صورتحساب به صورت دستی کند را صرف انجام امور با اهمیت‌تر می‌کند.

خودکارسازی اصلاحات و امور سازمان، به وسیله ماژول‌های سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی موجب کاهش هزینه و باعث صرفه جویی در زمان می‌شود. کاربرد ERP در سازمان باعث به حداقل رسیدن هزینه‌ها در سازمان و حذف خطاهای احتمالی می‌شود.

کاربرد ERP در ایجاد فرصت‌های افزایش درآمد

زمانی که سیستم ERP در سازمان اجرا می‌شود؛ سیستم زمینه‌ای را فراهم می‌آورد تا صاحبان موسسات و مدیران بتوانند تقاضای مشتریان را پاسخ دهند و موجودی کالاهای خود را پیگیری کنند. همین اقدامات باعث می‌شود تعامل سازمان با مشتریان افزایش یابد. زمانی که تعامل مشتریان افزایش پیدا کند، در مقابل فروش نیز افزایش پیدا می‌کند که برای سازمان فرصتی برای افزایش درآمد است.

به بیان دیگر و خلاصه‌تر، تیم ERP کمک می‌کند که پاسخگویی به مشتریانتان سرعت پیدا کند، پردازش اطلاعات و سفارشات دقیق‌تر انجام شود و تمام امور سازمان، به صورت اتوماتیک انجام داده شود. طبق تحقیقی که انجام شد؛ ERP باعث بهبود جریان نقدینگی و پیش بینی تقاضای مشتریان می‌شود که تمامی موارد ذکر شده موجب ایجاد فرصت‌های افزایش درآمد در سازمان می‌گردد.

کاربرد ERP در افزایش اثربخشی کسب و کار

یکی دیگر از کاربردهای ERP افزایش اثربخشی کسب و کار است. زمانی که سازمان در حال رشد از سیستم ERP استفاده می‌کند، به مرور عملکرد سازمان بهبود خواهد یافت. زمانی که عملکرد سازمان رو به بهبودی باشد، امور در بخش‌های مختلف سازمان آسان‌ و سریع‌تر انجام خواهد شد.

انجام تمامی این امور عملکرد مالی و عملیاتی سازمان را که اکنون بر مبنای ERP قرار گرفته است را بهبود می‌بخشد، بهبود یافتن بخش‌های مختلف سازمان به صورت همزمان، موجب افزایش اثربخشی کسب و کار در آن سازمان می‎‌شود.

کاربرد ERP در مدیریت

یکی از کاربردهایی که ERP در سازمان دارد، مدیریت است. جمله مذکور به این معناست که با اجرا نمودن سیستم ERP یا همان سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، سیستم ERP مدیریت تمام امور را بر عهده می‌گیرد.

مدیریت مفید و صحیح، موجب افزایش فروش و کارکرد درست پرسنل می‌گردد، دومین مزیتی که مدیریت کارآمد دارد، نظم و ساماندهی مناسب سازمان است که تیم ERP برای تحقق تمامی امور به سازمان شما کمک می‌کند.

کاربرد ERP در یکپارچه سازی سازمان

کاربرد ERP و نقش آن در یکپارچگی منابع مالی سازمان آخرین و شاید مهم‌ترین کاربرد ERP در یکپارچه سازی سازمان باشد. مدیران و صاحبان کسب و کارها برای اجرا نمودن ERP، کنترل و برنامه‌ریزی بخش‌های مختلف سازمان را در مسیر مشخص و واحدی قرار می‌دهد. اطلاعات ساماندهی می‌شود و سازمان در یک هدف مشخصی تلاش می‌کند.

مدیران با توجه به کاربرد ERP و نقش آن در یکپارچگی منابع مالی سیستم و نوع فعالیت سازمان خود، هدفی را تعیین نموده و در مسیر آن حرکت می‌کنند. این اتفاق یعنی یکپارچه شدن سازمان و کارکنان که برای تحقق یک هدف مشخص فعالیت می‌کنند.

به طور خلاصه باید گفت که مدیران با توجه کاربرد ERP و نقش آن در یکپارچگی منابع مالی در سازمان با کمک سیستم ERP می‌توانند اطلاعات سازمان را سر و سامان بدهند و دسترسی به آنان را آسان کنند.

ماژول‌های ERP

سیستم ERP همانطور که گفتیم یک برنامه کاربردی می‌باشد، که شامل ابزارها و ماژول‌های مختلف، برای فرآیندهای تجاری و مهم است. در تصویر زیر کاربرد ماژول‌های erp را شرح داده‌ایم تا به صورت کامل با آن‌ها آشنا شوید.

مهم‌ترین کاربرد ماژول‌های ERP که در تصویر فوق نام بردیم، شامل توضیحات زیر می‌باشد:

• زنجیره تامین: اولین ماژول ERP زنجیره تامین است. ماژول زنجیره تامبن به کارکنان سازمان‌ها کمک می‌کند تا بخش‌های سازمان را کنترل و مدیریت نمایند.
• چرخه عمر محصول: ماژول بعدی، چرخه عمر محصول است. ماژول عمر محصول، را به شرکت‌هایی که محصولات مخصوصی تولید می‌کنند پیشنهاد می‌دهیم. این ماژول، برای مدیریت کیفیت محصول و بهینه سازی هزینه‌ها و مواد مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• ارتباط با تامین کننده: با کمک ماژول ارتباط با تامین کننده می‌توانید، جلسات خود را کنترل و برنامه ریزی نمایید. میزان بودجه را تخمین بزنید و در تهیه صورتحساب نیز شما را یاری می‌کند.
• ارتباط با مشتری: این ماژول یکی از مهم‌ترین ماژول‌های ERP می‌باشد. به وسیله ماژول ارتباط با مشتری می‌توانید ارتباط میان متخصصان و مشتریان را برقرار کنید.
• مالی: ماژول مالی یکی از مهم‌ترین و دقیق‌ترین ماژول‌های ERP می‌باشد. از این ماژول برای مدیریت دارایی‌ها و سرمایه‌های شرکت استفاده می‌کنند و تجزیه و تحلیل داده‌های مالی و ارقام حسابداری توسط ماژول مالی انجام می‌شود.
• انسانی: مدیران نمی‌توانند تمامی کارکنان را زیر نظر داشته باشند، تا آن‌ها مشغول به کار شوند، این کار دشوار و در برخی از سازمان‌ها کاملا غیرممکن است. اگر شما می‌خواهید که بر کارکنان خود نظارت داشته باشید، بهتر است از ماژول انسانی ERP استفاده کنید. در بخشی از ماژول انسانی، اطلاعات تماس، میزان حقوق و ساعت کار کارکنان ذخیره می‌شود.

چه کسب و کارهایی باید از ERP استفاده کنند؟

در اکثر تحقیقاتی که انجام شده است به این نتیجه رسیده‌اند که ERP مناسب سازمان‌های بزرگ می‌باشد،اما این برداشت کاملا اشتباه است. کسب و کارهای کوچک نیز می‌توانند برای مدیریت نمودن بخش‌های مختلف سازمان، کاهش هزینه‌های عملیاتی و برنامه‌ریزی‌های حیاتی از سیستم ERP استفاده نمایند.

استفاده از ERP باعث می‌شود، تا زودتر بتوانند مسیر رشد و توسعه را طی کنند، البته ناگفته نماند که تنها اجرای سیستم erp نمی‌تواند شما را در مسیر پیشرفت و ترقی قرار دهد و نیازمند تداوم و تلاش کارکنان نیز می‌باشد.

ERP چگونه به کسب و کار ما کمک می‌کند؟

ERP چه کمکی به کسب و کار ما می‌کند؟ سوالی که ممکن است از ابتدای مقاله با خواندن مطالب به ذهنتان رسیده باشد. برای پاسخ به سوال ذکر شده باید گفت که کسب و کارها می‌توانند، با اجرا کردن سیستم ERP که یک نرم افزار کاربردی و مفید برای سازمان‌ها می‌باشد، تمام امور سازمان را خودکار سازی نمایند.

با توجه به اتفاق رخ داده شده، سرعت انجام امور افزایش یافته و پردازش اطلاعات با دقت بیشتری انجام می‌شود. ERP باعث می‌شود دید و بینش عمیقی نسبت به مسائل و مشکلات سازمان داشته باشید. همچنین کمکی که ERP به کسب و کارها می‌کند، این است که دسترسی به امور را تسهیل و تسریع می‌نماید.

این اتفاق باعث بهبود عملکرد سازمان شده و نمودار فروش را صعودی می کند. اکنون دانستیم که ERP چه کمکی به کسب و کار ما می‌کند و با انتخاب درستی می‌توانیم قدمی بزرگ برای سازمان برداریم.

مزایای ERP

تا اینجای مقاله دانستیم که ERP چیست و کاربرد ERP در کدام بخش‌های سازمان اعمال می‌شود. استفاده از ERP چه فایده‌ای دارد؟ کدام دلایل باید صاحبان کسب و کارها را اقناع کند که از این سیستم استفاده نمایند. در ادامه می‌خواهیم به معرفی کاربرد و مزایای استفاده از ERP یا همان سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی بپردازیم تا بدانید استفاده از این سیستم چه نتایجی را برای سازمان شما خواهد داشت.

کاربرد و مزایای ERP شامل موارد زیر می‌شود:

ردیف	کاربرد و مزایای ERP
1	افزایش دقت در پردازش
2	کاهش هزینه‌ها
3	کنترل و تسریع دسترسی به اطلاعات
4	به حداقل رسیدن خطاهای احتمالی در سازمان
5	افزایش رضایت مندی مشتریان
6	پیگیری کارها از زمان سفارش تا دریافت آن
7	افزایش متناسب سازی سازمان با مشتریان
8	صرفه جویی در زمان
9	قابلیت سفارش سازی

دستاوردهای ERP

ERP در حوزه‌‌های مختلف دستاوردهای بسیاری کسب نموده است، که همگی برای سازمان و شرکت مفید و نتایج مطلوبی را به همراه خواهد داشت. دستاوردهای ERP در ایران در حوزه‌های فنی، مالی، عملیاتی و استراتژیک قابل مشاهده می‌باشد. اکنون در تصویر زیر به سه مورد از مهم‌ترین دستاوردهای ERP پرداخته‌ایم.

یکپارچگی اطلاعات مالی

یکی از دستاوردهای ERP در حوزه مالی به نام یکپارچگی اطلاعات مالی می‌باشد. مدیران برای ارائه صورتحساب‌های مختلف و امور دیگر نیاز به تمامی اطلاعات سازمان دارند، تا بتوانند با جزئیات بیشتری به امکانات و نقاط ضعف سازمان بپردازند.

اطلاعات مالی نیز مجموعه‌ای از اعداد و ارقام از جمله ارقام فروش، درآمد، تعهدات می‌باشد که همگی باید مورد بررسی قرار بگیرند، اما در سازمان‌های متوسط و بزرگ دسترسی به این اطلاعات کار دشواری می‌باشد، بنابراین مدیران با ERP می‌توانند اطلاعات مالی را یکپارچه نموده و دسترسی به اطلاعات را آسان نمایند.

افزایش سرعت فرآیندهای سازمان

پس از یکپارچه شدن اطلاعات مالی، یکی دیگر دستاوردهای ERP افزایش سرعت فرآیندهای سازمان است. با کمک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی، تعاملات میان بخش‌‌های مختلف سازمان افزایش می‌یابد. با افزایش یافتن تعاملات، می‌توانید ناهماهنگی‌های میان واحدهای سازمان را حذف و از بین ببرید.

استاندارد سازی اطلاعات منابع انسانی

و آخرین مورد از دستاوردهای ERP استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی است. منابع انسانی و ذخیره نمودن اطلاعات کارکنان یکی از مهم‌ترین کارهایی است که هر سازمان باید انجام دهد. به کمک کاربرد ERP می‌توانید نقش و عملکرد منابع انسانی را در سازمان دنبال و پیگیری نمایید. نتیجه این اقدام اطلاعات موثق و صحیح برای تصمیم‌گیری در مورد منابع انسانی است.

نتیجه گیری

کاربرد ERP برای سازمان‌ها بسیار حیاتی و ضروری می‌باشد. ERP یک نرم افزار مالی درون سازمانی است، که دارای ساختاری جامع و ماژولار می‌باشد. این سیستم جامع اطلاعات مالی و انسانی سازمان را استاندارد سازی می‌نماید و با توجه به ساختار ماژولاری که از آن برخوردار است، باعث یکپارچگی اطلاعات و پیکربندی نیازهای پویای سازمان می‌گردد.

در مقاله‌ای که خواندید سعی کردیم کاربرد ERP و نقش آن در یکپارچگی منابع مالی و دستاوردهای ERP را برای شما بیان کنیم تا بتوانید برای سازمانتان یک تصمیم قطعی و مفید بگیرید. اکنون می‌توانید بعد از خواندن مقاله اگر سوال و یا پیشنهادی دارید در قسمت دیدگاه برای ما یادداشت کنید.