نرم افزار EAM چیست؟ راهنمای 100% مدیریت دارایی سازمان
نرم افزار EAM به عنوان یکی از ابزارهای مهم در مدیریت دارایی سازمان شناخته شده است. اگر شما بخش عظیم سازمان خویش را صرف خرید اموال و تجهیزات کرده باشید میتوانید با استفاده از EAM، دارایی ها را کنترل و ردیابی نمایید. EAM به شما کمک میکند چرخه عمر دارایی ها و زنجیره تامین را مدیریت کنید؛ هزینههای عملیاتی و … را کاهش دهید. در این مقاله به معرفی و بررسی مزایای EAM و نرم افزار EAM پرداخته ایم. پس تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.
در این مقاله به مباحث زیر می پردازیم:
نرم افزار EAM چیست؟
EAM مخفف کلمه (Enterprise Asset Management) میباشد و برای پاسخ به سوال EAM چیست؟ باید بگوییم که EAM مجموعه ای از فرآیندها و ابزارهایی میباشد، که به شرکتهای بزرگ اجازه میدهد تا دارایی های فیزیکی شرکت از قبیل: ماشینها، تجهیزات، ساختمان و وسایل نقلیه را در طول چرخه عمر مفید خود یعنی از تولید تا مصرف را، ردیابی و مدیریت کنند. البته مفهوم EAM چیست را میتوان عمیقتر هم تعبیر کرد، به گونه ای که EAM در هسته خود برای برنامه ریزی، بهینه سازی و اجرای کلیه فعالیتهای تعمیر و نگهداری دارایی ها متناسب با مهارت ها، مواد و ابزار و … مورد استفاده قرار میگیرد.
EAM چه کاری انجام میدهد؟
طبیعتا سازمان های بزرگ دارای دارایی های بزرگ می باشند، که باید از آن ها مراقبت کنند. سازمان ها با EAM که به عنوان یک مرکز برای مدیریت و کنترل این نوع محیط کاری ارائه شده است کمک بگیرند. مدیریت دارایی سازمان اهدافی را دنبال میکند که شامل:
- افزایش عمر مفید دارایی ها
- افزایش عملکرد و زمان به روز دارایی ها
- کاهش هزینه های عملیاتی و…
- تقویت ابتکارات محیط زیست، سلامت و ایمنی
مدیریت دارایی سازمان در سازمان صنایعی همچون تولید، انرژی، آب و برق و ساخت و ساز مورد استفاده قرار میگیرد. EAM میتواند به شرکت شما در زمینههای زیر کمک کند تا شما در کسب و کار خود باقی بمانید.
- مدیریت کار
- مدیریت چرخه عمر دارایی
- مدیریت زنجیره تامین
- مدیریت قرارداد
- تجزیه و تحلیل گزارش
- مدیریت مالی
وظایف کلیدی نرم افزار EAM
1. مدیریت کار
مدیریت کار توسط EAM به معنای مدیریت تمام کارهای تعمیر و نگهداری برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده اموال شرکت میباشد. کارهایی از قبیل: مدیریت درخواست های نگهداری شده، برنامه ریزی برنامه های نگهداری، ردیابی کار در حال انجام و هماهنگیهای مربوط به تعمیرات با پیمانکاران را پوشش میدهد و سازماندهی میکند.
2. مدیریت چرخه عمر دارایی
یکی از عملکردهای مهم و ضروری EAM مدیریت چرخه عمر دارایی می باشد؛ این عملکرد به مدیران کمک میکند تا از مدیریت دارایی و ردیابی آن روی صفحههای کاغذی و صفحات گسترده دوری کنند و مدیریت را به یک مرکز اطلاعاتی مشخص انتقال دهند.
مراحل مدیریت چرخه عمر دارایی
3. مدیریت زنجیره تامین
نرم افزار مدیریت دارایی سازمان (EAM) برای بهبود و روش های کنترل موجودی دارای ویژگی هایی میباشد. برخورداری از این ویژگی ها امکانی را فراهم میکند تا نگاهی روشنتر و عمیقتر به مدیریت زنجیره تامین داشته باشید.
4. مدیریت قرارداد
برای مدیریت کردن دارایی ها، باید تمامی قراردادهای موجود در سازمان را نیز مدیریت نمایید. قراردادهای کارمندان، شرکا، فروشندگان و مشتریان و… در تمامی این مراحل شما نیاز به نرم افزاری دارید که بتواند این امور را انجام دهد. نرم افزار EAM یکی از نرم افزارهایی است که میتواند کار شما را آسان کند. به بیان دیگر در روند مدیریت و کنترل قراردادها، نرم افزار EAM میتواند به شما در تسهیل مدیریت قرارداد کمک کند. همچنین شما می توانید با بررسی ویژگی های نرم افزار مدیریت قراردادها به عنوان یکی از بخش های نرم افزار ArianERP، با ویژگی های این نرم افزار آشنا بشوید.
5. تجزیه و تحلیل گزارش
استفاده از نرم افزار EAM طبیعتا یک نمای کلی از عملیات تعمیر و نگهداری دارایی های سازمان را همراه با طیف گستردهای از گزارش ها به شما نشان خواهد داد. استفاده از نرم افزار EAM این امکان را فراهم میآورد که به بینشهای عملیاتی عمیقی برای مدیریت دارایی ها برسید. بینش هایی مانند:
- مدیریت عملکرد دارایی برای از بین بردن مشکلات مکرر
- دنبال کردن انواع شاخص های کلیدی
- یافتن مسیر و راه حل روشن برای ردیابی هزینه ها
6. مدیریت مالی
مفهوم مدیریت امور مالی به معنی استفاده از EAM برای جمع آوری داده ها در مورد هزینه های بین بخشها و ارسان آنها به حسابداری است. پس از ارسال اطلاعات، حسابداری میتواند هزینه های پروژه را نظارت کند و این نظارت به سازمان کمک میکند تا در راستای مدیریت دارایی ها و اهداف مالی خویش قدم بردارد.
چه نوع نرم افزاری نیاز دارم؟
دو مدل نرم افزار وجود دارد برای استفاده از EAM دو راه حل مبتنی بر فضای ابر و سرور های درون سایت وجود دارد، که سازمانها برای ذخیره اطلاعات و کنترل آنها میتوانند استفاده کنند.هر دوی این روش ها دارای مزایا و معایبی میباشند. انتخاب هر کدام برای دسترسی به نرم افزارها کاملا به نیازهای منحصر به فرد شرکت بستگی دارد. برای این که گزینه مناسب را متناسب با خواستهها و نیازهای شرکت خود انتخاب کنید باید از موارد زیر آگاه باشید.
راه حل های مبتنی بر ابر
ابتدا بدانیم مبتنی بر ابر به چه معناست؟ مبتنی بر ابر به این معناست که همه داده ها به صورت محلی ذخیره نمیشوند، بلکه در ابر ذخیره میشوند. راه حلهای مبتنی بر ابر را اغلب به عنوان SAAS می شناسند، که به عنوان نرم افزار سرویس دهی شناخته شده است و بر روی سرورهای فروشنده میزبانی میکند.
در راه حل مبتنی بر ابر، شما نیازی به نصب فیزیکی نرم افزار ندارید. بلکه می توانید از طریق یک مرورگر یا یک برنامه تلفن به نرم افزار دسترسی داشته باشید. نرم افزار ArianERp ابری یکی از نرم افزار های مبتنی بر ابر می باشد، که به مدیریت منابع سازمان شما می پردازد. اگر قصد آشنایی با این نرم افزار را دارید، حتما به صفحه نرم افزار ERP ابری آرین سیستم مراجعه نمایید.
مزایای راه حل های مبتنی بر ابر عبارتند از:
- هزینه های راه اندازی کمتر
- عدم درگیری و نگهداری با نرم افزار
- نظم بیشتر امنیت داده ها و پشتیبان گیری آن ها
- تطبیق دادن آن با بودجه سازمان
معایب راه حل های مبتنی بر ابری عبارتند از:
- تحت تاثیر زمان خرابی میباشد
- به قدرت اتصال اینترنت شرکت وابسته و متکی است
- در محیط هایی که چند سازمان به طور همزمان استفاده میکنند به اندازه کافی ایمن نمیباشد.
مقایسه پردازش ابری و پردازش در محل
راه حل های در محل (On-Premise) برای نرم افزار EAM
در بخش قبل گفتیم که ما از دو روش به نرم افزارهای خودمان دسترسی خواهیم داشت. یکی از این روش ها سرورهای درون سایت (داخلی) میباشد. یعنی نرم افزار داخلی، باید به صورت محلی روی سرورهای داخلی متعلق به شرکت نصب شود. اگر بخواهید اطلاعات را در محل ذخیره کنید، ملاحظاتی وجود دارد که عبارتند از:
- اگر شما بخواهید کنترل کاملی بر داده های کسب و کار خود و امنیت آنها داشته باشید.
- یک سیستم ERP داخلی از قبل در سازمان شما وجود دارد و قصد ادغام دو نرم افزار را دارید.
- شما قصد دارید یک مجوز دائمی برای ماژول EAM خریداری کنید، زیرا باید آنها را به شدت تغییر دهید تا متناسب با نیازهای تجاری خود باشد.
راه حل های در محل چه مزایایی دارد؟
- قابل تنظیم مناسب: این مزیت به شما این امکان را میدهد، که قابلیت ها و ویژگی های پیشرفتهای را اضافه کنید. این قابلیت ها میتواند بخشهای مختلف را برایتان پشتیبانی کند.
- پشتیبانی اختصاصی IT در محل: به دلیل شرایط کرونایی میتوانید از راه دور و در محل فناوری اطلاعات «it» سازمان خویش را پشتیبانی کنید.
- امنیت داده ها: اطلاعات و داده هایی که در محل (سایت) ذخیره شدهاند کمتر در معرض تهدیدات سایبری قرار دارند. در این صورت سازمان و شرکت شما مسئول حفظ امنیت داده های شرکت به جای تحویل آنها به شخص ثالث خواهد بود.
- مقرون به صرفه: انجام این امور در طولانی مدت میتواند برای سازمان شما مقرون به صرفه باشد.
معایب راه حل های داخلی عبارتند از:
- پیچیدگی مراحل راه اندازی و نصب طولانی
- هزینه های نگهداری بالا
- عدم سازگاری با دستگاه موبایل
اجرای ترکیبی-ابر بعنوان گزینه سوم
سیستم ترکیبی ابری بهترین گزینه برای ارائه از دنیای مبتنی ابری و سرورهای داخلی میباشد. اجرای این روش به این صورت است که برخی از داده ها و اطلاعات در سرورهای داخلی ذخیره میشوند و اطلاعات روزانه سازمان برای دسترسی سریع تر و آسان تر پرسنل در فضای ابری ذخیره میشود.
مزایای ترکیبی-ابر (Hybrid-Cloud)
- تطبیق پذیر بودن: تطبیق پذیر بودن به این معناست که به شرکت شما اجازه میدهد طبق نیاز و خواستههای خود تغییر کند.
- پشتیبانی بهتر از نیروی کار از راه دور: سازمانها میتوانند داده ها و اطلاعات مهم را در فضای ابری ذخیره کنند.
- کاهش هزینه ها: با افزایش تقاضا سازمان گسترش یافته و کم هزینه تر میشود.
- بهبود تداوم کسب و کار، کاهش زمان خرابی: میتوانید از اطلاعات سرورها در فضای ابر پشتیبان گیری کنید.
- کنترل بیشتر بر امنیت: میتوانید بر اساس انطباق و خط مشی امنیتی، محل نگهداری داده ها را انتخاب کنید.
معایب ابر هیبریدی چیست؟
- هزینه های سخت افزار: ساخت و نگهداری زیرساخت های ترکیبی بسیار پرهزینه است.
- مدیریت چندین فروشنده و پلتفرم: مدیریت فروشندگان در هر دو پلتفرم میتواند چالشی باشد.
- دید کمتر: تقسیم محیطهای محاسباتی خود بر روی دو یا چند فضای ابری، یک عملیات پیچیده را انجام میدهد. این موضوع میتواند باعث ایجاد یک تصویر واضح از محیط کلاد شما از جمله سیستم ها، فرآیندها، برنامهها و… که باید مدیریت کنید را دشوار سازد.
EAM به عنوان یک مفهوم در مقابل نرم افزار EAM
شرکتها، مدیریت دارایی سازمان را میتوانند به دو صورت مختلفف یعنی در حالت اول EAM را به عنوان یک مفهوم و در حالت دوم EAM به عنوان یک نرم افزار بررسی و آن را انجام دهند. نرم افزار EAM میتواند به شما در انجام EAM کمک کند. برای درک این دو موضوع باید موضوع را عمیق تر بیان کنیم.
EAM بعنوان یک مفهوم (Concept)
این موضوع به مدیریت دارایی های یک تجارت اشاره دارد و شامل ترکیبی از نرم افزار سیستم ها و خدمات برای نگهداری و کنترل دارایی ها و تجهیزات میباشد. این موضوع جدایی ناپذیر از مدیریت تسهیلات است.
هدف EAM به عنوان یک مفهوم، مدیریت کیفیت و استفاده از دارایی ها در طول چرخه عمر دارایی ها میباشد و دومین هدف آن، صرفه جویی در پول و استفاده حداکثری و بهبود کیفیت دارایی ها است.
نرم افزار EAM
نرم افزار EAM چیست؟ نرم افزار EAM برای مدیریت دارایی های سازمان استفاده میشود. این نرم افزار یک نمای کلی از دارایی های فیزیکی و زیرساخت های سازمان در طول دوره فعالیت ارائه میدهد. به کلام دیگر اگر بخواهیم مفهوم نرم افزار EAM چیست را بیان کنیم میتوانیم بگوییم که نرم افزار EAM دارایی ها را از مرحله طراحی تا کمیسیسون، تهیه و بهره برداری، نگهداری و… ردیابی و مدیریت میکند.
بهترین روشها برای استفاده از نرم افزار EAM
زمانی که نرم افزار EAM را نصب و پیاده سازی میکنید باید بهترین روشها را ایجاد کنید، تا همه چیز به خوبی اجرا شود. یعنی داشتن مجموعهای از بهترین شیوهها و برای داشتن این مجموعه از اعضای تیم گرفته تا سطوح بالای سازمان، همگی باید با بهترین شیوهها مدیریت و کنترل شوند.
نرم افزار ابزاری فوق العاده برای حل مشکلات است. اما راه حلی نیست که بتواند تمامی مشکلات را برطرف کند. شما فرض کنید هدف شما در سازمان، کاهش هزینههای عملیاتی و افزایش سود است. در این صورت شما باید یک رویکرد استراتژیک را توسعه دهید.
به دنبال پشتیبانی نرم افزاری مناسب باشید؟
مدیریت تاثیرگذار بخش عظیمی از دارایی ها بدون انجام پشتیبانی غیرممکن است. حال می خواهد EAM یا CMMS باشد. هر سازمانی باید نرم افزاری برای مدیریت دارایی های فیزیکی، نیروی کار، موجودی و هزینه ها داشته باشد.
برای انجام این کارهای بزرگ و زمانگیر، نرم افزار EAM ابزاری عالی برای انجام کارهاست. البته لازم به ذکر است که باید نرم افزاری بیابید که مطابق نیازهای منحصر به فرد سازمان شما باشد و بدون کرک های اضافه خواستههای شما را در اختیارتان قرار دهد. انتخاب نرم افزار مناسب به اندازه انتخاب ابزار مناسب برای هر سازمانی مهم است.
بهبود پایگاه داده دارایی و جمع آوری داده ها در نرم افزار EAM
اطلاعات دقیق و به روز، اساس و پایه استراتژی مدیریت دارایی سازمان قوی است و همان قدر انتقال اطلاعات نادرست و تصمیمگیری بر حسب آنها میتواند خطرناک باشد. هنگام استفاده از نرم افزار EAM باید از دقیق و به روز بودن اطلاعات اطمینان داشته باشید. نرم افزارهای EAM ،ERP و CMMS به عنوان یک مرکز متمرکز عمل میکنند. این نرم افزارها جایی که کارکنان میتوانند از یک نقطه به داده های مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و همچنین سیلوهای داده را حذف میکنند، که تنها یک گروه از افراد به داده های خاص دسترسی دارند.
ترکیب مناسبی از استراتژی های تعمیر و نگهداری را اجرا کنید
انتخاب استراتژی و نگهداری تقریبا همه چیز را تعیین و مشخص میکند. البته این موضوع به میزان کارهای روتین و پیشگیرانه، میزان موجودی قطعات یدکی و میزان خرابیهای برنامه ریزی نشده در مقابل زمان بندی تاثیر میگذارد. وقتی صحبت از تعمیر و نگهداری می شود. راه حل یکسانی برای امور وجود ندارد و به همین دلیل است که بهترین رویکرد اجرای ترکیبی از استراتژیهای مختلف است.
نرم افزار نگهداری و تعمیرات آرین سیستم با ارائه گزارشات جامع، ایجاد امکان بررسی شاخص های عملکردی و اقدام برای برنامه ریزی عملیات و … موجب تسریع در انجام کارها در کنار دقت بالا و همچنین کاهش خطاهای انسانی کارشناسان نت می شود، برای آشنایی بیشتر با این نرم افزار پیشنهاد می کنیم حتما صفحه نرم افزار نگهداری و تعمیرات را بررسی کنید.
هر چیزی را که می توانید استاندارد کنید!
زمانی که یک سازمان رشد و گسترش مییابد. به همان سرعت قوانین و دستورالعملها نیز افزایش پیدا میکنند. با ورود افراد بیشتری به شرکت، استاندارد و مستند بودن همه چیز حیاتی است. گاهی ممکن است این مراحل بی اهمیت و خسته کننده به نظر برسند، اما این دستورالعمل ها باعث ایجاد ساختاری میشود که از فروپاشی سازمان جلوگیری میکند. اما زمان استاندارد سازی دستورالعملها باید مراقب باشد انعطاف پذیری سازمان حفظ شود تا ساختار بیش از حد سختگیرانه نشود.
وقتی از EAM استفاده میکنید میتوانید موارد زیر را استاندارد کنید:
- نوشن رویههای عملیاتی استاندارد برای کارهایی که به طور منظم انجام میشوند.
- نوشتن دستورالعملهای ایمنی و بهداشت
- ایجاد چک لیست نگهداری پیشگیرانه
- قوانین ردیابی و مدیریت موجودی MRO
- قوانین مذاکره با فروشندگان شخص ثالث
- قوانین استخدام و استخدام اعضای جدید بخش تعمیر و نگهداری
- تنظیم یک ساختار سازمانی واضح
بهبود ارتباط بین نقش ها و بخش ها با نرم افزار EAM
دارایی ها در طول چرخه عمرشان از دستهای مختلفی عبور میکنند و اطلاعات مروبط به دارایی ها از چشمهای فراوانی میگذرد. اگر در سازمان خود قصد دارید که دارایی ها و اطلاعات مربوط به آنها را روان و پابرجا نگه دارید، باید اطلاعات خوبی در زمینههای زیر داشته باشید:
- اپراتورهای ماشین و سایر کارکنان
- تیم تعمیر و نگهداری باید قادر به برنامه ریزی و هماهنگی کار بین تکنسینها باشند
- مکانیک میدانی باید راه سادهای برای ارسال دادهها و گزارشهای میدانی داشته باشند
- مدیران موجودی باید اعلانهای به موقع دریافت کنند
استفاده از CMMS یا راه حل مدیریت دارایی سازمانی و ادغام آن با سیستم ERP معمولا بهترین راه برای اطمینان از دسترسی سریع و تبادل اطلاعات مرتبط است.
تنظیم گزارش های خودکار برای اهداف و معیارهای شناسایی شده
تعیین اهداف و معیارهای مدیریت دارایی تنها راه برای بهبود تدریجی و پایدار برای این مسئله است. سازمانهایی که نمیتوانند به طور دقیق شاخصهای عملکرد مختلف را ردیابی کنند. اغلب تمایل زیادی به تمرکز روی هزینههای عملیاتی سازمان دارند. در این مواقع نرم افزار به شما میتواند کمک کند. راه حل هایی مانند LIMBLE و CMMS گزارش دهی دقیق و امکان تنظیم گزارشهای سفارشی را ارائه میدهند. این ویژگیهای این امکان را برای شما فراهم میآورد تا مشکلات را ریشه یابی و حل نمایید.
نقش شاخصهای کلیدی عملکرد و معیارهای نگهداری در طرح کلان چیزها
اگر کسب و کاری با تنظیمات بسیار مشابه در مکانهای مختلف دارید میتوانید از آن به نفع خود استفاده کنید. با مقایسه گزارش های عملکرد، میتوانید ببینید که کدام سایتها بهترین عملکرد را دارند و کدام یک عقبتر است. سپس میتوانید از این اطلاعات برای برسی بهترین شیوهها از سایتهای با عملکرد بالاتر استفاده کنید و آنها در کل سازمان اجرا کنید.
آیا EAM برای شرکت من کار خواهد کرد؟
در حال حاضر با توجه به مشاهدات، ارزشی که نرم افزار EAM میتواند برای شغل شما به ارمغان آورد ببینید. آیا این همان چیزی است که برای سازمان شما مفید باشد؟ در این قسمت چیزهای زیادی برای پذیرش وجود دارد. خودتان میدانید که باید تمام تنظیمات و گزینههای مختلف نرم افزار EAM را در نظر بگیرید. اما باید فروشندهای که در محل کار میکند را نیز در نظر بگیرید.
در این جا چند نکته وجود دارد که باید در نظر بگیرید که آیا هزینه، پیاده سازی اولیه، تحرک، پشتیبانی و خدمات، مقیاس پذیری، یکپارچه سازی و هزینه EAM برای کسب و کار شما مفید است یا خیر؟
نرم افزار EAM در مقابل CMMS
هر دو سیستم EAM و CMMS به شرکتها کمک میکنند تا از رویکرد تعمیر و نگهداری واکنشی دور شده و با خودکار کردن فعالیتهای تعمیر و نگهداری، به سمت استراتژی نگهداری پیشگیرانه نزدیک شوند. اما با این حال به چند تفاوت تعیین کننده میان EAM و CMMS نگاهی بیندازیم.
- سیستم های مدیریت و نگهداری CMMS، نرم افزاری هستند که به طور خاص برای خودکار و ساده سازی تمام وظایف مرتبط با مدیریت تعمیر و نگهداری طراحی و اختصاص داده شدهاند. این نرم افزار در درجه اول بر مدیریت نگهداری و تعمیرات در زمانی که دارایی عملیاتی است- زمانی که راه اندازی و کار میکند.
- نرم افزار EAM همه موارد را پوشش میدهد و با قابلیتهای اضافی مانند ردیابی چرخه عمر دارایی، ارائه عملکردهای مختلف حسابداری و مدیریت مالی و موارد دیگر بر روی آن ها ایجاد میکند. نرم افزار EAM سعی میکند رویکردی جامع و گسترده داشته باشید.
- به طور خلاصه راه حلهای EAM دارای برخی از قابلیتهای CMMS هستند اما همه ابزارهای CMMS دارای عملکرد EAM نیستند.
قراردادن تکنولوژی برای شما
از هر جهتی که به مسائل نگاه کنیم مدیریت بخش اعظم دارایی ها بسیار پر هزینه میباشد، اما باید بدانید مسئلهای هست که گران تر از این مورد تمام می شود! مدیریت نکردن آن هاست.
اگر نمیتوانید دارایی ها را در طول چرخه عمر ردیابی کنید، یا به یک برنامه تعمیر و نگهداری فعال برای به حداکثر رساندن عمر مفید آنها پایبند باشید، تنها کاری که میتوانید انتظار وقوع آن را داشته باشید وجود مشکلات عملیاتی ثابت و بودجه تعمیر و نگهداری بیش از حد است. اکنون با تمام اطلاعات EAM آشنا شدید و میتوانید در انتخاب راه حل EAM آسان رفتار کنید.
نتیجه گیری
EAM مجموعهای از فرآیندها و ابزارهایی میباشد، که به شرکتهای بزرگ اجازه میدهد تا دارایی های فیزیکی شرکت از قبیل ماشینها، تجهیزات، ساختمان و وسایل نقلیه را در طول چرخه عمر مفید خود یعنی از تولید تا مصرف، ردیابی و مدیریت کنند. نرم افزار EAM میتواند به شرکت شما در زمینه های: مدیریت کار، مدیریت چرخه عمر دارایی، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت قرارداد، تجزیه و تحلیل گزارش، مدیریت مالی سازمان شما کمک کند.
دیدگاه خود را ثبت کنید
میخواهید به بحث بپیوندید؟در صورتی که سوالی ندارید به دیگران کمک کنید تا مشکلشان حل شود!