0 تا 100 نصب نرم افزار ERP

اولین قدم در رابطه با تحول دیجیتال در سازمان‌ها نصب نرم افزار ERP است. این نرم‌افزار به عنوان یک راهکار جامع، موجب یکپارچگی فرآیندهای مالی، تولید، منابع انسانی، فروش و تدارکات می‌­شود.

اما نصب موفق نرم افزار ERP، نیازمند برنامه‌ریزی، مدیریت تغییر و آماده‌سازی زیرساخت‌هاست.

برای موفقیت آمیز بودن فرآیند نصب نرم افزار ERP، باید برنامه‌ریزی صحیحی از ابتدا تا انتهای فرایند وجود داشته باشد. این برنام‌ریزی شامل انتخاب تیم پروژه، تعیین اهداف، انتخاب بین ERP ابری یا داخلی است. در این مقاله، به صورت گام‌به‌گام از 0 تا 100 نصب ERP مورد بررسی قرار گرفته است.

نقشه راه پیاده‌سازی موفق ERP

اگر یک نقشه راه دقیق برای نصب نرم افزار ERP در سازمان وجود نداشته باشد، علاوه بر افزایش ریسک در خصوص پیاده‌سازی نرم افزار، احتمال موفقیت اجرای آن در سازمان نیز کاهش می­‌یابد. به عبارتی برای پیاده‌سازی موفق ERP باید اهداف و محدوده پروژه مشخص و یک تیم پروژه تشکیل شود.

در خصوص نقشه راه پیاده‌سازی موفق نرم افزار ERP، تمرکز اصلی بر هم‌راستایی اهداف سازمان با قابلیت‌های سیستم است. شناسایی ریسک‌ها، مدیریت منابع و انتخاب درست زیرساخت‌ها، همگی بخش‌هایی از این نقشه هستند. در ادامه، هر یک از مراحل اصلی مربوط به نقشه راه مورد بررسی قرار گرفته است.

تشکیل تیم پروژه ERP

تشکیل تیم پروژه برای نصب نرم افزار ERP یکی از اولین و اصلی­‌ترین اقدامات است. نمایندگان بخش‌های مختلف سازمان مانند مالی، تولید، منابع انسانی و IT اعضای تشکیل دهنده تیم پروژه ERP است. وجود این ترکیب متنوع موجب می­‌شود تا نیازها و دغدغه‌های تمامی بخش‌ها در فرآیند نصب در نظر گرفته شود.

علاوه بر این مدیریت پروژه باید شخصی با تجربه و با قدرت تصمیم‌گیری باشد تا بتواند فرآیند نصب نرم افزار ERP را هدایت نماید. هماهنگی میان اعضا تیم و تقسیم وظایف مشخص به هر عضو، ریسک‌های احتمالی را کاهش داده و موجب تسریع در مراحل پیاده‌سازی نرم افزار می‌شود.

تعیین اهداف و محدوده پروژه

یکی از مهم‌ترین اقدامات در نصب نرم افزار ERP مشخص کردن اهداف پروژه است. باید سازمان بداند که چرا به ERP نیاز دارد و این نرم افزار چه مشکلاتی را می‌­تواند حل کند. به عنوان مثال کاهش هزینه‌ها، بهبود بهره‌وری یا دسترسی بهتر به داده‌های سازمانی می‌تواند از اهداف پروژه باشد.

علاوه بر تعیین هدف در اجرای پروژه، تعیین محدوده پروژه نیز امری ضروری است. در صورتی که در زمان نصب نرم‌افزار ERP محدوده پروژه تغییر کند، هزینه‌ها و زمان اجرا به صورت قابل توجهی افزایش می‌یابد. بنابراین لازم است که محدوده مشخص و مستندی آماده شود تا مسیر پیاده‌سازی به صورت دقیق‌ دنبال گردد.

نصب ابری یا داخلی (Cloud vs On-Premise)؟

یکی از تصمیمات مهم هنگام نصب نرم افزار انتخاب بین مدل ابری و داخلی نرم افزار است. ERP ابری به علت کاهش هزینه‌های زیرساخت و دسترسی سریع‌تر ‌به بروزرسانی‌ها طرفداران بیشتری پیدا کرده است. اما باید در نظر داشت که ERP داخلی (On-Premise) کنترل و امنیت بیشتری به سازمان‌ها می‌دهد اما در مقابل هزینه‌های سخت‌افزاری و نگهداری آن بالاتر است.

انتخاب از میان ERP ابری یا داخلی به بودجه، نیازهای امنیتی سازمان و میزان انعطاف‌پذیری مورد انتظار نرم افزار بستگی دارد. با انجام تحلیل درست نیازهای سازمان و خدمات نرم افزار، انتخاب بهترین مسیر برای نصب نرم افزار ERP و کاهش ریسک‌های آتی سازمان امکان پذیر می­‌شود.

شرکت آرین سیستم هر دو مدل نصب نرم افزار ERP را ارائه می‌دهد. برای انتخاب بهترین گزینه ابتدا به نیازهای سازمان توجه می‌­کند. علاوه بر این با هدف افزایش بهره‌­وری در استفاده از نرم­‌افزار، شرکت آرین سیستم مشاوره اختصاصی و سفارشی‌سازی ERP  براساس ابعاد و فرآیندهای هر سازمان را ارائه می­‌دهد.

قدم ۲: شناسایی و ارزیابی ریسک‌های بالقوه (از بحران مالی تا رسانه‌ای)

ریسک‌های مالی، فنی و حتی رسانه‌ای می‌توانند هر پروژه­ای را با چالش روبه‌رو کنند. پروژه مربوط به نصب نرم‌افزار ERP نیز از این قاعده متسثنی نیست. لازم است که نسبت به شناسایی و پیش‌بینی ریسک‌ها اقدام موثری شود تا سازمان بتواند قبل از بروز مشکل، راه‌حل‌های جایگزین را داشته باشد.

در فرآیند نصب نرم افزار ERP باید برای هر ریسک احتمالی مانند عدم پذیرش کاربران، مشکلات یکپارچگی داده‌ها، عدم هماهنگی بخش­‌های مختلف و… برنامه‌ای متناسب آماده شود. این امر علاوه بر افزایش سرعت حل مشکلات، موجب بالا رفتن اعتماد تیم اجرایی نیز می‌­شود.

چک‌لیست پیش‌نیازهای فنی و زیرساختی

آماده‌سازی زیرساخت یکی از قسمت‌­های مهم در نصب نرم افزار ERP است. این زیرساخت‌­ها شامل سرورها، شبکه و پایگاه داده است، در صورتی که زیرساخت‌­های زیر به درستی آماده نشوند، اجرای کل پروژه با تأخیر و مشکل روبه‌رو خواهد شد. بنابراین لازم است که قبل از هر اقدامی یک چک لیست از پیش نیازها تهیه و تنظیم شود.

یک چک ‌لیست جامع از پیش‌نیازهای فنی و زیرساختی شامل بررسی نیازهای سخت‌افزاری، شبکه، پهنای باند و آماده‌سازی پایگاه داده است. چک ‌لیست تهیه شده کمک می‌کند تا تیم IT مطمئن شود که همه چیز برای نصب نرم افزار آماده است و پروژه بدون مانع پیش می‌رود.

نیازمندی‌های سرور و سخت‌افزار

انتخاب سرور و سخت‌افزار مناسب برای اجرای درست نصب نرم‌افزار ERP، دارای اهمیت زیادی است. با انتخاب سرورهای قدرتمند و مقیاس‌پذیر، امکان رشد سیستم در آینده فراهم می­‌شود. علاوه بر این استفاده از تجهیزات ذخیره‌سازی سریع و ایمن در سازمان، موجب تضمین پایداری سیستم می­‌شود.

بسیاری از سازمان‌ها علاوه بر نرم افزار ERP، از نرم افزار بهای تمام شده و تولید و نرم افزار CMMS برای نگهداری و تعمیرات استفاده می‌کنند. این نرم افزارهای با ERP یکپارچه شده و موجب بهبود مدیریت هزینه‌ها و تجهیزات می­‌گردند. بنابراین هنگام نصب نرم افزار ERP باید سخت‌افزاری انتخاب شود که بتواند از سایر نرم‌افزارهای مورد نیاز نیز پشتیبانی کند.

به طور کلی برآورد دقیق منابع سخت‌افزاری از جمله CPU، RAM و فضای ذخیره‌سازی در جهت موفقیت در نصب نرم‌افزار ERP در سازمان بسیار ضروری است. تجهیزات ضعیف نه تنها موجب کاهش سرعت سیستم می­‌شوند، بلکه موجب نارضایتی کاربران نیز می­‌گردد.

الزامات شبکه و پهنای باند

برای جلوگیری از ایجاد مشکل در فرآیند نصب نرم افزار ERP لازم است که سازمان از یک شبکه پایدار بهره‌­مند شود. پهنای باند کافی و امنیت شبکه باید تضمین شود تا کاربران بتوانند بدون تأخیر و با اطمینان خاطر به سیستم مورد نیاز دسترسی داشته باشند.

اگر سازمانی از سیستم ERP ابری استفاده کند، اهمیت کیفیت اینترنت و امنیت انتقال داده‌ها در پیاده‌سازی سیستم ERP چند برابر می‌شود. به طور کلی زیرساخت شبکه‌ای و پهنای باند در هر سازمان باید متناسب با حجم تراکنش‌ها و کاربران طراحی و اجرا شود.

آماده‌سازی پایگاه داده (Database)

بدون داشتن یک پایگاه داده کامل، نصب نرم افزار ERP با مشکل مواجه خواهد شد. با توجه به اینکه پایگاه داده قلب ERP است، انتخاب دیتابیس قدرتمند مانند SQL Server یا Oracle تضمین کننده امنیت داده،سرعت انتقال بالای داده‌ها و قابلیت بازیابی آن­‌ها خواهد بود.

در فرآیند نصب نرم افزار ERP باید پایگاه داده به درستی پیکربندی و بهینه‌سازی شود. به عبارتی آینده‌نگری قابل انتظاری در خصوص پایگاه داده انجام شود تا در آینده با افزایش حجم اطلاعات، سازمان با مشکل عملکرد نرم افزار از نظر پایگاه داده­ای مواجه نشود.

مراحل اصلی در فرایند پیاده‌سازی

فرآیند نصب نرم افزار ERP فقط محدود به نصب فنی نمی‌شود، بلکه این مراحل شامل مهاجرت و پاکسازی داده‌ها، پیکربندی ماژول‌ها، تست نهایی و برنامه‌ریزی برای روز راه‌اندازی سیستم است. هر یک از این مراحل باید با دقت و برنامه‌ریزی انجام شوند زیرا این مراحل تعیین کننده موفقیت پروژه هستند.

به طور کلی فرآیند نصب نرم افزار ERP مجموعه‌ای از مراحل پیوسته و به ‌هم‌ مرتبط است که هر یک نقشی حیاتی در موفقیت پروژه ایفا می‌کند. بسیاری از سازمان‌ها به دلیل بی‌توجهی به جزئیات همین مراحل، با شکست یا تأخیرهای پرهزینه روبه‌رو می‌شوند.

مهاجرت و پاک‌سازی داده‌ها (Data Migration)

انتقال داده‌های قدیمی سازمان، یکی از چالش‌های مهم در نصب نرم افزار ERP است. در صورتی که داده‌های به صورت ناقص یا تکراری انتقال داده شوند، مشکلات زیادی ایجاد می­‌کند. بنابراین قبل از مهاجرت و انتقال داده­‌ها، به علت تکراری و پراکنده بودن داده‌­ها، آن­‌ها باید پاک‌سازی و استانداردسازی شوند.

بعد از نصب و راه­‌اندازی نرم افزار، مطابق داده‌­های به دست آمده از نرم افزار، تصمیم­‌های مدیریتی اتخاذ می­‌شود. بنابراین پاکسازی داده‌­ها قبل از انتقال و انتقال داده‌های سالم از سیستم قدیمی به سیستم جدید، پایه‌ای محکم برای گزارش‌گیری و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی خواهد بود. در واقع این مراحل به منزله ستون اصلی اجرای پروژه محسوب می‌شود.

پیکربندی ماژول‌ها و شخصی‌سازی

نرم افزار ERP شامل ماژول‌های مختلفی مانند مالی، منابع انسانی، تولید و انبار است. در زمان نصب نرم افزار بایستی این ماژول‌ها متناسب با نیاز سازمان پیکربندی شوند. علاوه بر این شخصی‌سازی نیز بخشی از این فرآیند است تا نصب نرم افزار ERP بیشترین همخوانی را با فرآیندهای داخلی سازمان داشته باشد.

تست نهایی و آزمون پذیرش کاربر (UAT)

حتی اگر بهترین نرم افزار نیز پیاده‌سازی شود، بدون تست نهایی در خصوص علمکرد موفق آن نمی‌­توان اظهار نظر کرد. در این مرحله کاربران واقعی با نرم‌افزار کار می‌کنند تا مطمئن شوند نصب نرم‌افزار نیازهای عملیاتی سازمان را برطرف می‌کند. این مرحله منجر به شناسایی و رفع مشکلات احتمالی قبل از شروع رسمی می‌شود.

برنامه‌ریزی برای روز راه‌اندازی (Go-Live)

یکی از حساس‌ترین بخش‌های نصب نرم افزار ERP روز راه‌اندازی است و این روز به عنوان نقطه اوج پروژه شناخته می‌شود. در روز راه‌اندازی باید همه تیم‌ها آماده باشند و برنامه پشتیبان نیز برای بروز مشکل احتمالی از پیش تعیین شود. اجرای موفق روز Go-Live به معنی پایان موفقیت‌آمیز فرآیند نصب نرم افزار و آغاز بهره‌برداری عملیاتی از سیستم در سازمان است.

آموزش کاربران، کلید پذیرش سیستم

اگر بهترین ERP با قوی‌ترین زیرساخت‌ها و ماژول‌ها پیاده‌سازی شود، اما کارکنان نتوانند از آن استفاده کنند، پروژه شکست‌ خورده محسوب می‌شود. در واقع آموزش کاربران پلی میان تکنولوژی و بهره‌وری سازمانی است. بنابراین، بخش آموزش باید بخشی جدی از برنامه نصب نرم افزار ERP باشد. این آموزش علاوه بر انتقال دانش فنی، شامل ایجاد ذهنیت مثبت در کارکنان، رفع نگرانی‌ها و کمک به تغییر فرهنگ سازمانی نیز می‌شود.

طراحی برنامه آموزشی موثر

یک برنامه آموزشی موثر باید متناسب با نقش‌ها و وظایف هر کاربر طراحی شود. به عبارت دیگر، مدیر مالی، کارشناس تولید و اپراتور انبار هرکدام نیاز به آموزش‌های متفاوتی دارند بنابراین در زمان نصب نرم افزار ERP، این تفکیک باعث می‌شود آموزش هدفمندتر و کاربردی‌تر باشد.

علاوه بر این استفاده از روش‌های آموزشی متنوع مثل کارگاه‌های عملی، ویدئوهای آموزشی، مستندات ساده و جلسات پرسش و پاسخ می‌تواند اثر بخشی آموزش را افزایش دهد. تجربه نشان می‌­دهد که آموزش عملی در محیط واقعی کار، بهترین نتیجه را برای پذیرش سیستم پس از نصب نرم افزار را به همراه دارد.

مدیریت مقاومت کارکنان در برابر تغییر

مقاومت کارکنان در برابر تغییر، ‌بخصوص زمانی که فرآیندهای روزمره آن‌ها دستخوش تغییر می‌شود، یک واکنش طبیعی و یکی از موانع اصلی نصب نرم‌افزار ERP است. در پروژه‌های نصب ERP این مقاومت بیشتر به دلیل ترس از پیچیدگی سیستم جدید یا نگرانی از جایگزینی نیروها اتفاق می­‌افتد.

برای مدیریت مقاومت کارکنان باید آن­‌ها را در فرآیند پیاده‌سازی درگیر کرد. همچنین تفهیم ساده‌سازی فرایند به کمک ERP و بیان نمونه‌هایی از موفقیت سایر سازمان‌ها در این خصوص می­‌تواند موثر واقع شود. برگزاری جلسات بازخورد و پاسخ­گویی به نگرانی‌ها، موجب افزایش اعتماد کارکنان و در نهایت پذیرش سیستم پس از نصب می‌­شود.

چالش‌های رایج پس از نصب ERP

نصب نرم افزار ERP قبل و بعد از آن خود دارای چالش‌­های بخصوصی است. علاوه بر رفع مشکلات و چالش‌های قبل از پیاده‌سازی نرم افزار، لازم است که چالش‌­های پس از نصب نرم افزار نیز شناسایی و بر طرف شوند. در این خصوص چالش‌های متعددی مانند کنترل بودجه، مدیریت زمان‌بندی و دریافت پشتیبانی فنی مؤثر و… می­‌توانند رخ دهند.

در صورتی که از بهترین نرم‌افزارها استفاده شود، فرآیند نصب نرم افزار ERP با آرامش و موفقیت بیشتری پیش خواهد رفت. از نمونه‌­های موفق نرم افزار به نرم افزار ERP آرین سیستم می­‌توان اشاره کرد. یکی از مزایای مهم آرین سیستم، ارائه بیشترین کیفیت با بالاترین سرعت و بهترین پشتیبانی در کنار مدیریت بودجه است.

کنترل بودجه و زمان‌بندی پروژه

برای موفقیت در نصب نرم افزار ERP باید بودجه و زمان‌بندی به‌دقت برنامه‌ریزی و مدیریت شوند. پیش‌بینی صحیح هزینه‌­ها و داشتن یک برنامه مالی شفاف و همچنین گزارش‌گیری دوره‌ای موجب می­‌شود تا نصب نرم افزار از مسیر اصلی منحرف نشده و سازمان را با چالش زمان‌بندی و هزینه‌­ای مواجه نسازد.

نحوه دریافت پشتیبانی فنی موثر

باید به این مسئله توجه داشت که با اجرای موفق پروژه، وظایف تیم پشتیبانی سیستم تازه آغاز می­‌شود. این تیم باید بتواند به صورت مداوم و منظم نسبت به  پاسخگویی سریع به مشکلات اقدام کنند تا نصب نرم افزار ERP در سازمان برای همیشه پایدار و کارآمد باقی بماند.

نتیجه‌گیری

با توجه به افزایش رقابت روز افزون در میان سازمان­‌ها و افزایش فناوری­‌های نوین، برای باقی ماندن در عرصه رقابت لازم است که سازمان‌­ها خود را با شرایط جدید و راهکارهای نوین مطابقت دهند. یکی از این راهکارها، استفاده از نرم افزارهای جدید از جمله نرم افزار ERP  است.

اما باید به این نکته توجه داشت که استفاده از نرم افزار ERP تنها به نصب نرم‌افزار ERP محدود نمی‌­شود بلکه نیازمند برنامه‌ریزی، آموزش، زیرساخت قوی و مدیریت تغییر است. هر گام از این مسیر اهمیت ویژه‌ای دارد و غفلت از هر بخش می‌تواند پروژه را با شکست روبه‌رو کند.

در این مقاله موضوعات نقشه راه پیاده‌سازی موفق ERP در سازمان، چک‌لیست پیش‌نیازهای فنی و زیرساختی، مراحل اصلی در فرایند پیاده‌سازی، آموزش کاربران به عنوان کلید پذیرش سیستم در سازمان مورد بررسی قرار گرفته تا یک سازمان بتواند با انتخاب درست بین ERP ابری یا داخلی در بازار رقابت باقی بماند.