سرعت و دقت مکاتبات سازمانی در سیستم گردش نامه ها از دغدغه‌های مدیران است. ارائه یک بسته جامع که قدرت ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت انواع مکاتبات اداری درون سازمانی و برون سازمانی را داشته باشد راه حل مشکل خواهد بود. اتوماسیون اداری یک راهکار قدرتمند و یکپارچه در جهت سرعت بخشی به گردش مکاتبات، فرم ها و مستندات است. نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم گردش مکاتبات درون و برون سازمانی را بدون محدودیت زمانی و مکانی با سرعت بالا مدیریت کرده و به کمک اتوماسیون تحت وب باعث کاهش هزینـه هـا و افزایش بهره وری در سـازمان می شود.
سازماندهی و افزایش سرعت مکاتبات اداری از جمله اهداف تولید و ارائه سیستمهای اتوماسیون اداری بوده است. نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم در یک محیط کاربر پسند، بستر مناسب ثبت و گردش نامه ها و انواع فرم های سازمانی را فراهم می کند. همچنین پیگیری، ارائه گزارشات، اقدامات مدیریتی و به طور کلی مکاتبات درون و برون سازمانی در این سیستم در قالب بستری امن انجام می‌گیرد.
عدم استفاده از اتوماسیون اداری، موجب دشواری مدیریت فرآیندها و افزایش کاغذ بازی خواهد شد. همچنین افزایش نیروی انسانی و در نتیجه افزایش هزینه ها، از پیامد های عدم به‌کارگیری سیستم اتوماسیونی است. در نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم، کلیه اطلاعات صادر شده و داخلی از همان ابتدای کار به صورت دیجیتال تولید و ثبت می‌شوند. انجام کلیه مکاتبات اداری اعم از صدور نامه ها، فرم ها و گزارشات در نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم، به صورت الکترونیک و فارغ از مکان جغرافیایی است که با دسترسی به اینترنت، سرعت، سهولت و ایمنی فراهم می‌شود.
همانطور که مشخص است استفاده از اتوماسیون اداری موجب ارائه به موقع پاسخ های درون سازمانی و برون سازمانی به شرکا خواهد شد. اتوماسیونی شدن ارسال و دریافت نامه ها در مکاتبات درون و برون سازمانی، باعث به حداقل رسیدن اشتباه و بیهوده کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک خواهد شد. همچنین مدیریت متمرکز و شفاف گردش کار اسناد در اتوماسیون تحت وب، باعث نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان خواهد شد. تولید گزارش های متنوع مدیریتی از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم است که ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار را میسر می‌کند.
قابلیت تعریف فرمت نامه دلخواه برای انواع نامه‌ها
امکان تعریف چندین دبیرخانه
ایجاد ارتباط بین فرمت نامههای تعریف شده و دبیرخانه‌ها
امکان تخصیص پوشه‌های جداگانه در کارتابل
امکان ایجاد محدودیت دسترسی کاربران به نامه‌ها
امکان تعریف امضای مشخص برای نامه‌ها
رفع خطا و حذف داده‌های تکراری
اجرای فرآیندهای پیچیده ارتباطی
امکان مشاهده سوابق نامههای ارسالی و دریافتی به تفکیک
امکان مدیریت و ارسال فکس
امکان ایجاد نامههای پیش نویس و ارسال آنها در تاریخ مشخص
قابلیت تعریف جانشین برای کارتابل ها
هماهنگی با نیروی انسانی
انجام امور اداری فارغ از منطقه جغرافیایی
امکان برقراری ارتباط با پست الکترونیکی کاربر
امکان ایجاد جلسات شرکت و ثبت یادآوری برای آنها
امکان رزرو اندیکاتورهای دلخواه
امکان ثبت قرارهای ملاقات و ایجاد هشدار یادآوری
قابلیت ایجاد کارهای مختلف برای همکاران و پیگیری کارها
ارائه گزارشات مرور نامه‌ها
ارائه گزارشات پیگیری کارهای انجام شده
ارائه گزارشات چت‌های انجام شده
امکان تعریف گزارشات دلخواه کاربران
امکان تهیه خروجی اکسل از اطلاعات فرم‌ها
ارائه گزارشات آنلاین و مشاهده کارتابل عملیات انجام نشده
در طول ساعات کاری معمولا پرسنل نامه‌ها و پیام‌های سازمان را به صورت سیستمی برای یکدیگر ارسال می‌کنند. ارسال پیام و نامه توسط پرسنل درون سازمان برای یکدیگر، بدون دسترسی به اسامی پرسنل و واحد کاری آن ها امکان پذیر نمی‌باشد.
نرم افزار اتوماسیون اداری برای این که بتواند نامه‌ها و پیام‌های داخلی شرکت را برای پرسنل ارسال نماید، نیاز به برقراری ارتباط با نرم افزار پرسنلی و احکام دارد. به همین جهت نرم افزار اتوماسیون اداری دارای ارتباط یکپارچه با نرم افزار پرسنلی و احکام می‌باشد.
برای ارسال پیام برای مشتریان و برقراری ارتباطات سیستمی با مشتریان، لازم هست اسامی مشتریان و اطلاعات محصولات خریداری شده توسط مشتریان را داشته باشیم.
نرم افزار اتوماسیون اداری برای ارسال پیام برای مشتریان و ایجاد ارتباط مستمر با مشتریان و دریافت پیام ها و نامه هایی که از طرف مشتریان ارسال می شود، باید با نرم افزار مدیریت مشتریان ارتباط داشته باشد. ایجاد ارتباط بین نرم افزار CRM و نرم افزار اتوماسیون اداری باعث افزایش رضایت مشتریان می شود.
بایگانی کردن اسناد و مدارک در سازمان‌ها فرآیندی عمومی بوده و باعث دسته بندی و نگهداری مطمئن تر اسناد می‌شود. دسترسی سریع به اسنادی که حتی در سالیان گذشته بایگانی شده اند، از مزایای بایگانی است.
گاهی اوقات اطلاعات و پیوست‌هایی که از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری برای پرسنل ارسال می‌شوند، نیاز به بایگانی دارند. برای بایگانی این اسناد و مدارک لازم است که نرم افزار اتوماسیون اداری با نرم افزار آرشیو اسناد در ارتباط باشد.
مدلسازی فرآیندهای مختلف سازمان‌ها موجب کاهش ابهامات تصمیمات مدیریتی و افزایش سرعت فعالیت‌های اداری سازمان می‌شود. به علاوه اگر انحرافی در فعالیت های سازمان وجود داشته باشد، از طریق مدل سازی آشکار می شود.
برقراری ارتباط بین نرم افزار اتوماسیون اداری و بقیه نرم افزارها نیازمند استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیندها می‌باشد. زیرا تمام نرم افزارها از طریق بخش BPMS با سایر بخش‌ها ارتباط برقرار کرده و فرآیندهای اتوماتیک هم از طریق این نرم افزار انجام می‌شود.
برای دریافت مشاوره نصب و راه اندازی نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم با ما تماس بگیرید
بله، مدیریت سیستم می‌تواند با توجه به نیاز کاربران دسترسی آنها را برای ارسال و دریافت نامههای دبیرخانه‌ها محدود نماید.
بله، نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم به صورت یکپارچه و فرآیند محور با سایر نرم افزارها در ارتباط می‌باشد.
امکان تهیه گزارشات مربوط به بخش اتوماسیون اداری به صورت فایل PDF و خروجی اکسل وجود دارد. همچنین درصورتی که مشتریان به گزارشی احتیاج داشته باشند که در سیستم وجود نداشته باشد، می توانند درخواست خود را برای واحد پشتیانی ارسال نمایند. پشتیبانان گزارش مربوطه را آماده کرده و در سیستم مشتری بارگذاری می کنند.
بله، امکان اتصال فکس و ایمیل به نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم وجود دارد و کاربران به راحتی می توانند از طریق فکس و ایمیل اطلاعات خود را در نرم افزار اتوماسیون اداری ثبت کنند.
کاربران می‌توانند در بخش فرمت نامه، فرمت‌های مورد نظر خود را ثبت کرده و در هنگام ارسال نامه‌ها از این فرمت‌ها استفاده کنند. امکان تعریف فرمت‌های نامه به صورت نامحدود برای تمام دبیرخانه‌ها در نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد.
در حالت پیش فرض سیستم هر کاربر فقط می‌تواند نامههای مربوط به خود (نامه‌هایی که خودش ارسال کرده است و یا برای وی ارسال شده است) را مشاهده کند. اما امکان تغییر تنظیمات سیستم و افزایش دسترسی برخی از کاربران برای مشاهده نامه های اشخاص دیگر توسط مدیر سیستم وجود دارد.
