تماس
جلسه دموکاتالوگ
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب آرین سیستم

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب آرین سیستم

سرعت و دقت مکاتبات سازمانی در سیستم گردش نامه ها از دغدغه‌های مدیران است. ارائه یک بسته جامع که قدرت ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت انواع مکاتبات اداری درون سازمانی و برون سازمانی را داشته باشد راه حل مشکل خواهد بود. اتوماسیون اداری یک راهکار قدرتمند و یکپارچه در جهت سرعت بخشی به گردش مکاتبات، فرم ها و مستندات است. نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم گردش مکاتبات درون و برون سازمانی را بدون محدودیت زمانی و مکانی با سرعت بالا مدیریت کرده و به کمک اتوماسیون تحت وب باعث کاهش هزینـه هـا و افزایش بهره وری در سـازمان می شود.

دانلود کاتالوگ

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری

سازماندهی و افزایش سرعت مکاتبات اداری از جمله اهداف تولید و ارائه سیستمهای اتوماسیون اداری بوده است. نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم در یک محیط کاربر پسند، بستر مناسب ثبت و گردش نامه ها و انواع فرم های سازمانی را فراهم می کند. همچنین پیگیری، ارائه گزارشات، اقدامات مدیریتی و به طور کلی مکاتبات درون و برون سازمانی در این سیستم در قالب بستری امن انجام می‌گیرد.

خودکار سازی فعالیت های سازمانی و بهبود بخشیدن به مدیریت و هماهنگ سازی فرایندها

عدم استفاده از اتوماسیون اداری، موجب دشواری مدیریت فرآیندها و افزایش کاغذ بازی خواهد شد. همچنین افزایش نیروی انسانی و در نتیجه افزایش هزینه ها، از پیامد های عدم به‌کارگیری سیستم اتوماسیونی است. در نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم، کلیه اطلاعات صادر شده و داخلی از همان ابتدای کار به صورت دیجیتال تولید و ثبت می‌شوند. انجام کلیه مکاتبات اداری اعم از صدور نامه ها، فرم ها و گزارشات در نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم، به صورت الکترونیک و فارغ از مکان جغرافیایی است که با دسترسی به اینترنت، سرعت، سهولت و ایمنی فراهم می‌شود.

تعریف مراحل، ارسال و دریافت نامه ها، فرم ساز و گزارشگیری جامع

همانطور که مشخص است استفاده از اتوماسیون اداری موجب ارائه به موقع پاسخ های درون سازمانی و برون سازمانی به شرکا خواهد شد. اتوماسیونی شدن ارسال و دریافت نامه ها در مکاتبات درون و برون سازمانی، باعث به حداقل رسیدن اشتباه و بیهوده کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک خواهد شد. همچنین مدیریت متمرکز و شفاف گردش کار اسناد در اتوماسیون تحت وب، باعث نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان خواهد شد. تولید گزارش های متنوع مدیریتی از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم است که ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار را میسر می‌کند.

امکانات و ابزارهای نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم

 قابلیت تعریف فرمت نامه دلخواه برای انواع نامه‌ها
 امکان تعریف چندین دبیرخانه
 ایجاد ارتباط بین فرمت نامه‌های تعریف شده و دبیرخانه‌ها
 امکان تخصیص پوشه‌های جداگانه در کارتابل
 امکان ایجاد محدودیت دسترسی کاربران به نامه‌ها
 امکان تعریف امضای مشخص برای نامه‌ها

دانلود کاتالوگ

 رفع خطا و حذف داده‌های تکراری
 اجرای فرآیندهای پیچیده ارتباطی
 امکان مشاهده سوابق نامه‌های ارسالی و دریافتی به تفکیک
 امکان مدیریت و ارسال فکس
 امکان ایجاد نامه‌های پیش نویس و ارسال آنها در تاریخ‌ مشخص
 قابلیت تعریف جانشین برای کارتابل ها

دانلود کاتالوگ

 هماهنگی با نیروی انسانی
 انجام امور اداری فارغ از منطقه جغرافیایی
 امکان برقراری ارتباط با پست الکترونیکی کاربر
 امکان ایجاد جلسات شرکت و ثبت یادآوری برای آن‌ها
 امکان رزرو اندیکاتورهای دلخواه
 امکان ثبت قرارهای ملاقات و ایجاد هشدار یادآوری
 قابلیت ایجاد کارهای مختلف برای همکاران و پیگیری کارها

دانلود کاتالوگ

 ارائه گزارشات مرور نامه‌ها
 ارائه گزارشات پیگیری کارهای انجام شده
 ارائه گزارشات چت‌های انجام شده
 امکان تعریف گزارشات دلخواه کاربران
 امکان تهیه خروجی اکسل از اطلاعات فرم‌ها
 ارائه گزارشات آنلاین و مشاهده کارتابل عملیات انجام نشده

دانلود کاتالوگ

نرم افزار اتوماسیون اداری با چه سیستم های دیگری در ارتباط است؟

چارت اتوماسیون اداری

زیر سیستم های مرتبط با نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم

پرسنلی و احکام
نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری
نرم افزار آرشیو اسناد
نرم افزار مدیریت فرآیندها
پرسنلی و احکام

در طول ساعات کاری معمولا پرسنل نامه‌ها و پیام‌های سازمان را به صورت سیستمی برای یکدیگر ارسال می‌کنند. ارسال پیام و نامه توسط پرسنل درون سازمان برای یکدیگر، بدون دسترسی به اسامی پرسنل و واحد کاری آن ها امکان پذیر نمی‌باشد.
نرم افزار اتوماسیون اداری برای این که بتواند نامه‌ها و پیام‌های داخلی شرکت را برای پرسنل ارسال نماید، نیاز به برقراری ارتباط با نرم افزار پرسنلی و احکام دارد. به همین جهت نرم افزار اتوماسیون اداری دارای ارتباط یکپارچه با نرم افزار پرسنلی و احکام می‌باشد.

نرم افزار پرسنلی و احکام
نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری

برای ارسال پیام برای مشتریان و برقراری ارتباطات سیستمی با مشتریان، لازم هست اسامی مشتریان و اطلاعات محصولات خریداری شده توسط مشتریان را داشته باشیم.
نرم افزار اتوماسیون اداری برای ارسال پیام برای مشتریان و ایجاد ارتباط مستمر با مشتریان و دریافت پیام ها و نامه هایی که از طرف مشتریان ارسال می شود، باید با نرم افزار مدیریت مشتریان ارتباط داشته باشد. ایجاد ارتباط بین نرم افزار CRM و نرم افزار اتوماسیون اداری باعث افزایش رضایت مشتریان می شود.

نرم افزار CRM
نرم افزار آرشیو اسناد

بایگانی کردن اسناد و مدارک در سازمان‌ها فرآیندی عمومی بوده و باعث دسته بندی و نگهداری مطمئن تر اسناد می‌شود. دسترسی سریع به اسنادی که حتی در سالیان گذشته بایگانی شده اند، از مزایای بایگانی است.
گاهی اوقات اطلاعات و پیوست‌هایی که از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری برای پرسنل ارسال می‌شوند، نیاز به بایگانی دارند. برای بایگانی این اسناد و مدارک لازم است که نرم افزار اتوماسیون اداری با نرم افزار آرشیو اسناد در ارتباط باشد.

نرم افزار آرشیو اسناد

مدلسازی فرآیندهای مختلف سازمان‌ها موجب کاهش ابهامات تصمیمات مدیریتی و افزایش سرعت فعالیت‌های اداری سازمان می‌شود. به علاوه اگر انحرافی در فعالیت های سازمان وجود داشته باشد، از طریق مدل سازی آشکار می شود.
برقراری ارتباط بین نرم افزار اتوماسیون اداری و بقیه نرم افزارها نیازمند استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیندها می‌باشد. زیرا تمام نرم افزارها از طریق بخش BPMS با سایر بخش‌ها ارتباط برقرار کرده و فرآیندهای اتوماتیک هم از طریق این نرم افزار انجام می‌شود.

نرم افزار BPMS

درخواست جلسه دمو نرم افزار اتوماسیون اداری

برای دریافت مشاوره نصب و راه اندازی نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم با ما تماس بگیرید

سوالات متداول نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم

بله، مدیریت سیستم می‌تواند با توجه به نیاز کاربران دسترسی آن‌ها را برای ارسال و دریافت نامه‌‌های دبیرخانه‌ها محدود نماید.

بله، نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم به صورت یکپارچه و فرآیند محور با سایر نرم افزارها در ارتباط می‌باشد.

امکان تهیه گزارشات مربوط به بخش اتوماسیون اداری به صورت فایل PDF و خروجی اکسل وجود دارد. همچنین درصورتی که مشتریان به گزارشی احتیاج داشته باشند که در سیستم وجود نداشته باشد، می توانند درخواست خود را برای واحد پشتیانی ارسال نمایند. پشتیبانان گزارش مربوطه را آماده کرده و در سیستم مشتری بارگذاری می کنند.

بله، امکان اتصال فکس و ایمیل به نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم وجود دارد و کاربران به راحتی می توانند از طریق فکس و ایمیل اطلاعات خود را در نرم افزار اتوماسیون اداری ثبت کنند.

کاربران می‌توانند در بخش فرمت نامه، فرمت‌های مورد نظر خود را ثبت کرده و در هنگام ارسال نامه‌ها از این فرمت‌ها استفاده کنند. امکان تعریف فرمت‌های نامه به صورت نامحدود برای تمام دبیرخانه‌ها در نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد.

در حالت پیش فرض سیستم هر کاربر فقط می‌تواند نامه‌های مربوط به خود (نامه‌هایی که خودش ارسال کرده است و یا برای وی ارسال شده است) را مشاهده کند. اما امکان تغییر تنظیمات سیستم و افزایش دسترسی برخی از کاربران برای مشاهده نامه های اشخاص دیگر توسط مدیر سیستم وجود دارد.

تماس با واحد فروش

اتوماسیون اداری چیست؟

در هر شرکت یا سازمانی که در نظر بگیرید چندین نفر مشغول به فعالیت هستند. فرآیند مربوط به انجام امور استخدامی، جذب و آموزش پرسنل و در نهایت کنترل ورود و خروج پرسنل تحت نظر واحدی به نام واحد اداری انجام می­‌شود. در گذشته تمامی این امور به صورت دستی انجام می‌­گرفت. اما امروزه این روند توسط نرم افزار اتوماسیون اداری صورت می­‌گیرد.

شاید از خود بپرسید که سیستم اتوماسیون اداری چیست؟ در پاسخ به این پرسش باید گفت؛ یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر بوده که وظیفه آن جمع‌آوری، ذخیره مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های مرتبط با واحد است. یعنی تمامی فرآیندهای اداری مربوط به جذب و آموزش، حضور و غیاب، تسویه حساب و … را انجام می‌دهد.

تعریف اتوماسیون اداری

هدف از پیدایش اتوماسیون اداری ایجاد امکاناتی مانند تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری برای ساده‌سازی، بهبود و خودکارسازی فعالیت‌های سازمان است. در این راستا از نرم افزارهایی مانند WordPerfect ،Microsoft Office و…. به عنوان نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می‌­شود.

مفهوم اتوماسیون اداری، بهینه سازی است. یعنی ترکیبی از تجهیزات و نرم افزارهای گوناگون برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره، پردازش و در نهایت انتقال اطلاعات مورد نیاز و یا به طور کلی بهینه سازی فعالیت شرکت و سازمان می‌باشد. امروزه این فرآیندها به کمک انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری انجام می‌­پذیرد.

اولین و اصلی ترین مزیت اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری (Office Automation Software) دارای مزایای بسیاری است. امکان پیگیری امور، ثبت و ضبط و بایگانی مستندات، ردیابی اطلاعات اولین و اصلی­‌ترین مزیت اتوماسیون اداری است.

از جمله سایر مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به موارد زیر می‌­توان اشاره کرد؛

  • کاهش نوشته‌­های کاغذی و حذف دفترهای حجیم اندیکاتور
  • امکان انجام کارهای اداری در هر زمان و مکان
  • کاهش اشتباهات در عملیات ثبت اسناد و مدارک
  • امکان مدیریت و نظارت بر کارکرد پرسنل

آشنایی با انواع اتوماسیون اداری

همانطور که در مطالب قبل نیز گفته شد، اتوماسیون اداری یک فناوری با هدف کمک به کاربران برای جلوگیری از انجام کارهای تکراری است. یک سیستم اتوماسیون شامل سیستم­‌هایی از جمله سخت افزار، نرم‌افزار کامپیوتر و شبکه‌­ها بوده که فعالیت‌ها را در سازمان ترکیب می‌کند. انواع اتوماسیون ادرای عبارت است از:

  • انتشارات الکترونیکی
  • ارتباط الکترونیکی
  • همکاری الکترونیکی
  • پردازش تصویر و ذخیره اسناد

سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری چه کاربردی دارد؟

سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری راهکاری است، که هزینه‌­های ناشی استفاده از کاغذ با هدف گردش و نگهداری مکاتبات اداری را کاهش می‌­دهد. به عبارت دیگر سیستمی است، که مکاتبات کاغذی درون سازمانی و برون سازمانی را به مکاتبات الکترونیک تبدیل می­‌کند.

در خصوص کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری مطالب زیادی قابل بیان است. اما به طور کلی نرم افزار اتوماسیون اداری با اتوماتیک کردن فعالیت­‌ها، در تمامی سازمان­‌ها، مراکز دولتی و خصوصی از جمله صنایع تولیدی، بازرگانی و…. در تمامی واحدهای سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

نرم افزار اتواسیون اداری چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری نرم افزاری است، که به عنوان هسته مرکزی و اصلی سازمان­‌ها و شرکت‌­ها، با هدف مدیریت مکاتبات، مدیریت کاربران، گردش اسناد و فرم­‌های میان پرسنل تهیه و نصب می‌­گردد. به طور کلی نرم افزار اتوماسیون اداری نرم افزاری است، که منجر به بهبود بهره وری سازمان و یا شرکت می­‌شود.

انواع نرم‌افزار اتوماسیون اداری

  • نرم افزار اتوماسیون بازاریابی
  • نرم افزار اتوماسیون مالی و حسابداری
  • نرم افزار خودکارسازی فرآیند
  • نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی

ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری با هدف بهبود عملکرد سازمان­‌ها و افزایش بهره وری آن‌­ها طراحی و تولید شده است. به صورت موردی ویژگی‌­های نرم افزار اتوماسیون اداری می­‌تواند به شرح زیر باشد:

  • افزایش کیفیت نظارت بر عملکرد پرسنل
  • افزایش نظم و انضباط در بایگانی نامه‌­ها و اسناد با استفاده از کارتابل اتوماسیون اداری
  • ثبت و طبقه‌­بندی اسناد و مدارک در نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری
  • پیاده سازی محرمانگی و تعیین سطح دسترسی کاربران
  • نظارت بر فرآیند اجرای کارها و اصلاح فرآیندهای غیر ضروری
  • پیاده سازی سلسله مراتب سازمانی و ساختار مدیریتی پاسخگو
  • جمع آوری اطلاعات مربوط به عملکرد پرسنل و تقسیم عادلانه کار
  • تفویض کارتابل اتوماسیون اداری و افزایش مسئولیت پذیری واحدها
  • نگهداری سوابق فعالیت­‌های انجام شده در هر پست سازمانی
  • پیاده سازی سفارشی و تحلیل فرآیندهای سازمانی
نکته
نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری یا نرم افزار دبیرخانه، از جمله پرکاربردترین نرم افزارهای مورد استفاده در سازمان‌ها و شرکت‌­ها است، که امور مربوط به بایگانی و طبقه بندی اسناد و اطلاعات اداری را انجام می‌­دهد.

فاکتور های انتخاب و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری

انتخاب بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری و خرید آن مانند هر نرم افزاری نیاز به تحقیق و بررسی دارد. برای این امر می‌­توانید باتوجه به فاکتورهای زیر، نسبت به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری اقدام کنید.

  • ساختار سازمانی
  • تنظیمات و اطلاعات پایه
  • عملیات مربوط به نامه‌های وارده و صادره
  • عملیات مربوط به مکاتبات داخلی و کارهای اداری و بایگانی
  • ارتباط با سایر سیستم­‌ها
  • امنیت سیستم
  • کارتابل آفلاین
  • مدیریت جلسات و تقویم سازمانی

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب یا تحت ویندوز؟

در مطالب قبل گفته شد که استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری منجر به ساماندهی فرآیندهای سازمانی می­‌شود. اما شاید سوالی که بعد از پاسخ به پرسش نرم افزار اتوماسیون اداری چیست برای شما پیش بیاید این است، که سیستم­‌های اتوماسیون اداری تحت وب بهتر است یا تحت ویندوز؟

برای پاسخ به این پرسش باید ابتدا به نوع کار، شرایط سازمان و نیازمندی­‌های شرکت و سازمان توجه کنید. سپس باتوجه به ویژگی‌ها، هزینه، مزایا و معایبی که هر کدام از این سیستم‌­ها دارند، می‌­توانید نسبت به انتخاب و خرید بهترین سیستم‌­های اتوماسیون اداری مناسب با شرایط کاری خود اقدام کنید.

معرفی ماژول های نرم افزار اتوماسیون اداری

تولید کنندگان بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری، ماژول‌های اتوماسیون اداری را با توجه به نیاز کاربران، طراحی و توسعه داده‌اند. سه ماژول اساسی که در همه نرم افزارهای اتوماسیون اداری وجود دارد، شامل ماژول کارتابل الکترونیکی نامه‌ها، دبیرخانه الکترونیکی و بایگانی و آرشیو نامه‌ها است.

علاوه بر سه ماژول اساسی نام برده ماژول‌­های دیگری نیز وجود دارد، که با توجه به نیاز سازمان و شرکت، ارائه دهندگان نرم افزار با درخواست خریدار نسبت به اضافه کردن ماژول­‌های مورد نظر به سیستم اتوماسیون اداری اقدام می­‌کنند. از جمله این ماژول­‌ها می­‌توان به موارد زیر اشاره کرد؛

  • ماژول فرم‌ساز
  • ماژول‌های گزارشات
  • ماژول مکاتبات محرمانه
  • ماژول نسخه موبایل و تبلت
  • ماژول جستجوی معنای