نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب آرین سیستم

اتوماسیون اداری چیست؟

در هر شرکت یا سازمانی که در نظر بگیرید چندین نفر مشغول به فعالیت هستند. فرآیند مربوط به انجام امور استخدامی، جذب و آموزش پرسنل و در نهایت کنترل ورود و خروج پرسنل تحت نظر واحدی به نام واحد اداری انجام می­‌شود. در گذشته تمامی این امور به صورت دستی انجام می‌­گرفت. اما امروزه این روند توسط نرم افزار اتوماسیون اداری صورت می­‌گیرد.

شاید از خود بپرسید که سیستم اتوماسیون اداری چیست؟ در پاسخ به این پرسش باید گفت؛ یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر بوده که وظیفه آن جمع‌آوری، ذخیره مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های مرتبط با واحد است. یعنی تمامی فرآیندهای اداری مربوط به جذب و آموزش، حضور و غیاب، تسویه حساب و … را انجام می‌دهد.

تعریف اتوماسیون اداری

هدف از پیدایش اتوماسیون اداری ایجاد امکاناتی مانند تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری برای ساده‌سازی، بهبود و خودکارسازی فعالیت‌های سازمان از زیر سیستم های نرم افزار ERP  است. در این راستا از نرم افزارهایی مانند WordPerfect ،Microsoft Office و…. به عنوان نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می‌­شود.

مفهوم اتوماسیون اداری، بهینه سازی است. یعنی ترکیبی از تجهیزات و نرم افزارهای گوناگون برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره، پردازش و در نهایت انتقال اطلاعات مورد نیاز و یا به طور کلی بهینه سازی فعالیت شرکت و سازمان می‌باشد. امروزه این فرآیندها به کمک انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری انجام می‌­پذیرد.

وظیفه اتوماسیون اداری چیست؟

وظیفه اصلی اتوماسیون اداری، خودکار سازی و بهبود فرآیندهای اداری و دفتری با استفاده از فناوری اطلاعات در سازمان ها می باشد.

به طور خلاصه، وظایف اتوماسیون اداری عبارتند از:

بهبود مدیریت اسناد و اطلاعات

خودکارسازی گردش کارها و فرآیندهای اداری

بهبود ارتباطات و هماهنگی بین افراد و بخش‌ها

افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها

کاهش خطاهای انسانی

دسترسی آسان به اطلاعات

گزارش‌دهی دقیق‌تر

اولین و اصلی ترین مزیت اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری (Office Automation Software) دارای مزایای بسیاری است. امکان پیگیری امور، ثبت و ضبط و بایگانی مستندات، ردیابی اطلاعات اولین و اصلی­‌ترین مزیت اتوماسیون اداری است.

از جمله سایر مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به موارد زیر می‌­توان اشاره کرد.

• کاهش نوشته‌­های کاغذی و حذف دفترهای حجیم اندیکاتور
• امکان انجام کارهای اداری در هر زمان و مکان
• کاهش اشتباهات در عملیات ثبت اسناد و مدارک
• امکان مدیریت و نظارت بر کارکرد پرسنل

آشنایی با انواع اتوماسیون اداری

همانطور که در مطالب قبل نیز گفته شد، اتوماسیون اداری یک فناوری با هدف کمک به کاربران برای جلوگیری از انجام کارهای تکراری است. یک سیستم اتوماسیون شامل سیستم­‌هایی از جمله سخت افزار، نرم‌افزار کامپیوتر و شبکه‌­ها بوده که فعالیت‌ها را در سازمان ترکیب می‌کند. انواع اتوماسیون ادرای عبارت است از:

• انتشارات الکترونیکی
• ارتباط الکترونیکی
• همکاری الکترونیکی
• پردازش تصویر و ذخیره اسناد

سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری چه کاربردی دارد؟

سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری راهکاری است، که هزینه‌­های ناشی استفاده از کاغذ با هدف گردش و نگهداری مکاتبات اداری را کاهش می‌­دهد. به عبارت دیگر سیستمی است، که مکاتبات کاغذی درون سازمانی و برون سازمانی را به مکاتبات الکترونیک تبدیل می­‌کند.

نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان یک از ماژول پرکاربرد در نرم افزارهای erp ابری و یا erp تحت شبکه ارائه می‌شود. درخصوص کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری می توان گفت که با اتوماتیک کردن فعالیت­‌ها در تمامی واحدهای سازمان­‌، مراکز دولتی و خصوصی از جمله صنایع تولیدی، بازرگانی و…. مورد استفاده قرار می‌گیرد.

نرم افزار اتواسیون اداری چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری نرم افزاری است، که به عنوان هسته مرکزی و اصلی سازمان­‌ها و شرکت‌­ها، با هدف مدیریت مکاتبات، مدیریت کاربران، گردش اسناد و فرم­‌های میان پرسنل تهیه و نصب می‌­گردد. به طور کلی نرم افزار اتوماسیون اداری نرم افزاری است، که منجر به بهبود بهره وری سازمان و یا شرکت می­‌شود.

انواع نرم‌افزار اتوماسیون اداری

• نرم افزار اتوماسیون بازاریابی
• نرم افزار اتوماسیون مالی و حسابداری
• نرم افزار خودکارسازی فرآیند
• نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی

ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری با هدف بهبود عملکرد سازمان­‌ها و افزایش بهره وری آن‌­ها طراحی و تولید شده است. به صورت موردی ویژگی‌­های نرم افزار اتوماسیون اداری می­‌تواند به شرح زیر باشد:

• افزایش کیفیت نظارت بر عملکرد پرسنل
• افزایش نظم و انضباط در بایگانی نامه‌­ها و اسناد با استفاده از کارتابل اتوماسیون اداری
• ثبت و طبقه‌­بندی اسناد و مدارک در نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری
• پیاده سازی محرمانگی و تعیین سطح دسترسی کاربران
• نظارت بر فرآیند اجرای کارها و اصلاح فرآیندهای غیر ضروری
• پیاده سازی سلسله مراتب سازمانی و ساختار مدیریتی پاسخگو
• جمع آوری اطلاعات مربوط به عملکرد پرسنل و تقسیم عادلانه کار
• تفویض کارتابل اتوماسیون اداری و افزایش مسئولیت پذیری واحدها
• نگهداری سوابق فعالیت­‌های انجام شده در هر پست سازمانی
• پیاده سازی سفارشی و تحلیل فرآیندهای سازمانی

فاکتور های انتخاب و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری

انتخاب بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری و خرید آن مانند هر نرم افزاری نیاز به تحقیق و بررسی دارد. برای این امر می‌­توانید باتوجه به فاکتورهای زیر، نسبت به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری اقدام کنید.

• ساختار سازمانی
• تنظیمات و اطلاعات پایه
• عملیات مربوط به نامه‌های وارده و صادره
• عملیات مربوط به مکاتبات داخلی و کارهای اداری و بایگانی
• ارتباط با سایر سیستم­‌ها
• امنیت سیستم
• کارتابل آفلاین
• مدیریت جلسات و تقویم سازمانی

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب یا تحت ویندوز؟

در مطالب قبل گفته شد که استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری منجر به ساماندهی فرآیندهای سازمانی می­‌شود. اما شاید سوالی که بعد از پاسخ به پرسش نرم افزار اتوماسیون اداری چیست برای شما پیش بیاید این است، که سیستم­‌های اتوماسیون اداری تحت وب بهتر است یا تحت ویندوز؟

برای پاسخ به این پرسش باید ابتدا به نوع کار، شرایط سازمان و نیازمندی­‌های شرکت و سازمان توجه کنید. سپس باتوجه به ویژگی‌ها، هزینه، مزایا و معایبی که هر کدام از این سیستم‌­ها دارند، می‌­توانید نسبت به انتخاب و خرید بهترین سیستم‌­های اتوماسیون اداری مناسب با شرایط کاری خود اقدام کنید.

معرفی ماژول های نرم افزار اتوماسیون اداری

تولید کنندگان بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری، ماژول‌های اتوماسیون اداری را با توجه به نیاز کاربران، طراحی و توسعه داده‌اند. سه ماژول اساسی که در همه نرم افزارهای اتوماسیون اداری وجود دارد، شامل ماژول کارتابل الکترونیکی نامه‌ها، دبیرخانه الکترونیکی و بایگانی و آرشیو نامه‌ها است.

علاوه بر سه ماژول اساسی نام برده ماژول‌­های دیگری نیز وجود دارد، که با توجه به نیاز سازمان و شرکت، ارائه دهندگان نرم افزار با درخواست خریدار نسبت به اضافه کردن ماژول­‌های مورد نظر به سیستم اتوماسیون اداری اقدام می­‌کنند. از جمله این ماژول­‌ها می­‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

• ماژول فرم‌ساز
• ماژول‌های گزارشات
• ماژول مکاتبات محرمانه
• ماژول نسخه موبایل و تبلت
• ماژول جستجوی معنایی

خرید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای کدام کسب و کارها الزامی است؟

یکی از بدیهی‌­ترین و با اهمیت‌­ترین امور در سازمان­‌ها و شرکت­‌ها، ارتباط درون سازمانی و برون سازمانی است. برای برقراری هرچه بهتر و مناسب­‌تر این ارتباط تکنولوژی به کمک سازمان­‌ها آمده است. به گونه‌­ای که با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تعاملات درون سازمانی و برون سازمانی با سرعت و کیفیت بهتر انجام می­‌شود. به عنوان مثال پرسنل بخش نگهداری که معمولا با نرم افزار نگهداری تعمیرات کار می‌کنند، می‌توانند به جای رفت و آمد در سایر واحدها مکاتبات درون سازمانی با سایر پرسنل را از طریق سیستم اتوماسیون اداری انجام دهند.

سازمان­‌ها و شرکت­‌هایی که به دنبال بهبود در تصمیم‌­گیری­‌های سازمانی و افزایش بهره‌وری کارکنان هستند، می‌­توانند با خرید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری به اهداف خود دست پیدا کنند. پس به طور کلی استفاده از این نرم افزارها برای تمامی کسب و کارها الزامی است.

بهترین سیستم اتوماسیون اداری برای شرکت های کوچک چیست؟

امروزه بسیاری از شرکت‌های بزرگ با هدف افزایش بهره‌وری به استفاه از سیستم­‌های اتوماسیون اداری روی آورده‌­اند. اما شاید سوالی که برای مدیران و صاحبان کسب و کارهای کوچک به وجود می­‌آید، این است که آیا استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برای آن‌ها هم مناسب است یا خیر؟ و در صورت مثبت بودن جواب از کدام سیستم برای این شرکت‌­ها بهتر است؟

باتوجه به نیازهای کسب و کارهای کوچه به افزایش بهره وری، کاهش استفاده از کاغذ، جمع‌آوری داده‌های سازمانی، قابلیت رشد کسب و کار، امکان انجام دورکاری، کاهش هزینه نیروی انسانی و… نتیجه گرفته می­‌شود، که این سازمان‌­ها نیز به استفاده از سیستم­‌های اتوماسیون اداری نیاز دارند.

بهترین سیستم برای کسب و کارهای کوچک، سیستمی است که بتواند جوابگوی نیازهای کسب و کار مورد نظر باشد. یعنی بتواند نیازهایی مانند پشتیبانی مشتریان، مدیریت صندوق ورودی، پیام‌­ها، برنامه ریزی جلسات، سامانه تبادل فایل و… را به خوبی برای کسب وکار مورد نظر اجرا کند.

تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS چیست؟

BPMS به معنی سیستم یا نرم افزار مدیریت فرآیند­های کسب و کار است. این نرم افزار در طراحی، مدل سازی، اجرا و اتوماسیون به شرکت­‌ها کمک قابل توجهی می‌­کند. BPMS مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایف شرکت یا سازمان را بهبود می‌دهد، تا در نهایت اهدف سازمانی تحقق پیدا کند. همچنین از طریق BPMS فرآیندهای مربوط به نرم افزارهای زیرمجموعه erp مانند نرم افزار بهای تمام شده و تولید تعریف می‌شود.

نرم افزار BPMS و نرم افزار اتوماسیون اداری دو نرم افزار یا سیستم مجزا و با کارکرد متفاوت می‌­باشند. اما هر دو این سیستم قابلیت یکپارچگی و فعالیت در یک راستا و بهبود شرایط سازمان و تحقق اهداف سازمانی را دارند.