معرفی ویژگی‌ها و نحوه ثبت حسابداری سیستم خرید و فروش

سیستم خرید و فروش به چه معناست؟ در زندگی روزمره‌تان بارها پیش آمده است که کالایی را بخرید و کالای دیگری را به شخصی بفروشید، معنای این رویداد و عملیات خرید و فروش می‌باشد که دارای مزایا و معایبی می‌باشد، حتی برخی از شرکت‌ها در این زمینه فعالیت می‌کنند.

به دلیل وجود سیستم فروش و خرید در زندگی هر انسانی، قصد داریم در مقاله پیش رو مورد این سیستم توضیح دهیم تا بدانید در زمان خرید و فروش کالا باید چه واکنش و اقداماتی را انجام دهید و همچنین شرکت‌هایی که در این زمینه فعالیت می‌کنند را راهنمایی کنیم.

سیستم خرید و فروش چیست؟

شرکت‌های فعال در زمینه خرید و فروش کالا با هدف فروش، کالاهایی را خریداری می‌کنند و در نرم افزار حسابداری فروش، در حساب خرید لیست می‌کنند. برنامه حسابداری رایگان ازجمله نرم افزارهایی است که به دلیل عدم نیاز به پرداخت هزینه اغلب افراد تمایل به استفاده از آن دارند.

افزایش در حساب خرید بدهکار و کاهش در آن بستانکار ثبت می شود، به عبارتی خرج کردن وجه نقد مانند هزینه عمل می‌کند و در نتیجه باقیمانده حساب خرید، مانده بدهکار می‌باشد.

هدف سیستم خرید و فروش چیست؟

سیستم خرید و فروش تمام فرآیندهای خرید و فروش را ساماندهی می‌کند، این سیستم این امکان را می‌دهد تا دقیقا پروسه خرید و فروش مربوط به سازمان خود را پیاده سازی کنید. لازم به ذکر است که از طریق bpms امکان مدیریت و کنترل فرآیندهای سازمان به صورت مکانیزه فراهم می‌شود.

این سیستم با ارائه اطلاعات دقیق از موجودی کالا، وضعیت فروش، بدهی مشتریان، میزان سود کالاها، پر فروش‌ترین کالاها، کالاهای راکد و غیره به مدیران این امکان را می‌دهد تا با اطلاعات کامل و تحلیلی، سیاست‌گذاری های بخش خرید و فروش را پیاده سازی نمایند.

مزایای سیستم خرید و فروش

استفاده از سیستم خرید و فروش طبیعتا برای سازمان دارای مزایایی می‌باشد که مدیران را مجاب به استفاده از این سیستم می‌کند. مزایای سیستم خرید و فروش شامل موارد زیر می‌باشد:

• • تعريف مشتريان و طبقه بندی مشتريان براساس نوع مشتری، مناطق جغرافیایی با بهترین نرم افزار پخش مویرگی
  • تعريف مراكز تحويل و فروش كالا و انواع فروش به صورت ارزی و ریالی
  • تعريف ليست قيمت فروش‌های متفاوت برای هر یک از کالا بر اساس نوع فروش، طبقه مشتریان و مراکز فروش و نحوه پرداخت
  • معرفي بازارياب‌ها و فروشنده‌ها و تعريف دوره‌های بازاريابی
  • تعریف خدمات، طبقه خدمات و لیست قیمت خدمات
  • تعریف شرایط اشانتیون و جایزه به صورت تعدادی و ریالی
  • تعریف دوره‌های تخفیف به صورت درصدی، مبلغی و تعدادی بر اساس ردیف فاکتور
  • تعيين اعتبار و كنترل اعتبار مشتريان
  • معرفي عوامل افزاينده و كاهنده در اسناد فروش
  • صدور اسناد فروش شامل قرارداد، پيش فاكتور، دستور تحويل، فاكتور فروش، برگشت از فروش برای کالا و خدمات توسط نرم افزار صندوق فروش
  • صدور فاكتور فروش اتوماتیک براساس پيش فاكتور فروش، قرارداد و حواله انبار
  • محاسبه پورسانت بازارياب‌ها و فروشنده‌ها
  • كنترل، ابطال و برگشت از ابطال اسناد فروش
  • قابلیت استفاده از بارکد خوان جهت تسریع در عملیات فروش
  • قابليت طراحی، تغييرات و اصلاح فرمت چاپ اسناد فروش توسط كاربران
  • صدور اسناد حسابداری فروش به صورت اتوماتيک با حفظ یکپارچگی با نرم افزار انبار و نرم افزار دریافت و پرداخت

انواع سیستم خرید

سیستم خرید دارای انواع مختلفی می‌باشد که سازمان‌ها می‌توانند با توجه به فعالیت و حجم خرید موسساتشان انتخاب کنند. در تصویر زیر انواع سیستم فروش و خرید آمده است.

مراحل کلی خرید

برای انتخاب سیستم خرید باید مراحلی را پشت سر بگذاریم تا بتوانیم یک سیستم با عملکرد عالی انتخاب کنیم. مراحل کلی خرید شامل 7 مورد زیر می‌باشد:

1. 1. بررسی خصوصيات كالا
   2. بررسی ارزش و قيمت كالا
   3. بررسی منابع تامين كننده كالا
   4. مذاكره با فروشندگان كالا
   5. تشريفات خريد و عقد قرارداد
   6. بررسی و تضمين كننده كيفيت كالا
   7. حمل و تحويل كالا

استاندارد ها در خرید

هر سیستم خریدی که انتخاب می‌کند، نمی‌تواند مناسب باشد و ممکن است سازمان را دچار آسیب فراوان کند؛ به همین خاطر سیستم خرید دارای یکسری استانداردها می‌باشد که می‌توانید در زمان انتخاب، آن‌ها را مدنظر قرار دهید. استانداردها در خرید شامل موارد زیر می‌باشد:

• • کیفیت مناسب
  • مقدار مناسب
  • قیمت مناسب
  • منبع مناسب
  • زمان مناسب

نقش مدیریت خرید و تدارکات در یک سازمان بازرگانی و تولیدی

هر سازمان برای آن‌که سیستم خرید را انتخاب می‌کند، اهدافی دارد که هدف اصلی مديريت خريد این است که از تصميم گيری نظام‌مند برای يافتن پاسخ‌های مفيد و موثر در تعيين آميزه برخوردار باشد.

انواع سیستم فروش

سیستم فروش نیز مانند سیستم خرید، دارای انواع مختلفی می‌باشد که شامل سیستم‌های زیر می‌باشد:

• سیستم OC
• سیستم BC

در سیستم‌های OC ما به خروجی تیم فروش کار داریم و فاکتورهایی که مستقیماً با آن مرتبط هستند. این‌که چه میزان فروش داشته‌ایم، این‌که حاشیه سود چه میزان بوده است و این‌که هر دپارتمان یا فروشگاه چه سهمی از سود کل سازمان را به خود اختصاص می‌دهد و مورد آخر این‌که سهم ما از کیف پول مشتری چقدر است؟

در سیستم BC هر کس در هر نقطه‌ای از هرم سازمانی، به مدیر بالاسر خود نگاه می‌کند و می‌کوشد، رضایت او را تامین کند، این‌که نهایتاً چه‌قدر فروش انجام شده، مسئله‌ی سازمان است. تیم فروش وظیفه دارد رفتار مورد انتظار سازمان را انجام داده و اجرا کند.

در شکل OC مدیر عملاً گزارش فروش اعضای تیم را جمع آوری می‌کند و در شکل BC مدیر دستور می‌دهد که اعضای تیم چگونه رفتار کنند و بعدها واحد حسابداری گزارش فروش را به مدیریت ارشد منتقل می‌کند تا مدیران هر لایه، به زیرمجموعه‌ی خود بگویند که در ادامه‌ی مسیر باید چگونه رفتار کنند.

انواع روش های فروش

با انواع سیستم‌های فروش آشنا شدیم و دانستیم که در هر کدام نقش مدیر و شبکه چیست، اما برای انجام فروش روش‌هایی نیز وجود دارد تا بتوانید کالاهای خود را در کوتاه‌ترین زمان به فروش برسانید و کسب و کار خودتان را رونق دهید. انواع روش‌های فروش شامل موارد زیر می‌باشد:

• • فروش مستقیم
  • فروش در وب سایت تجارت الکترونیکی خود
  • فروش در سایر سیستم عامل‌های تجارت الکترونیکی
  • فروش شخصی یا (Personal Selling)
  • فروش محصول از طریق توزیع کنندگان
  • استفاده از خرده فروشی برای فروش محصولات
  • فروش محصولات از طریق اینترنت
  • فروش در ویترین فروشگاه

نمونه چرخه فروش

تا این بخش از مقاله سیستم‌ها و روش‌های فروش را به صورت متنی بیان کردیم؛ اما بهتر است که مراحل و چرخه فروش را به صورت نموداری و تئوری نیز مشاهده کنید تا بتوانید درک کامل و درستی از این سیستم داشته باشید. در تصویر زیر نمونه چرخه فروش ارائه شده است.

ثبت خرید و فروش در سیستم دائمی

در این سیستم ثبت حسابداری خرید و فروش، برای هر پروسه حساب موجودی کالا را بدهکار و بستانکار کرده و مقدار و بهای کالا ثبت می‌شود، در این روش افزایش موجودی کالا از طریق خرید یا برگشت از فروش و یا کاهش موجودی کالا از طریق فروش یا برگشت از خرید در دفاتر و سیستم خرید و فروش ثبت می‌شود.

ثبت خرید و فروش در سیستم ادواری

در این سیستم ثبت حسابداری خرید و فروش، موجودی و بهای کالا به صورت دوره‌ای در دفاتر و حساب‌ها ثبت نمی‌شود، بلکه در پایان سال براساس روش گردش بهای تمام شده، تعداد کالاها و بهای آن‌ها در دفاتر و ترازنامه ثبت می‌شود، این آمار به عنوان موجودی پایان سال فعلی و موجودی ابتدای دوره سال بعدی محسوب می‌شود.

سیستم خرید و انبارداری

انبار محل و فضايی است كه مواد اوليه برای ساخت محصول، كالاهای نيمه ساخته و كالاهای ساخته شده براساس سيستم صحيحی طبقه بندی و جا گذاری شده است که دارای اصول و قوانینی است. مزایای داشتن اصول انبارداری شامل موارد زیر می‌باشد:

ردیف	مزایای سیستم انبارداری
1	شناسايي و دسترسي آسان‌تر به كالا
2	تشكيل فايل‌های اطلاعاتي و ارائه‌ی آمار و اطلاعات جهت تصميم‌گيری‌های مديران سازمان
3	كاهش هزينه‌های ناشی از سهل انگاری و رفت و آمدهای زايد و اضافی
4	وجود پايه و اساس اصلی جهت سيستم حسابداری صنعتي و محاسبه‌ بهای تمام شده کالای فروش رفته
5	تأثير ناشی از وجود نظم و آگاهي مسئولين از ميزان دقيق موجودی‌ها و كاهش سوء استفاده‌ی احتمالی متصديان و مسئولين

بهترین نرم افزار خرید و فروش

با مزایا و تعریف سیستم خرید و فروش و همچنین با انواع این سیستم‌ها آشنا شدیم و دانستیم که چه امکاناتی را به سازمان اضافه می‌کنند، اکنون قصد داریم در ادامه بهترین نرم افزار خرید و فروش را نیز به شما معرفی کنیم تا انتخاب مفید و به صرفه‌ایی داشته باشید.

نرم افزار خرید و فروش آرین سیستم

نرم افزار ابری خرید و فروش آرین سیستم، یک راه حل حسابداری کامل با قابلیت مدیریت معاملات قابل پرداخت و مصارف بانکی، یکپارچه سازی دقیقی بین کانال‌های خرید و فروش شما و حسابداری با وارد کردن جزئیات کامل تراکنش برای ایجاد یک رکورد قابل قبول از تاریخ خرید ایجاد می کند و به شما امکان مدیریت مالی موثر از دارایی ها، بدهی‌ها و همچنین هزینه‌ها و درآمدها را می‌دهد.

5 پرسش و پاسخ سیستم فروش و خرید

به سوالات و نکات بسیاری در خصوص خرید و فروش پرداختیم و همچنین بهترین نرم افزار خرید و فروش را معرفی نمودیم تا انتخاب خوب و مفیدی برای سازمان با توجه به فعالیتتان داشته باشید. در ادامه 5 پرسش که احتمال می‌دهیم پاسخ آن‌ها برایتان مبهم باقی مانده است را شرح خواهیم داد.

1. بهترین سیستم خرید و فروش کدام است؟

بهترین سیستم خرید و فروش برای انتخاب در سازمان باید امکانات و ویژگی‌های زیر را داشته باشد، تا بتواند عملکرد مثبتی از خود نشان دهد.

• امکان مدیریت از راه دور: بسیار مهم است که  یک نرم افزار خرید و فروش خوب، قابلیت مدیریت شرکت از راه دور را برای مدیران و صاحبان کسب و کار ها فراهم آورد.

• خدمات رسانی و پشتیبانی از کاربران: وب سایت و فروشگاه یک نرم افزار خرید و فروش خوب، باید یک پشتیبانی 24 ساعته را در تمامی روزهای هفته در اختیار مشتریان خود قرار دهد، که این امر می‌تواند از طریق چت‌های آنلاین یا تماس‌های تلفنی صورت بگیرد.

• سادگی و استفاده آسان: یک سیستم مفید باید سیستمی باشد که تیم‌های مختلف به خصوص تیم خرید و فروش بتواند به راحتی با آن کار کند؛ پیش از این‌که ازنرم افزار فروشگاهی استفاده کنید، محیط کاربری آن را به خوبی بررسی کنید که آیا این نرم افزار داشبورد و صفحاتی با استفاده آسان دارد.

• اتوماسیون روند فروش و بازاریابی: یک نرم افزار خرید و فروش خوب می‌تواند، کمپین‌های تبلیغاتی را از برنامه‌ریزی اولیه تا تست و امتحان آن پشتیبانی کند، برخی از این نرم افزارها حتی می‌توانند با استفاده از برخی شاخص‌های استاندارد، میزان موفقیت کمپین شما را بررسی کند.
• مدیریت و همگام سازی مخاطبان: یک مدیریت مخاطبان مفید، شامل تمامی اطلاعات و تاریخچه‌ی ارتباط با یک مشتری خاص می باشد، این امر شامل تماس‌های برقرار شده، ایمیل‌های فرستاده شده و قرارهای ملاقات است. در صورت نیاز این دیتا و اطلاعات می‌تواند در اختیار تعدادی از کاربران قرار بگیرد تا بدین ترتیب خدمات رسانی به مشتریان و کاربران بهتر انجام شود.

2. امنیت سیستم خرید و فروش چقدر است؟

منظور از امنیت، ارائه یک سیستم حفاظتی برای منابع و اجزای سیستم خرید و فروش است، مثل داده‌ها و اطلاعات که روی سیستم خرید و فروش ذخیره شده‌اند.

3. هزینه راه اندازی سیستم خرید و فروش چقدر است؟

خدمات نصب در محیط شبکه صرفا توسط نمایندگان ارائه می‌گردد. برای نصب در خارج از شهر هزینه ایاب و ذهاب به عهده مشتری می‌باشد.خدمات نصب نسخه تک کاربره صرفا توسط نمایندگان ارائه می‌گردد.

4. امکانات عمومی سیستم خرید و فروش چیست؟

پیش از انتخاب سیستم خرید و فروش، باید به امکانات عمومی و منحصر به فرد آن توجه کنید، تا بتوانید با توجه به فعالیتتان انتخاب مناسبی داشته باشید. در تصویر زیر امکانات عمومی سیستم فروش و خرید را به صورت کامل بیان نموده‌ایم.

5.  امکانات اختصاصی سیستم خرید و فروش چیست؟

همانطور که گفتیم، هر سیستمی علاوه بر امکانات عمومی دارای امکانات اختصاصی و منحصر به فرد نیز می‌باشد، که آگاهی و دانستن آن‌ها به شما در روند استفاده از سیستم کمک شایانی می‌کند. امکانات اختصاصی سیستم خرید و فروش شامل موارد زیر می‌باشد:

• • امکان ثبت همکاران رقيب
  • امکان تعريف مناطق فروش
  • امکان تعريف انواع تخفيفات کلی و سطری فاکتور
  • امکان اختصاص تخفيف تعريف شده به مشتری
  • امکان ارزيابی نمايندگان فروش
  • مشتريان بالقوه
  • امکان ثبت تاريخچه تماس‌های برقرار شده با مشتريان بالقوه
  • امکان تبديل و انتقال مشتريان بالقوه به ليست مشتريان
  • امکان مشاهده تاريخچه قيمت گذاری محصول انتخابی توسط کاربر
  • کنترل اعتبار مشتری با مبلغ حواله فروش و صدور هشدارهای مناسب به کاربر
  • کنترل مبلغ تبليغات اختصاص داده شده با مبلغ حواله فروش مربوطه
  • امکان اختصاص تخفيفات سطری و کلی مربوط به مشتری انتخاب شده
  • محاسبه اتوماتيک عوارض قانونی
  • قيمت دار شدن اتوماتيک فاکتور با توجه به قيمت گذاری محصولات
  • امکان پيش بينی فروش براساس کالا
  • امکان چاپ فاکتور برگشت از فروش با قالب‌های دلخواه کاربر
  • امکان به گردش در آوردن فرم فاکتور برگشت از فروش در کارتابل
  • امکان تعريف پيش بينی فروش بر مبنای زمان کالا
  • گزارش آماری فروش بر اساس کالا
  • امکان دسته بندی فاکتورهای خرید
  • امکان انتخاب گروهی کالاها در برگه خرید
  • امکان گزارش‌گیری از خریدهای انجام شده توسط مأموران خرید
  • امکان پرداخت مبلغ مربوط به فاکتور خرید از درون فاکتور
  • امکان مشخص نمودن نحوه تسویه حساب و تاریخ تسویه حساب فاکتور خرید

نتیجه گیری

سیستم خرید و فروش تمام فرآیندهای خرید و فروش را ساماندهی می‌کند، این سیستم این امکان را می‌دهد تا دقیقا پروسه خرید و فروش مربوط به سازمان خود را پیاده سازی کنید. این سیستم با ارائه اطلاعات دقیق از موجودی کالا، وضعیت فروش سیاست‌گذاری‌های بخش خرید و فروش را پیاده سازی می‌کند.

در مقاله‌ای که خواندید تمام سعی و تلاش خود را کردیم، تا بتوانیم موضوعات مربوط به خرید و فروش سازمان را به سازمان توضیح دهیم و نرم افزار مربوط به خرید و فروش را معرفی کنیم. در انتها اگر سوالی دارید، در قسمت دیدگاه برایمان بنویسید تا پاسخ دهیم.