10 علامت اولیه هشداردهنده شکست سیستم ERP

به همان اندازه که مزایای سیستم ERP مثل روز روشن است، نگهداری و به‌روزرسانی سیستم نیز مشکل است. سیستم ERP در صورت اجرای کامل و موفقیت‌آمیز باعث ساده‌سازی کلیه بخش‌های مرتبط مثل خدمات مشتری، منابع انسانی، مالی و اداری و … خواهد شد.

در این مقاله سعی داریم 10 علامت اولیه هشداردهنده شکست سیستم ERP را تشریح کنیم. به بیان دیگر، راهکارهای پیشگیری از شکست پروژه ای آر پی را توضیح خواهیم داد. این 10 راهکار ممکن است باعث موفقیت کامل ERP نباشد اما از مشکلات مشترک بسیاری از سازمان‌های در معرض خطر جلوگیری می‌کند.

شکست پروژه ERP چیست؟

همان‌طور که می‌دانید هدف از پیاده‌سازی سیستم ای آر پی در سازمان‌ها، ایجاد یک سیستم یکپارچه مبتنی بر اطلاعات به‌منظور افزایش سرعت، کیفیت و کارایی فضای کسب‌و‌کار است. این سیستم علی‌رغم کلیه مزایا، دارای محدودیت‌هایی نیز هست.

علت محدودیت‌های این سیستم در ایران از دو منبع ناشی می‌شود:

• مقاومت سازمانی در برابر تغییر:

در واقع آمادگی سازمان‌ها و ادارات کشور برای اجرا و پذیرش همه جوانب سیستم نوین ای آر پی پایین است.

• تحریم‌ها:

وجود تحریم‌ها و قوانین خاص در کشور، باعث شده تا همانند سایر کشورها، نتوان از کلیه امکانات و جوانب سیستم استفاده کرد.

راهکار جلوگیری از شکست پروژه ERP

تجربه سازمان‌های بزرگ در اجرای سیستم نشان می‌دهد که اگر سریعاً جلوی اقدامات نادرست (هرچند کوچک) گرفته شود، از شکست جلوگیری خواهد شد.

تجربه کافی و تخصص در اجرای سیستم ای آر پی باعث تشخیص به‌موقع خطا و رفع آن خواهد شد. به بیان دیگر، دلایل اصلی و علت شکست پروژه‌های نرم افزار ERP باید ریشه‌یابی شود و پس از شناسایی اصلاح گردد. در این صورت است که از شکست پروژه جلوگیری شده و کلیه عملکردهای سیستمی در مسیر درست حرکت خواهد کرد.

علائم هشداردهنده شکست سیستم ERP

همیشه “پیشگیری بهتر از درمان” است. ما در این بخش سعی داریم 10 علامت اولیه هشداردهنده خرابی سیستم را تشریح کنیم. اگر این علائم را به‌خوبی درک کنید هرگز پروژه شما دچار شکست نخواهد شد.

1- عدم مشارکت تیم اجرایی ERP

عدم مشارکت تیم اجرایی ERP در تصمیمات مهم منجر به شکست پروژه می‌شود؛ بنابراین همیشه تیم اجرایی را در تصمیم‌گیری‌های کلیدی مشارکت دهید. تیم اجرایی در کنار مدیریت درک بهتری از میزان تصویب بودجه و منابع پروژه خواهد داشت.

عدم مشارکت تیم اجرایی

تیم اجرایی علاوه بر مشارکت در عملکردهای جانبی، باید در تصمیمات کلیدی کسب‌و‌کار، تغییر در فرآیندهای تجاری و سایر ملاحظات استراتژیک شرکت داشته باشند.

2- انتظارات غیر واقعی از زمان، بودجه و منابع مصرفی ERP

بسیاری از پروژه‌‌های مدیریت منابع سازمانی که اجرایی شده‌اند بیش از حد انتظار از منابع استفاده کرده‌اند و هزینه و زمان زیادی را مصرف کرده‌اند. بنابراین نباید در هنگام شروع توقع حداکثری داشت. چراکه انتظار غیر واقعی باعث اتخاذ تصیمات نادرست و درنتیجه شکست پروژه می‌شود.

در اینجا ذکر این نکته الزامی است که برای خرید سیستم، هر پیشنهادی از فروشنده سیستم دریافت کردید کمی بادید واقع‌بینانه آن را بررسی کنید. این امر باعث می‌شود که توقعات شما از زمان اجرای سیستم، صرف هزینه و منابع، واقعی باشد.

3- فرایندها و الزامات تجاری نامشخص ERP

اگر نوع فرایندهای موردنیاز ای آر پی مشخص نباشد، موفقیت سیستم زیر سؤال می‌رود. به این معنی که فرایندها و الزامات شفاف کسب‌وکار، موفقیت نرم افزار ERP را فراهم می‌کند.

عواقب نامشخص بودن فرایندهای پروژه ERP

عواقب نامشخص بودن فرایندهای پروژه ای آر پی عبارتند از:

• هدررفتن بودجه برنامه‌ریزی شده و صرف هزینه بیشتر
• طولانی‌تر شدن زمان مورد انتظار اجرای ERP
• سفارشی‌سازی بیش از حد نرم‌افزار
• عدم پاسخگویی به اهداف استراتژیک گسترده‌تر سازمان

4- عدم اختصاص زمان کافی برای مهندسی مجدد فرایندهای کسب‌وکار در ERP

به طور معمول، تغییر و تحولات بازار دیجیتال در پیاده‌سازی سیستم لحاظ می‌شود اما زمان کافی برای تعریف مجدد فرایندها در نظر گرفته نمی‌شود.

عدم اختصاص زمان کافی برای مهندسی مجدد فرایندهای کسب‌ و کار

فرایندهای سیستم باید دائم در حال به‌روزرسانی و مهندسی مجدد باشد تا مسیرهای ناکارآمد قبلی اصلاح و پیشرفت‌های اساسی رخ دهد. عدم اختصاص زمان کافی برای اصلاح مسیرهای قبلی، نکته‌ای است که فروشندگان سیستم  اغلب در نظر نمی‌گیرند.

سیستم‌های قدیمی علاوه بر تحمیل هزینه‌های سنگین پشتیبانی، سازمان را در معرض خطرات ناشی از امنیت سایبری نیز قرار می‌دهد. بنابراین با به‌روزرسانی و مهندسی مداوم مسیر، از حرکت سیستم در مسیر درست با توجه به تغییرات کسب‌و‌کار اطمینان حاصل کنید.

5- استراتژی مبتنی بر آموزش کاربر نهایی ERP

در اکثر سازمان‌های اجراکننده ای آر پی، استراتژی مدیریت تغییر فقط بر مبنای آموزش کاربر نهایی بنا می‌شود. درحالی‌که کاربر نهایی یکی از چندین مؤلفه تأثیرگذار برای غلبه بر مشکلات سیستم جدید است.

استراتژی شما باید علاوه بر اهمیت به کاربر نهایی شامل آمادگی برای تغییر، ارزیابی تأثیر تغییر، برنامه‌های ارتباطی، برنامه‌های تحقق مزایا و سایر موارد مهم برای هرگونه موفقیت در اجرای سیستم باشد.

6- وابستگی خیلی زیاد یا خیلی کم به مشاوران خارجی ERP

عدم توازن در استفاده از مشاوران خارجی سیستم از دیگر علل شکست است. برخی سازمان‌ها ممکن است دشوار بودن مراحل استقرار را جدی نگیرند و خیلی کم از کمک مشاوران خارجی استفاده کنند. در نقطه مقابل هم ممکن است برخی سازمان‌ها همه مراحل استقرار، پشتیبانی، اجرا و عملکردها را به مشاوران بسپارند.

در هر دو حالت، رعایت‌نکردن توازن خطرناک است؛ بنابراین باید در کنار بهره‌گیری از مشاوران خارجی، اطمینان حاصل کنید که مالکیت پروژه ERP در اختیار سازمان خودتان است.

7- کنترل نامشخص پروژه ERP

پروژه‌های ERP بدون کنترل درست پروژه شکست می‌خورند. برای تغییر در دامنه پروژه، درخواست‌های سفارشی‌سازی و سایر مواردی که می‌توانند شانس موفقیت یک پروژه را تضعیف کنند، باید فرایندهای کنترل به‌وضوح مشخص شده باشد.

بنابراین باید اطمینان حاصل کنید که فرایندهای کنترل و تعیین‌کننده در اجرای ای آر ی را به‌عنوان بخشی از منشور پروژه خود تعریف و تعیین کنید.

8- نبود طرح و برنامه‌ریزی ERP

بدون داشتن برنامه‌ریزی، نمی‌توانید به هدف برسید؛ بنابراین علاوه برداشتن کسب‌و‌کار منحصربفرد باید برنامه ریزی کنید که چگونه می خواهید به مزایای تجاری مورد انتظار پروژه با این سیستم  برسید. برای پیاده‌سازی، ارتقا، پیشرفت و انتقال سیستم ای آر پی داشتن طرح و هدف نهایی ضروری است.

به بیان دیگر، سیستم ای آر پی ابزاری برای مدیریت و بهینه‌سازی سود بالقوه شرکت در حین اجرا و بعد از آن است. پس تجارت شما باید به این سیستم فراتر از یک ابزار برای توجیه سرمایه‌گذاری نگاه کند.

9- مدیریت پروژه ERP همانند پروژه IT

اگر پروژه مدیریت منابع سازمانی مانند پروژه IT مدیریت شود، محکوم به شکست است. پروژه‌های موفق سیستم  آن‌هایی هستند که علاوه بر استفاده از مبانی IT از ابتکارات در تحول استراتژی کسب‌وکار خود بهره می‌گیرند. این تصمیمات در نهایت در نتایج به‌دست‌آمده از اجرای سیستم  بروز پیدا می‌کند.

10- درنظرنگرفتن هزینه‌های احتمالی ERP

نداشتن طرح برنامه برای سیستم  باعث می‌شود که انتظارات برآورده نشود. همیشه برای انطباق اهداف پروژه با آنچه برنامه‌ریزی کرده‌اید باید حداقل 15 تا 20 درصد هزینه مازاد در نظر بگیرید.

در نظر نگرفتن هزینه های احتمالی سیستم

بنابراین برای بودجه‌بندی و اطمینان از تأمین منابع موردنیاز، حتماً هزینه‌های احتمالی را تا 20 درصد بیشتر در نظر بگیرید.

یکی از هزینه‌های ضروری که باید در نظر گرفته شود، هزینه سفارشی کردن سیستم  برای سازمان شما است. چرا که یک سیستم ای آر پی کلی، نیازهای اصلی را پوشش خواهد داد اما با سفارشی سازی، نرم‌افزار ERP متناسب با نیاز کسب‌و‌کار شما ارتقا پیدا خواهد کرد.

نتیجه گیری

اگر علائم هشداردهنده سیستم را قبل از اجرا شناسایی و رفع کنید سیستم  دچار شکست نخواهد شد. در این مقاله 10 علامت اولیه هشداردهنده شکست سیستم ERP را مورد بررسی قرار دادیم. گفتیم که نداشتن طرح و برنامه‌ریزی دقیق سیستم، موجب صرف هزینه و منابع بیشتر و طولانی‌تر شدن زمان مورد انتظار پروژه خواهد شد.

نداشتن استراتژی‌های تغییر، عدم مشارکت تیم اجرایی در همه مراحل پروژه و درنظرنگرفتن هزینه‌های احتمالی، از دیگر علائم اولیه هشداردهنده شکست سیستم ای آر پی است. در این مقاله سعی کردیم راهکارهای پیشگیری از شکست سیستم  را با شما در میان بگذاریم. در پایان اگر نظری دارید در قسمت دیدگاه با ما مطرح کنید.