تاثیر قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری در یکپارچگی اطلاعات سازمان | آرین سیستم

قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری و افزایش عملکرد سازمان !

انسان فکر کند ، ماشین کار کند! می توان گفت این تفکر باعث خرید اتوماسیون اداری و تاثیر قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب در امور مالی و اداری از سیستم سنتی به مدرن ، و همچنین تولید و به کارگیری نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری شد. طی تحقیقی که انجمن مدیریت جریان کار در سال 2006 در شرکت هایی که از روش سنتی برای انجام مکاتبات خود استفاده می کردند انجام شد ، نشان از دریافت 30% ارزش افزوده زمانی بود که برای انجام فرآیند سازمان صرف می کردند و 70% باقیمانده صرف اتلاف وقت و هزینه می شد.

در ایران نیز طی تحقق طرح دولت الکترونیک ، تشویق به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری و همسو شدن نهادهای مختلف برای استفاده از سیستم های مکانیزه اتوماسیون اداری در دستور کار قرار گرفته است.

شرکت آرین سیستم نیز در کنار دیگر شرکت های پیشرو در زمینه فروش اتوماسیون اداری تحت وب و تناسب قیمت نرم افزارهای اتوماسیون اداری یکپارچه با عملکرد و کارایی لازم ، مورد تایید بسیاری از سازمان ها و ادارات داخلی قرار گرفته است.

در ادامه ما میخواهیم به تعدادی از فاکتورهایی که در زمان خرید و بررسی امکانات و لیست قیمت اتوماسیون اداری برای نظم و یکپارچگی اطلاعات در نظر گرفته می شود اشاره کنیم.

اتوماسيون اداري چيست

در تعریف اتوماسیون اداری باید گفت ، سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است و وظیفه دارد سایر فرم های ارتباطات اداری را جمع آوری ، ذخیره و مستندات را به صورت پیام الکترونیکی بین افراد و گروه های کاری و سازمان توزیع کند. در خارج از ایران به کلیه ابزار و روش ها در جهت انجام فرآیندهای دفتری قابل پردازش به صورت داده نوشتاری و شنیداری با سیستم رایانه اتوماسیون اداری می گویند. به طور کلی شکل تکمیل شده با امکانات گسترده نرم افزار دبیرخانه و برای جایگزینی روش دستی به سیستم مکانیزه ، آن چیزی است که به عنوان سیستم اتوماسیون اداری تعریف می شود.

بخش های اتوماسیون اداری | آرین سیستم

بخش های اتوماسیون اداری | آرین سیستم

 بخش های مختلف سیستم اتوماسیون اداری

با توجه به اینکه فعالیت های سازمانی گسترش یافته است بنابراین برای پوشش دهی ، یک سیستم اتوماسیون اداری باید از بخش ها و ماژول های مختلف و مدرن تری تشکیل شده باشد. یکی از دلایل تفاوت قیمت طراحی اتوماسیون اداری نیز تنوع ماژول است که با توجه به فرآیند سازمان ، بخش ها و عملکرد متفاوتی دارد.

بخش های مهم و کاربردی که شرکت های نرم افزاری فعال در تولید این حوزه همچون شرکت آرین سیستم، در فروش نرم افزار اتوماسیون ادری از آن نام می برند و معمولا بر اساس آن به خریدار قیمت اتوماسیون اداری را اعلام می کنند ، شامل قسمت های زیر می باشد :

دبیرخانه :

در ابتدا در تعریف دبیرخانه باید گفت ، فرآیند ثبت نامه و ارجاع به کارتابل پرسنل و بایگانی اسناد و نامه است که از اصلی ترین بخش اتوماسیون و وظایف دبیرخانه است. یکی از اصلی ترین و ابتدایی ترین فاکتور تعیین قیمت سیستم اتوماسیون اداری که خریدار با کمی بررسی در لیست قیمت اتوماسیون اداری باید با توجه به نوع کسب و کار و نیاز سازمان در نظر بگیرد بخش دبیرخانه است.

فرم ساز و موتور گردش فرم :

بعضی از شرکت ها تعداد مکاتبات اداری زیادی دارند و می خواهند در زمان تبادل کتبی اطلاعات با سازمان های دیگر از فرم های مختلف استفاده کنند. به طور مثال با دریافت و یا ارسال هر نامه اداری ، لوگو سازمان و نام مدیریت ثبت شده باشد. بنابراین ترجیح می دهند از اتوماسیون دارای آپشن فرم ساز و موتورگردش فرم که در قالب جریان های کاری از پیش تعریف و طراحی شده در زمان خرید نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنند.

قیمت نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری در میزان کیفیت ، میزان دسترسی به امکانات طراحی فرم و مدیریت و نگهداری اطلاعات این فرم نقش به سزایی دارد.

مدیریت جلسات و سامانده :

تنظیم ، ثبت ، برگزاری و پیگیری جلسات کاری و همچنین تنظیم و نگهداری گزارشات و اسناد جلسات از دیگر بخش های مهم کارهای اداری است. برنامه ریزی و مدیریت مربوط به این عملیات بسیار زمان بر می باشد. بنابراین در نرم افزار اتوماسیون اداری ، بخش های تقویم کاری ، مدیریت قرارهای کاری و فعالیت ها تنظیم شده است.

آرشیو الکترونیک :

با گذشت زمان و افزایش حجم مستندات عملیات سازمان ، آرشیو و مدیریت آن مشکل تر می شود. بنابراین بخش آرشیو الکترونیک اسناد در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب ، امکان دسترسی آسان و سریع به اسناد سازمانی را فراهم می کند.

پرتال مکاتبات برون سازمانی :

در راستای تکریم ارباب رجوع و فراهم آمدن بسترهای ارتباطی بر مبنای شبکه های کامپیوتری ، بخش پرتال مکاتبات برون سازمان به اتوماسیون اداری اضافه شده است.

هدف از این بخش افزایش رضایت مندی ، تسریع در ارائه خدمت به ارباب رجوع است که این امکان باعث کاهش هزینه ایاب و ذهاب برای خدمات رسانی و همچنین پاسخگویی به پیگیری درخواست و کارهای اداری خارج از محیط سازمان است.

بیشتر بخوانید: سیستم اتوماسیون اداری تحت وب چه مزیت های ارزشمندی دارد؟

کارتابل آفلاین :

با توجه به پراکندگی جغرافیایی ، دسترسی سیستم جامع اتوماسیون به صورت شبکه محلی و تحت وب می باشد. در شرایطی که دسترسی به اینترنت به صورت مطلوب امکان پذیر نیست ، کارتابل آفلاین برای قسمت های با اهمیت ویژه در اتوماسیون اداری در نظر گرفته شده است تا امور مربوط به نامه ها را در اولین برقراری ارتباط با کارتابل سیستم به صورت به روز مرور کنید.

معمولاً قیمت اتوماسیون اداری تحت وب دارای این ماژول ها دارای قیمت بالاتری نسبت به قیمت نرم افزارهای اتوماسیون اداری فاقد این بخش ها می باشد. اما در هر صورت باید در زمان خرید اتوماسیون اداری و بررسی قیمت نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری ، نوع عملکرد و میزان نیاز سازمان در تبادل و حجم مستندات را بررسی کنید؛ چرا که ممکن است بالاترین قیمت طراحی اتوماسیون اداری به شما پیشنهاد بشه ، ولی نیاز مکاتبات و حجم کارهای واحد دبیرخانه سازمان شما را بر طرف نکند.

ملاحضات قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری | آرین سیستم

ملاحضات قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری | آرین سیستم

 ملاحظات مهم در قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری

موسسات تجاری که درگیر  بررسی و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری هستند و یا در حال راه اندازی و ارتقاء سامانه اتوماسیون اداری سازمان خود هستند باید مواردی از جمله بودجه ، فضای فیزیکی و تغییرات ارتباطی بین کاربران خود را در نظر داشته باشند.

در کنار این موارد دو عامل آموزش کارکنان و بسط دادن انتخاب اتوماسیون اداری را نیز باید در نظر داشت.

از آنجایی که بحث قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری و خرید آن به عنوان سرمایه گذاری منابع مالی و اداری است ، به این دلیل بهتر است که کارفرمایان و مدیران دانش لازم را در این زمینه داشته باشند و بدانند که امکان آموزش سیستم جامع اتوماسیون و شرایط فیزیکی فضایی که سیستم باید در آن قرار بگیرد در سطح کیفیت و قیمت اتوماسیون اداری تحت وب باید در نظر بگیرند.

 دستاوردهای خرید اتوماسیون اداری

  • فراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهیزات سخت افزاری سیستم جامع اتوماسیون
  • امنیت بالا و امکان دسترسی به اطلاعات در حجم کمتر
  • سرعت در گردش و کنترل بر اطلاعات طبقه بندی شده سایت اتوماسیون اداری
  • حذف فیزیکی کاغذ و بایگانی
  • امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
  • به وجود آمدن روش های مناسب اداری و سازمانی از طریق دوباره نگری به روش کاری
  • کاهش کار مسئولان دفتری ، منشی و تایپیست
  • امکان تبادل اطلاعات با سایر سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات و …

 امکاناتی که می تواند به غیر از قیمت سیستم اتوماسیون اداری را برتر معرفی کند

  • واحدهای عملیاتی گوناگون سازمان نظیر بخش مالی ، دریافت و پرداخت ، کارگزینی ، انبار و فروش با سيستم اتوماسيون اداري در ارتباط باشد.
  • امکان مدیریت و پیگیری اقدامات انجام شده روی کار ارجاع داده شده به پرسنل مختلف
  • امکان دورکاری در بستر امن الکترونیک با نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

پیشنهاد مطالعه: مدیران چگونه میتوانند پرسنل دوکاری شرکت را کنترل کنند؟

 در پایان می توان گفت:

مهمتر از قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب ، میزان کارایی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان و ارگان های مختلف می باشد. و البته این نکته را نیز فراموش نکنیم که مطمئنا باید در کنار بالا بودن و گران قیمت بودن نرم افزار اتوماسیون اداری ، کارایی سازمان را به اندازه قابل توجهی بیشتر کند.

و هر چه قیمت طراحی اتوماسیون اداری پایین تر باشد امکانات کمتر و محدودتری را شامل می شود و حتی ممکن است ، نیازهای اولیه واحد اداری و دبیرخانه را در جهت یکپارچگی اطلاعات بر طرف نکند. به قول معروف ، هیچ گرانی بی حکمت نیست و هیچ ارزانی بی علت !!

 

 

دانلود PDF | تاثیر قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری در یکپارچگی اطلاعات سازمان

دانلوددانلود مقاله تاثیر قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری در یکپارچگی اطلاعات سازمان : دانلود فایل
فرمت : PDF حجم 1 مگابایت
1 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

میخواهید به بحث بپیوندید؟
در صورتی که سوالی ندارید به دیگران کمک کنید تا مشکلشان حل شود!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *