نکاتی قبل از خرید نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی | آرین سیستم

نکاتی قبل از خرید نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی ERP

قبل از اینکه از نرم افزار کارگزینی صحبت کنیم باید بگیم که یکی از مهم ترین اطلاعات در سازمان های مختلف ، اطلاعات پرسنلی آن سازمان است که در نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی ثبت می شود. با توجه به اینکه این اطلاعات در تصمیم گیری مدیران سازمان نقش بسیار زیادی دارند ، حفظ و نگهداری از این اطلاعات یکی از دغدغه های اساسی مدیران سازمان است. یکی از راه های حفظ این اطلاعات استفاده از نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی است.با توجه به اهمیت این موضوع در سازمان ، در این مقاله به معرفی نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی می پردازیم. هم چنین نکاتی درباره خرید نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی برای شما ارائه خواهیم داد.

نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی چیست؟

همان طور که بیان کردیم نگهداری از اطلاعات مربوط به پرسنل سازمان اهمیت بسیاری دارد. این کار در سازمان معمولا با استفاده از نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی انجام می پذیرد. سیستم پرسنلی برای جمع آوری و حفظ اطلاعات کارکنان و انجام مسائل مربوط به پرونده پرسنلی طراحی شده است.نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی که در قسمت های بعد معرفی خواهیم کرد ، با توجه به قابلیت های بسیاری که دارد فرایند نظارت و کنترل توسط مدیران را تسهیل می بخشد. در ادامه مقاله ویژگی ها و امکانات نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی را بیان خواهیم کرد.

اطلاعات پایه موجود در نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی

جهت ثبت اطلاعات پرسنلی با قابلیت ذخیره اسناد و بایگانی ، استفاده از نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی می تواند در سازمان برای مدیریت مشخصات افراد مثل اطلاعات شناسنامه ای یا آدرس و تلفن تماس بسیار کاربرد داشته باشد. به طور کلی در سیستم کارگزینی که برای شما معرفی خواهیم کرد با استفاده از نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی ، اطلاعات پایه زیر را می توان مشاهده کرد :

  • مشخصات پرسنل
  • نسبت های خانوادگی افراد
  • نوع قرارداد کارمند
  • درصد نوبت کاری کارمند
  • نوع بیمه
نرم افزار پرسنلی | آرین سیستم

نرم افزار پرسنلی | آرین سیستم

ویژگی ها و امکانات نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی

سیستم پرسنلی به عنوان هسته اصلی مدیریت منابع انسانی به نحوی طراحی شده است که اطلاعات پرسنل را با اطلاعات زیر ساختی ذخیره و بایگانی می کند. ثبت اطلاعات پرسنلی به صورت آرشیو الکترونیکی این امکان را فراهم می کند تا اطلاعات پرسنل را برای سایر زیر سیستم ها تغذیه کند. به طور مثال در سیستم حقوق و دستمزد بر اساس همین ثبت اطلاعات پرسنلی لیست حقوق کارکنان محاسبه می شود.

با راه اندازی نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی می توان به امکانات زیر در سازمان دست یافت :

  • ثبت مشخصات پرسنل
  • معرفی انواع استخدام
  • ثبت خلاصه پرونده پرسنلی
  • ثبت اطلاعات مربوط به کارکرد ، نوبت کاری ، اضافه کاری ، ماموریت و …
  • ثبت انواع مرخصی
  • امکان محاسبه حقوق کارمندان به صورت ساعتی یا بر مبنای کارکرد
  • تعریف انواع وام ها

گزارشات نرم افزار احکام

از مسائل حائز اهمیت در هر سازمان ، آگاهی مدیران از رویدادهای مرتبط با کارکنان از جمله اطلاعات ماموریت ، آموزش پرسنل و اطلاعات احکام به عنوان اطلاعات پایه است. ثبت اطلاعات پرسنلی در سیستم برنامه ریزی ، اطلاعات و گزارشات جامع در اختیار مدیران در جهت بررسی و تصمیم گیری قرار می دهد.

با خرید نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی می توان گزارشات زیر را تهیه کرد :

  • تهیه گزارش از مشخصات پرسنلی
  • تهیه گزارش از سوابق کاری
  • تهیه گزارش از سوابق تحصیلی پرسنل
  • تهیه گزارش از تعداد افراد تحت تکفل پرسنل
  • گزارش تشویق ها و تنبیهات پرسنل
  • گزارش از دوره های آموزشی پرسنل
  • گزارش احکام پرسنلی
  • گزارش از میزان کارکرد ماهیانه و سالیانه
گزارشات نرم افزار پرسنلی | آرین سیستم

گزارشات نرم افزار پرسنلی | آرین سیستم

قبل از خرید نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی این نکات را بررسی کنید

همان طور که تا این قسمت از مقاله اشاره شد ، یکی از فعالیت هایی که نیازمند دقت و بررسی توسط مدیران است ، موضوع ثبت و نگهداری اطلاعات پرسنل شاغل در شرکت یا سازمان است. چرا که با نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی این امکان برای مدیران کارگزینی فراهم می شود که لیست مشخصات پرسنل و لیست پرداختی مثل حقوق و دستمزد را نزد خود نگهداری کنند. طراحی نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی به نحوی است که نظارت و کنترل فرآیندهای مدیریت پرسنل با داشتن امکانات متعدد طراحی و باعث تسهیل این عملکرد است.

برای موفقیت در مدیریت منابع انسانی سازمان و استفاده از نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی ، قبل از هر اقدامی باید نکاتی را در زمان خرید برنامه رعایت کنید. در ادامه به توضیح برخی از این نکات برای آشنایی شما عزیزان اشاره می کنیم.

1-تشخیص نیازمندی سازمان

متاسفانه بسیاری از مسئولان ارگان ها بدون توجه به نیاز سازمان و فقط بر اساس ظاهر و امکانات اولیه اقدام به تهیه نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی می کنند. در صورتی که سازمان شما ممکن است تعدادی واحد به همراه وظایف متنوع داشته باشد و قبل از جستجو و خرید نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی بهتر است درک صحیحی از نیاز سازمان و گردش و فرایند کاری تعریف شده به دست آورید. همچنین بررسی کنید که آیا سازمان شما به نرم افزاری با امکان خدمات تحت وب یا تجارت الکترونیک نیاز دارد؟

2-تعیین دسترسی و تسهیل ارتباط پرسنل با سازمان

تعیین سطوح دسترسی به اطلاعات پرسنلی و فرم های مرتبط مثل فرم مدارک تحصیلی یا سوابق کاری در نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی از مسائل مهم و الویت بندی شده در سازمان است. دسترسی به درج و ویرایش اطلاعات کارمندان باید قابل محدودیت گذاری و تنظیم فیلدهای قابل دسترسی برای هر یک از کارکنان در نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی باشد ، چرا که یک سری از این اطلاعات محرمانه است و نباید به صورت کامل در دسترس تمام پرسنل قرار گیرد.

از طرفی کنترل چنین پرونده هایی که اطلاعات پرسنل را به صورت الکترونیکی پشتیبانی می کند ، باعث کاهش و صرفه جویی قابل ملاحظه زمان برای بررسی ، بازبینی و کنترل اطلاعات است. پس در زمان خرید نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی به نوع تنظیم سطوح دسترسی برای نگهداری صحیح اطلاعات و کاهش زمان بررسی و جستجو توجه کنید.

3-یکپارچگی و ارتباط با سایر نرم افزارهای زیر سیستم

در سازمان ها با استفاده از نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی به راحتی می توان کنترل امور مربوط به اطلاعات پرسنل را بررسی کرد. اما یکی از فاکتورهای مهمی که باعث افزایش نتیجه مثبت در این قسمت می شود و باید در زمان بررسی برای خرید نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی به آن توجه کرد ، قابلیت ارتباط یکپارچه با نرم افزارهای دیگر است و به طور حتم نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی باید با نرم افزار حقوق و دستمزد یا نرم افزار حضور و غیاب در ارتباط باشد و بر اساس اطلاعات ثبت شده در سیستم پرسنلی و محاسبات لازم در برنامه حقوق و دستمرد ، لیست بیمه و فیش حقوقی صادر شود. سعی کنید در زمان بررسی این فاکتور ، از تمرکز کامل اطلاعات  در زمان ارتباط با سایر نرم افزارها و امکان اتصال نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی از طریق اینترنت برای جابه جایی اطلاعات مطمئن شوید.

4-جمع آوری مکانیزه با تعریف فیلدهای اطلاعاتی

هر پرسنلی در زمان مصاحبه کاری یک سری اطلاعات شخصی خود از جمله نام و نام خانوادگی ، محل سکونت ، تحصیلات و … را ثبت می کند. اما ممکن است زمانی برسد که سازمان نیاز به اطلاعات تکمیلی تر از پرسنل خود داشته باشد. بنابراین با ایجاد یک فراخوان در نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی به راحتی اطلاعات را جمع آوری و نتایج در پرونده پرسنل به صورت مکانیزه ثبت می شود. پس این قابلیت می تواند به عنوان یک نکته مثبت در انتخاب نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی باشد و بعد از ثبت یک سری اطلاعات خاص با تنظیم فیلدهای لازم اطلاعات را جستجو ، ویرایش و دریافت کرد. به طور مثال می توانید بر اساس تحصیلات پرسنل ، اطلاعات را مرتب یا حتی در قالب استاندارد اطلاعاتی گزارش تهیه کرد.

5-امکان پشتیبانی و امنیت اطلاعات

یکی از مهمترین فاکتورهایی که باید خیلی در زمان تهیه نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی به آن توجه کرد ، بحث پشتیبانی و خدماتی همچون خدمات ضمانت نرم افزار است که کلیه خدماتی که در دوره ضمانت و پشتیبانی نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی از طرف شرکت نرم افزاری ارائه می شود باید به دقت ذکر و بررسی شود.

اما به صورت کلی در زمان خرید نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی بهتر است مواردی همچون نصب ، آموزش ، راهنمایی کاربران ، رفع اشکالات و خطاهای نرم افزار ، پشتیبانی امنیت اطلاعات در مقابل خطرات هک یا از بین رفتن اطلاعات در ارائه خدمات پشتیبانی در نظر گرفته شود. البته بخشی از تامین امنیت اطلاعات از طریق ماژول های برنامه نویسی نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی و از روش های مختلف همچون رمز گذاری اطلاعات تامین می شود.

خرید نرم افزار پرسنلی و احکام آرین سیستم

با توجه به اینکه مشخصات کارکنان و دقیق وارد کردن اطلاعات آنها از اهمیت زیادی برخوردار می باشد و نیز برای محاسبه حقوق و مزایای کارکنان نسبت به سابقه و تحصیلات و جایگاه سازمانی که دارند اطلاعات دقیق مورد نیاز است ، به کارگیری نرم افزار پرسنلی و احکام کاملا ضروری می باشد.

نرم افزار پرسنلی و احکام آرین سیستم با توجه به یکپارچگی با نرم افزارهای دیگر سازمانی از جمله نرم افزار حقوق و دستمزد بهترین انتخاب می باشد که می توانید برای درخواست دمو و خرید نرم افزار پرسنلی و احکام آرین سیستم روی دکمه درخواست دمو نرم افزار در عکس زیر کلیک نمایید.

درخواست دمو نرم افزار پرسنلی و احکام

در این مقاله هدف ما معرفی یکی از انواع مختلف سیستم پرسنلی و بیان کارکردها و ویژگی های نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی بود. امیدواریم استفاده از این مقاله مورد توجه و رضایت شما قرار گرفته باشد.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

میخواهید به بحث بپیوندید؟
در صورتی که سوالی ندارید به دیگران کمک کنید تا مشکلشان حل شود!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *