نرم افزار پرتال سازمانی چیست؟ کاربرد انواع پورتال سازمانی

پورتال سازمانی ابزاری مهم در اطلاع رسانی و دریافت اطلاعات می‌باشد، که تحول چشمگیری در دنیای اینترنت ایجاد کرده است. باتوجه به افزایش نیاز سازمان‌ها به مدیریت داده‌ها و ارائه بهتر خدمات به صورت آنلاین، استفاده از پرتال سازمانی نسبت به گذشته افزایش یافته و از اهمیت بالایی برخوردار است.

در واقع پورتال درگاهی است که کاربران را وارد دنیای مجازی می‌کند، تا به اطلاعات، خدمات و منابع مورد نیاز خود دسترسی پیدا کرده و نیازهایشان را بر طرف کنند. در این مقاله به درک بهتر از اینکه پورتال سازمانی چیست و تفاوت آن با سایر وبسایت‌ها می پردازیم.

تاریخچه پرتال (Portal)

در گذشته تحولی در عصر کامپیوتر رخ داد و آن قابلیت استفاده همزمان از چند برنامه بود. به این معنا که دیگر لازم نبود برای کار با یک برنامه، سایر برنامه‌ها بسته شوند. می توان گفت این تحول سرآغاز تاریخچه پرتال‌ها بود و پس از آن نسل‌های پیشرفته و تکامل یافته پرتال، طراحی و ارائه شدند.

تاریخچه پرتال

نسل اول پرتال سازمانی

ابتدایی ترین پرتال‌ها که به نسل اول پرتال سازمانی معروف هستند، به طور معمول محتویات راکد یا ایستا (Static) و مستندات اطلاعاتی زنده را فراهم می کردند. اطلاعاتی که این نسل از پورتال سازمانی ارائه می کردند، شامل اخبار شرکت از قبیل شرایط و فرم‌های استخدام، اطلاعات مربوط به کارکنان و اعلام سیاست‌های مطرح شده از سوی شرکت بود.

نسل دوم پرتال سازمانی

نسل دوم پرتال سازمانی در خصوص گردآوری اطلاعات بسیار شبیه نسل اول بود، اما تفاوت اساسی و مهم این دو نسل این بود که در نسل دوم امکان همکاری متقابل کاربران برای تیم‌های کاری ایجاد شد.

نسل جدید پورتال سازمانی سرویس‌های متعددی از جمله سرویس‌های مدیریت محتوا و سرویس‌های همکاری داشت. امکان گفتگوی کاربران، تنظیم قرار ملاقات و جلسه از طریق سیستم‌های همکاری دراین نسل انجام می شد.

نسل سوم پرتال سازمانی

در نسل سوم، پورتال سازمانی به گونه ای طراحی شده که منجر به ایجاد فضای مناسبی برای تجارت الکترونیکی می‌باشد. پرتال‌های این نسل امکان برقراری ارتباط نرم افزارهای مستقر در سرورهای مختلف را فراهم می‌کنند.

به طور کلی پرتال‌های نسل سوم، نقطه عطف اطلاعات و برنامه‌های کاربردی مستقر در سرورهای گوناگون به طور همزمان هستند. این امکانات به صورت خودکار و متناسب با نقش هر کاربر طراحی شده است.

گروه بندی بر اساس مخاطبین، مدیریت نشر، ارتباط آنلاین با مخاطبین و آرشیو دیجیتال با توجه به گروه‌های کاری از امکانات این پرتال‌ها می‌باشد. البته ویژگی مهم در توسعه آینده این نسل از پرتال سازمانی، حذف چارچوب‌های کاری برای سرویس‌های عمومی است.

پرتال سازمانی چیست و چه ارکانی دارد؟

پورتال سازمانی ابزاری مهم در اطلاع رسانی و دریافت اطلاعات می‌باشد.

کارشناس درحال کار با نرم افزار پرتال سازمانی

ارکان و عناصر اصلی یک پورتال سازمانی (Enterprise Information Portals یا EIP) عبارتنداز:

• دسترسی یا جستجو: این ویژگی به کاربران امکان دسترسی به اطلاعات مورد نیاز در هر بخش را می‌دهد و از کسب اطلاعات غیر ضروری جلوگیری می‌کند.
• دسته بندی: یک پرتال سازمانی تمام اطلاعات را دسته بندی و به نوعی تقسیم بندی موضوعی می‌کند، تا در مواقع لازم به کاربران ارائه شود.
• مشارکت: از طریق پورتال سازمانی، بدون توجه به حد و مرز جغرافیایی و در هر موقعیت جغرافیایی کاربران ‌می‌توانند با یکدیگر مشارکت کنند.
• شخصی سازی: اطلاعاتی که پرتال سازمانی به کاربران ارائه می‌کند، براساس نقش و ویژگی افراد در سازمان شخصی سازی می‌شود.
• پروفایل (نمایه) سازی: برای امکان مشارکت در پورتال سازمانی، پروفایل سازی ضروری است. کارکنان یک سازمان با توجه به سطح تجربه و توانایی‌ها طبقه بندی می‌شوند، تا برای همکاری با دیگران، اشخاص با شرایط مورد نظر انتخاب شوند.
• یکپارچه سازی نرم افزارها: این ویژگی جدا از اینکه چه نرم افزاری مورد استفاده قرار می‌گیرد، امکان ارائه، دسترسی و اشتراک اطلاعات را به کاربران می دهد.
• امنیت: بعد از ورود کاربران به سیستم، پورتال سازمانی اطلاعاتی که دارای مجوز امنیتی هستند را ارائه می‌کند.

امنیت پورتال سازمانی

یکی از موضوع‌ها و چالش‌های اساسی پورتال سازمانی، امنیت است. زیرا در صورتی که سیستم فاقد امنیت باشد، امکان هک شدن و به خطر افتادن اطلاعات سازمان بالا می رود. امنیت در پرتال سازمانی موارد زیر را دربر می‌گیرد:

• امنیت سرور مهم ترین بخش از امنیت است، بنابراین تنظیمات امنیتی سرور اهمیت زیادی دارد.
• موارد امنیتی به طور کامل چک شوند، تا امکان هک و نفوذ از خارج وجود نداشته باشد.
• سطح دسترسی چندگانه در سازمان ایجاد شود، یعنی سطح دسترسی مدیر سایت و کارمند از هم متمایز باشند.

رعایت موارد ذکر شده در طراحی پورتال، به بالا بردن امنیت پورتال سازمانی کمک بسیاری می‌کند.

دسترسی در پورتال سازمانی

در طراحی پورتال‌های سازمانی، نکته قابل توجه دیگر کنترل دسترسی است. به این صورت که کارکنان با توجه به مسئولیت و عنوان شغلی خود به اطلاعات دسترسی دارند.

پرتال سازمانی آرین سیستم با تاکید و نظارت بر این قابلیت، تعیین می‌کند که چه کسی، به کجا و چه زمان ‌می‌تواند به اطلاعات دسترسی پیدا کند.

ویژگی دسترسی در پرتال ‌می‌تواند مزایای زیر را ایجاد کند:

• به دلیل استفاده از سطوح دسترسی مختلف، اطلاعات از امنیت بالاتری برخوردار می‌شوند.
• دسترسی به اطلاعات، برنامه‌ها و روندهای اداری مختلف در سازمان آسان و هوشمندانه خواهد شد.
• توانایی نظارت و کنترل برای مدیران ارشد بیشتر می‌شود.

اطلاعات در پورتال سازمانی

به دلیل نقش مهم اطلاعات در ادامه فعالیت سازمان‌ها، می‌توان گفت موضوع اصلی در پرتال سازمانی دسترسی به اطلاعات متناسب با نیاز کاربران است.

پورتال‌ها ساده ترین راه برای پیدا کردن اطلاعات کاربردی، در بین حجم وسیعی از اطلاعات موجود در اینترنت هستند. همچنین با طبقه بندی صحیح اطلاعات می‌توان از بروز خطراتی مثل دسترسی افراد خارج از سازمان جلوگیری کرد.

پرتال سازمانی چه تفاوت‌هایی با وب سایت دارد؟

برای یافتن پاسخ اینکه پرتال سازمانی چیست، ابتدا باید با تفاوت وب سایت و پورتال آشنا شویم. در واقع پورتال‌ها نیز به نوعی وب سایت به شمار می‌آیند، ولی با به کارگیری آنها شاهد تفاوت‌های بسیاری در کاربرد‌ها و مزایا خواهیم شد.

وب سایت و پورتال هر دو دارای رابطی بر مبنای وب می‌باشند. به طور کلی یک وب سایت شامل صفحاتی از وب است، در حالی که یک پرتال همانند درگاهی به شبکه‌های جهانی وب کار می‌کند و خدمات و قابلیت‌های بسیاری را ارائه و پشتیبانی می‌کند.

بنابراین تفاوت‌های کلیدی بین وب سایت و پورتال سازمانی عبارتند از:

• یک پرتال معمولاً کاربر محور می‌باشد، در صورتی که وب سایت به یک سازمان یا شرکت تعلق دارد.
• وب سایت و کاربر ارتباط متقابل و پویا با هم برقرار نمی‌کنند، ولی بین پورتال و کاربر این ارتباط وجود دارد.
• پورتال سازمانی اطلاعات را مرتب بروزرسانی می‌کند، اما در وب سایت منابع اطلاعاتی به ندرت به روز رسانی می‌شوند.

معرفی انواع پرتال سازمانی

پس از اینکه دانستیم پورتال سازمانی چیست؟ نوبت آن است به آشنایی با انواع پرتال سازمانی بپردازیم. امروزه رشد روزافزون تکنولوژی موجب شده که روز به روز فعالیت‌های دنیای واقعی بیشتر در فضای مجازی صورت بگیرند.

همچنین مفهوم دولت الکترونیک بیش از قبل مورد توسعه و توجه قرار گرفته است.این گستردگی و توسعه در زمینه‌های مختلفی رخ داده و بر این اساس انواع مختلفی از پورتال سازمانی ایجاد شده است.

پورتال سازمانی شبکه ای داخلی و برمبنای اینترنت می باشد برای کارکنان

پورتال سازمانی بیمه تامین اجتماعی

پورتال سازمانی بیمه یک شبکه داخلی بر مبنای وب می‌باشد، که برای تهیه، انتشار کارآمد اطلاعات و ارائه خدمات به کارمندان شرکت بیمه استفاده می‌شود. مشتریان شرکت‌های بیمه نیز با عضویت در وبسایت‌های مربوطه ‌می‌توانند از طریق پرتال سازمانی بیمه به صورت آنلاین و بدون حضور فیزیکی، کارهای اداری خود را پیگیری کنند.

پرتال سازمانی بیمه تامین اجتماعی در این راستا، خدماتی مثل استعلام بیمه، مشاهده و استعلام سوابق بیمه، سامانه پرداخت حق بیمه، لیست بیمه، پرداخت اینترنتی بیمه و دیگر خدمات آنلاین بیمه را ارائه می‌کند.

پورتال سازمانی فنی حرفه ای

سازمان فنی حرفه‌ای کشور، برای ارائه خدمات غیر حضوری به متقاضیان شرکت در دوره‌های مختلف فنی حرفه ای، پورتال فنی حرفه ای را به عنوان سامانه ای طراحی نموده است. این قابلیت به شرکت کنندگان دوره‌های فنی حرفه ای کمک می‌کند، تا به صورت غیرحضوری بسیاری از امور خود را در مراکز فنی انجام دهند.

پورتال سازمانی اسنپ

پورتال سازمانی کارکرد بسیاری در آسان سازی حمل و نقل سازمان‌ها دارد. بنابراین هر سازمان در وب سایت اسنپ یک پورتال خواهد داشت، تا از طریق آن درخواست‌های متعدد رفت و آمد کنترل شوند. همچنان با پورتال سازمانی، می توان از چهار سرویس اسنپ بدون محدودیت در تعداد سفر استفاده و نیازها را بر طرف کرد.

طراحی پورتال سازمانی

در طراحی پورتال سازمانی، باید امکانات و قابلیت‌های ویژه ای را در نظر گرفت و در اختیار مدیران و کارمندان شرکت قرار داد، تا با استفاده از آن‌ها به اهداف خود رسیده و نیازهایشان برطرف شود.

طراحی پورتال سازمانی با همکاری چند نفر از اعضای تیم

طراحی یک پورتال سازمانی جامع و کامل باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

• جامع بودن اطلاعات: یک پرتال مفید، اطلاعات جامع در زمینه‌هایی که فعالیت می‌کند دارد.
• ورود یکباره: در یک پرتال با یک بار ورود، امکان دسترسی به تمام سرویس‌ها وجود داشته باشد.
• محتوای هدفمند: پورتال سازمانی حرفه ای با شناسایی سوابق، علایق و وضعیت شغلی کاربران اطلاعات مربوط تر و مفید را به آن‌ها ارائه می دهد.
• دسترسی به اطلاعات و داده‌های طبقه بندی شده: در پورتال سازمانی، برای دسترسی سریع‌تر به اطلاعات باید دسته بندی‌ها به خوبی انجام شود.
• ارتباط و هکاری پویا بین کاربران: مثل امکان برگزاری جلسات، گفتگو و ارسال پیام در پورتال.
• امکان ادغام (اتصال) با نرم افزارهای مختلف: برای تسهیل در خدمات، یک پورتال کامل باید قابلیت اتصال به نرم افزارهای کاربردی را داشته باشد.

چه سازمان‌هایی به طراحی پورتال سازمانی نیاز دارند؟

تمامی موسسات و شرکت‌ها به طراحی پورتال سازمانی نیاز ضروری دارند، مخصوصاً سازمان‌هایی که در حوزه‌های مختلف فعالیت می‌کنند، زیرا تعداد کارکنان و اطلاعات بیشتری در اختیار دارند. همانطور که گفتیم پورتال بر مبنای وب ایجاد شده، بنابراین سازمان الکترونیکی را به وجود می‌آورد.

پورتال سازمانی نقش تسهیل کننده‌ای در امور اداری، مالی و حسابداری، بازرگانی و … ایفا می‌کند. البته انجام امور اداری شرکت بدون استفاده از یک نرم افزار جامع بسیار دشوار می‌باشد، اگر شما هم قصد تهیه بهترین نرم افزار برای انجام امور اداری شرکت خود دارید، حتما به صفحه نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم مراجعه و قابلیت‌های این سیستم را بررسی کنید.

می‌توان گفت که شرکت‌ها و سازمان‌های زیر نیاز بیشتری به پرتال سازمانی دارند:

• سازمان‌هایی که در کشورها و مکان‌های مختلف شعب متعددی داشته و نیاز به یک بانک اطلاعاتی دارند.
• شرکت‌هایی که به دلیل تاخیر در صدور فاکتورها دچار پیچیدگی در امور انبارداری می‌شوند.
• مدیرانی که نیاز به بررسی و دریافت اطلاعات بروز از فعالیت‌های سازمان خود دارند.
• سازمان‌ها و شرکت‌هایی که قصد دارند، ورود و خروج کارکنان، پرداخت حقوق و پاداش و مجوزهای مرخصی را به طور جامع تحت کنترل داشته باشند.
• شرکت‌هایی که نیاز به یک سیستم واحد، برای ثبت تمامی امور روزانه مثل صورت جلسات، پیام‌ها، گزارش‌های مالی، نامه‌های اداری و… دارند.
• شرکت‌هایی که با تعداد زیاد کارمندان، قصد سهولت در امور را از طریق ایجاد صفحات مختص به هر کاربر دارند، تا زمانبندی انتشار گزارشات، فایل های کاری، روند گردش کاری و… در اختیار کارمندان قرار گیرد.

معرفی نرم افزار پرتال سازمانی آرین سیستم

نرم افزار پرتال سازمانی آرین سیستم با ایجاد بستری مناسب برای شرکت یا سازمان شما به بر طرف کردن نیازها می پردازد، زیرا کاربران و مشتریان این پورتال سازمانی با هر سطح آگاهی و دانش قادر به کار کردن با این نرم‌افزار خواهند بود.

کار با نرم افزار پورتال سازمانی آرین سیستم

یک سازمان همگام با تکنولوژی، جدا از اینکه در چه زمینه ای فعالیت می‌کند، بعد از خرید پرتال سازمانی، به قابلیت پشتیبانی پورتال سازمانی نیاز خواهد داشت. نرم افزار پرتال سازمانی آرین سیستم با در نظر گرفتن این موضوع و برای بروزرسانی نرم افزارها، رفع چالش و مشکلات احتمالی، موضوعات مربوط به محتوا و… به پشتیبانی جامع از پرتال پرداخته تا اهداف شرکت به بهترین شکل تحقق یابند و در گذر زمان به ارائه خدمات می پردازد.

نرم افزار پرتال سازمانی آرین سیستم در هزینه‌های سازمان صرفه جویی می‌کند، زیرا این سیستم، مجازی سازی صحیح و کاربردی سرور را به دنبال خواهد داشت، تا از خرابی و خطاهای احتمالی به خوبی جلوگیری شود.

به طور کلی استفاده از پورتال امروزه تبدیل به یک مزیت رقابتی بین سازمان‌ها و شرکت‌های خصوصی و دولتی شده است، اما موضوع مهم و با اهمیت این است، که نرم افزار مورد استفاده تا چه حد رضایت مشتریان و کاربران را به دنبال خواهد داشت.

نتیجه گیری

با درک تفاوت بین وب سایت و پورتال می‌توان پی برد، که قابلیت‌ها و کاربردهای پورتال سازمانی بیشتر و گسترده تر است. پرتال‌های سازمانی قابلیت‌های کاربردی و زیادی مثل مدیریت، تجزیه و تحلیل اطلاعات را ارائه می دهد، تا به فرآیندها سرعت بخشیده و کیفیت خدمات بالاتر روند.

پورتال‌های سازمانی جدا از اینکه چه خدماتی به سازمان‌ها ارائه می دهند، فرصت‌های مهم و نوینی را متناسب با توان اقتصادی و اجرایی سازمان‌ها ایجاد خواهند کرد. به عبارتی پرتال‌های سازمانی با توجه به اهداف شرکت و سازمان، زمینه همکاری متقابل و امکان بهره مندی از استعدادهای سرمایه گذاری و توان های حرفه ای در فعالیت‌های مختلف را ایجاد می‌کنند. در پایان شما عزیزان می‌توانید سوالات و نظرات خود را از طریق ثبت دیدگاه با ما در میان بگذارید.