نمونه فرم انبار چیست؟ انواع فرم‌ها در نرم افزار انبار

تا به حال نمونه فرم انبار را مشاهده کرده‌اید؟ هر کارخانه و سازمانی پس از خرید مواد اولیه و همچنین تولید محصولات، تا زمانی که کالاها به فروش برسند، آن‌ها را در مکانی نگهداری می‌کند تا از آسیب رسیدن به آن‌ها جلوگیری نماید، در سیستم انبارداری به این مکان انبار گفته می‌شود.

برای ورود و خروج کالا به انبار و امور دیگر انبارداری باید فرم‌هایی تکمیل شود؛ تا اطلاعات دقیق محصولات به صورت لحظه‌ای در دسترس باشد، در مقاله پیش رو قصد داریم انواع نمونه فرم‌ انبار را به شما نمایش دهیم، تا با مباحث انبارداری و نحوه صدور فرم‌ها در نرم افزار انبارداری آشنا شوید.

تعریف نمونه فرم انبارداری

انبارداری برای هر بخش دارای فرمی می‌باشد، که باید تایید و امضا شوند تا به رسمیت و اعتبار شناخته شوند، اگر روی فرم‌های انبار امضا و تایید مسئولین بخش نباشد، اجازه ورود و خروج کالا داده نمی‌شود. فرم‌های انبارداری را می‌توانید در اکسل و یا نرم افزار انبارداری طراحی و صادر نمایید.

ویژگی های نمونه فرم انبار چیست؟

بنا به گفته‌های قبلی دریافتیم که فرم انبارها در واقع برگه‌هایی هستند که از پیش طراحی و تهیه شده و برای ورود و خروج کالا از انبار توسط انباردار و سرپرست دریافت کننده و مدیریت امضا می‌شود.

فرم‌های انبار را برای اطلاع از میزان ورود و یا خروج کالا، اطلاع از تعداد و بهای تمام شده کالای فروش رفته و آماده برای فروش تهیه می‌کنیم و بررسی آن‌ها موجب تصمیم گیری و مدیریت بهتر در خصوص کالاها و آینده سازمان خواهد شد.

انواع نمونه فرم انبارداری

در انبارداری فقط برای ورود کالا و یا خروج کالا، فرم امضا نمی‌شود، موارد بسیاری وجود دارد که جهت مدیریت فرآیند نیاز به فرم داد. انواع نمونه فرم انبار شامل موارد زیر هستند:

• • نمونه فرم تحویل کالا از انبار
  • نمونه فرم حواله انبار
  • نمونه فرم رسید انبار
  • نمونه فرم قبض انبار

نمونه فرم تحویل کالا از انبار

یکی از فرم‌هایی که در انبارداری وجود دارد، فرم تحویل کالا از انبار است، زمانی که قصد داریم کالاها و محصولاتی را از انبار خارج کنیم باید فرمی جهت تایید خروج از انبار امضا شود.

در این فرم باید کد و شرح کالا، مشخصات کالا، محل مصرف و زمان نیاز، نام درخواست کننده، سرپرست واحد، سرپرست کارگاه و مدیر واحد درج شود که در تصویر زیر نمونه‌ای از آن را نشان داده‌ایم.

نمونه ای از فرم تحویل کالا از انباردار

نمونه فرم حواله انبار

پس از دریافت کالا توسط واحد درخواست کننده، اطلاعات مربوط به کالا باید در نمونه حواله انبار و فرم خروج کالا از انبار ثبت شود، این فرم شامل دو بخش می‌باشد، که توسط انباردار و حسابدار تکمیل شود و به امضای تحویل گیرنده و تحویل دهنده برسد. در عکس زیر نمونه‌ای از آن را نمایش داده‌ایم.

فرم حواله انبار که باید توسط تحویل گیرنده و انباردار امضا شود

نمونه فرم رسید انبار

پس از ورود کالا به انبار، اطلاعات کامل آن باید در نمونه فرم رسید انبار یا همان فرم رسید تحویل کالا انبار ثبت و صادر شود، در این فرم تنها مشخصات دقیق کالاها، کد مرکز هزینه و امضای تایید انبار باید باشد که می‌توانید نمونه‌ای از آن را در تصویر زیر مشاهده کنید.

فرم رسید انبار که باید امضا و تایید انبار و مدیر امور مالی را داشته باشد

تفاوت نمونه فرم انبار با رسید انبار

به نظر شما چه تفاوتی میان نمونه فرم انبار و رسید انبار وجود دارد؟ به طور خلاصه می‌توانیم بگوییم که از رسید انبار برای تحویل کالا به واحد انبار استفاده می گردد؛ در حالی که نمونه فرم انبار برای مدیریت انبار استفاده می‌شود و فرم های از قبل تهیه شده است.

اطلاعات فرم انبار جزو موجودی‌ها محسوب نمی‌شوند، زیرا در آمارها لحاظ نمی‌گردند در حالی که با رسید انبار، مقدار کالا به موجودی انبار اضافه می گردد.

نمونه فرم ورود و خروج کالا از انبار

کالا پس از برنامه mps و تولید وارد انبار شده و پس از فروش نیز باید از انبار خارج شود و این ورود و خروج باید در دفاتر و نرم افزار انبارداری و یا هر نرم افزار حسابداری شرکتی که وجود دارد ثبت گردد، پیش از ورود به دفاتر باید فرم آن‌ها امضا و تایید گردد. در ادامه فرم هر دو حالت را نمایش خواهیم داد.

نمونه فرم ورود کالا به انبار

زمانی که قصد داریم کالا را به انبار وارد کنیم باید رسید ورود کالا به انبار را صادر نماییم، در این رسید باید مشخصات کالا، تعداد ورود، شماره رسید انبار و امضای انباردار، مدیریت و بخش حسابداری باشد تا رسید معتبر باشد و پس از تایید اطلاعات در نرم افزار بازرگانی ثبت شوند. در تصویر زیر فرم ورود را بارگذاری کرده‌ایم.

نمونه ای خام از فرم ورود کالا به انبار

نمونه فرم خروج کالا از انبار

هر ورودی در انبار، یک خروجی هم دارد. در زمان خروج کالا نیز باید رسیدی را تهیه و به امضا برسانیم، تا اجازه خروج داده شود. در رسید خروج از انبار باید نام کالا، تعداد خروجی، مبلغ و کد کالا را به صورت دقیق بنویسیم و رسید توسط تحویل گیرنده، تحویل دهنده و مدیریت امضا گردد. در تصویر زیر تصویر و اطلاعات فرم را مشاهده می‌کنید.

نمونه خام فرمی که در زمان خروج کالا از انبار باید امضا و تایید شود

سایر نمونه فرم انبار

نمونه فرم انبار فقط فرم‌هایی که نام بردیم نیستند و فرم‌های دیگری نیز مانند برگشت کالا به انبار، انبار به انبار و انبارگردانی نیز وجود دارد، که در ادامه مطالب هر کدام را به صورت جداگانه توضیح خواهیم داد.

فرم انبار به انبار

زمانی اتفاق می‌افتد که مدیریت تصمیم می‌گیرد بنا به هر دلایلی انبار کالاها را تغییر دهد، در این زمان انباردار باید لیست محصولات موجود در انبار را تهیه کند و تحویل مدیریت دهد؛ در زمان تغییر انبار و جای‌گذاری کالاها در انبار جدید باید رسید انبار به انبار تهیه گردد.

در این رسید با توجه به تصویر زیر باید نام انبار صادرکننده و انبار دریافت کننده درج شود و مشخصات کالاهای ارسالی نیز یادداشت گردد، این رسید را باید سرپرست انبار صادرکننده، سرپرست کارگاه و سرپرست انبار دریافت کننده تایید و امضا کنند.

فرم انبارگردانی

پس از طی کردن یک دوره زمانی مشخص در هر سازمان و کارگاهی عمل انبارگردانی انجام می‌‌شود؛ تا از میزان کالاها طبق اطلاعات انبار و نرم افزار حسابداری فروش، بهای تمام شده کالا موجود در انبار و تعداد هر کدام مطلع شوند؛ در زمان انبارگردانی نیز فرمی وجود دارد که باید امضا شود که نمونه آن را در تصویر زیر بارگذاری کرده‌ایم.

نمونه فرمی که در انبارگردانی باید تکمیل شود

چگونگی ثبت حسابداری نمونه فرم انبار

به هر حال هر فرمی که تهیه و امضا می‌شود، تنها در حد برگ کاغذ و یا فایل اکسل باقی نمی‌ماند و هر کدام در نرم افزار حسابداری و یا دفاتر باید ثبت شوند، تا در زمان پایان سال مالی و تهیه صورت‌های مالی لحاظ شوند. در ادامه چگونگی ثبت حسابداری نموه فرم انبار را شرح خواهیم داد.

مراحل ثبت حسابداری نمونه فرم انبار

برای ثبت حسابداری نمونه فرم انبار مراحلی وجود دارد که این مراحل شامل 8 مرحله زیر می‌باشند:

1. تهیه دستورالعمل مدون
2. آماده بودن لیست موجودی تعدادی قبل از شمارش
3. تگ گذاری موجودی ها
4. تنظیم صورت جلسه
5. تنظیم تاییدیه برای انباردار
6. آخرین رسید و آخرین حواله انبار
7. تهیه گزارش مغایرت انبارگردانی توسط حسابدار
8. تهیه لیست موجودی نهایی تعدادی و ریالی

تهیه دستور العمل مدون

اولین مرحله تهیه دستور المعل مدون می‌باشد و این مرحله به معنی تعیین برنامه زمانی روز و ساعت شروع و پایان انبارگردانی به منظور جلوگیری از ورود و خروج کالا و تهیه دستور العمل های لازم می‌باشد.

آماده بودن لیست موجودی تعدادی قبل از شمارش

قبل از شمارش، حسابدار از موجودی تعدادی انبار برای محاسبه مغایرت های احتمالی یک پرینت باید بگیرد.

تگ گذاری موجودی ها

تگ انبارگردانی موجودی‌ها چیست؟ انبارداران این اصطلاح را به خوبی می‌شناسند و می‌دانند که چه کاربردی دارد. تگ گذاری موجودی فرمی می‌باشد که شمارش و تعداد کالاها در آن درج می‌گردد، تا محصولی به اشتباه چندین بار شمارش نشود.

تنظیم صورت جلسه

باید صورتجلسه ای اعم از محدوده شمارش، وظایف و مسئولیت ها، روش انجام کار، زمان بندی و معرفی مسئولان تنظیم بشود.

تنظیم تاییدیه برای انباردار

برای انباردار تاییدیه ای تنظیم می‌کنند تا انباردار تمامی این شمارش ها را تایید و به امضا برساند.

آخرین رسید و آخرین حواله انبار

معمولا انباردار آخرین ورودی و خروجی را برای کنترل راحت‌تر ارائه می‌دهد که تا چه زمانی انبارگردانی انجام شده است.

تهیه گزارش مغایرت انبارگردانی توسط حسابدار

حسابدار باید اختلاف انبار را با کسری و فزونی انبار ببندد تا در زمان تنظیم و ارائه گزارش‌ها دچار مغایرت نشوند. بگذارید مثالی را توضیح دهیم تا بهتر متوجه مطالب شوید. به طور مثال اگر موجودی انبار کم‌تر از نرم افزار بود ثبت زیر را انجام دهید:

• کسری و فرونی انبار (بدهکار)
• موجودی کالا (بستانکار)

و یا اگر برعکس اتفاق افتاد، یعنی موجودی انبار بیشتر از موجودی ثبت شده در نرم افزار بود، باید ثبت زیر انجام شود:

• موجودی کالا (بدهکار)
• کسری و فزونی انبار (بستانکار)

تهیه لیست موجودی نهایی تعدادی و ریالی

حسابدار بعد از ثبت این اختلاف و بعد از به روز کردن موجودی انبار نرم افزار از موجودی کالا پیرینت می‌گیرد و در اختیار انباردار قرار می دهد.

امکانات نمونه فرم انبار در نرم افزار انبارداری

نمونه فرم انبار در نرم افزارها چه امکاناتی می‌تواند داشته باشد؟ در زمان دانلود نرم افزار حسابداری و یا هنگام تهیه آن، باید به موارد و نکاتی دقت کافی داشته باشید تا انتخاب مفیدی باشد، امکانات نمونه فرم انبار در نرم افزار انبارداری شامل موارد زیر می‌باشد:

• • عملیات و چاپ رسید ورود کالا به انبار
  • چاپ نمونه فرم حواله انبار و نمونه فرم رسید انبار
  • گزارش جامع از فرم ورود کالا به انبار و خروج کالا به همراه ثبت در نمونه فرم قبض انبار
  • عملیات و چاپ رسید خروج کالا از انبار

نتیجه گیری

نمونه فرم انبار در واقع برگه‌هایی هستند، که از پیش طراحی و تهیه شده و برای ورود محصولات و خروج کالا از انبار توسط انباردار و سرپرست دریافت کننده و مدیریت امضا می‌شود، فرم‌های انبار را برای اطلاع از میزان کالاهای آماده برای فروش و فروش رفته تهیه می‌کنیم و بررسی آن‌ها موجب تصمیم گیری و مدیریت بهتر در خصوص کالاها و آینده سازمان خواهد شد.

در مقاله‌ای که خواندید انواع فرم انبار را شرح دادیم و نمونه فرم انبار برای هر عملکردی را به صورت تصویری نمایش دادیم، تا بتوانید بهتر مطالب را درک کنید و همچنین از امکانات نمونه فرم انبار در نرم افزار انبارداری سخن گفتیم، در انتها اگر سوال و یا پیشنهادی دارید می‌توانید در قسمت دیدگاه برایمان بنویسید.