نرم افزار خرید و تدارکات و خصوصیات سیستم خرید در سازمان

نرم افزار خرید و تدارکات چه مزایایی در فرآیند خرید دارد؟ شرکت‌های بزرگ و گسترش یافته برای بررسی و ثبت دستی اطلاعات تراکنش‌ها با مشکلاتی نظیر کمبود زمان، بروز اشتباه درمحاسبات و ثبت‌ها مواجه می‌شوند، به همین جهت تهیه نرم افزار خرید، یکی از الزامات اینگونه شرکت‌ها می‌باشد.

نرم افزار تدارکات و خرید، یکی از نرم افزارهای مالی مربوط به خرید می‌باشد که به جهت مکانیزه نمودن فرآیندهای خرید سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. در مقاله پیش‌رو ابتدا به بررسی کاربردهای سیستم خرید و تدارکات در سازمان و سپس به معرفی بهترین نرم افزار تدارکات خواهیم پرداخت.

نرم افزار خرید و تدارکات چیست؟

شرکت‌ها برای ثبت اطلاعات خرید، نیاز به نرم افزاری دارند تا بتوانند در اسرع وقت، رویدادهای مالی را ثبت نمایند. نرم افزار خرید به سازمان‌ها در ثبت رویدادهای مالی نظیر خرید و طراحی فاکتورهای مربوط به آن کمک می‌کند.

همین امور موجب بهبود روند عملکرد مدیریت، مواد اولیه، حمل و نقل محصولات می‌شود، به عبارت دیگر نرم افزار تدارکات، به منظور مکانیزه نمودن فرآیندهای خرید در شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

نرم افزار خرید، نقش پررنگ و با اهمیتی را در سازمان‌ها برای تهیه کالا و خدمات ایفا می‌کند، در واقع نرم افزار خرید، جهت مکانیزه نمودن فرآیند خرید و تدارکات از مرحله اول تا مرحله آخر بدون هیچ مشکلی همراه تامین کنندگان است.

خصوصیات مهم نرم افزار خرید و تدارکات

تمامی نرم افزارهای مالی از خصوصیات و ویژگی‌های خاصی برخوردارند، سیستم خرید و تدارکات نیز از این قاعده مستثنی نیست، این سیستم برای آسان نمودن امور کارکنان و تامین کنندگان، دارای خصوصیات و ویژگی‌های منحصر به فردی می‌باشد.

با کمک سیستم خرید و تدارکات، مدیران می‌توانند نظام مالی خرید سازمان خویش را نظم دهند و مطابق با آن‌ها برای انجام امور اصلاحی مهم اقدام نمایند. در تصویر زیر به چند مورد از خصوصیات مهم نرم افزار تدارکات و خرید پرداخته‌ایم که می‌توانید برای انتخاب مطمئن‌تر با این خصوصیات آشنا شوید.

آشنایی با خصوصیات نرم افزار سیستم خرید برای انتخاب مناسب سازمان

دسته بندی اطلاعات فروشندگان

اولین ویژگی‌ که برای نرم افزار خرید و تدارکات بیان کردیم، دسته بندی اطلاعات فروشندگان است، اما این کارآیی به چه معناست؟ سازمان‌ها می‌توانند با کمک نرم افزار خرید، اطلاعات فروشندگانی که از آن‌ها خرید کرده‌اند را دسته بندی کنند، تا در زمان خرید مجدد در کوتاه‌ترین زمان به آن‌ها دسترسی داشته باشند.

به عبارت دیگر تامین کنندگان از طریق این خصوصیت نرم افزار حسابداری خرید، نه تنها در گذراندن زمان صرفه‌جویی می‌کنند، بلکه با این اقدام موجب بهبود عملکرد و افزایش کیفیت محصولات نیز خواهند شد. نرم افزار حسابداری رایگان خرید، دارای ویژگی‌های منحصر به فردی می‌باشد، که هر کدام برای سازمان ضروری و مهم است.

نحوه ثبت ارزیابی موجودی کالا

هر سازمان نیاز دارد اطلاعاتی در مورد موجودی کالا داشته باشد، تا با توجه به آن خرید و فروش سازمان خویش را انجام دهد. اصول انبارداری یکی از اقداماتی می‌باشد، که هم از نظر مالی و هم از نظر زمانی، کاری بسیار زمان‌بر و مشکل است.

برای برطرف نمودن این مشکل می‌توانید از نرم افزار تدارکات استفاده نمایید، یکی از قابلیت‌های نرم افزار تدارکات این است که به کاربران نحوه ثبت ارزیابی موجودی کالا را آموزش می‌دهد.

ارائه ریز گزارشات

گزارشات یکی از مواردی می‌باشد که تامین کنندگان و سهامداران با توجه به آن، نسبت به اقدامات بعدی سازمان اقدام می‌کنند، به همین خاطر تهیه گزارشات یکی از اصولی‌ترین و مهم‌ترین اقداماتی است، که باید در طول دوره‌ی مالی در سیتم خرید انجام شود.

یکی از ویژگی‌های سیستم خرید برای راحتی تامین کنندگان، ارائه ریز گزارشات می‌باشد؛ به این معنا که در طول دوره مالی، تمامی خریدها را بررسی و با جزئیات ثبت می‌نماید و در انتها با توجه به آن‌ها گزارشات لحظه‌ای را ارائه می‌دهد.

قابلیت ایجاد ارتباط با سایر سیستم‌ها

امکان ادغام و ارتباط آن با نرم افزار حسابداری شرکتی، از ویژگی‌های اصلی سیستم خرید می‌باشد. امکان ارتباط، باعث استمرار در بخش‌های مختلف سازمان می‌شود و عملکرد موسسه را افزایش می‌دهد. سیستم خرید به گونه‌ای طراحی و ساخته شده است که با نرم افزارهایی مانند مالی، انبار، تولید و کنترل کیفی ارتباط می‌گیرد. آیا نرم افزار خرید و تدارکات بر نرم افزار برنامه ریزی تولید تاثیری دارد؟

این ادغام سیستم خرید موجب می‌شود تمام جریانات و رویدادهای مالی بخش‌های مختلف بررسی شود و در انتها موجب دسترسی سریع و آسان به اطلاعات می‌گردد.

مزایای نرم افزار خرید و تدارکات داخلی

باتوجه به خصوصیات و ویژگی‌هایی که از سیستم خرید بیان کردیم، طبیعی است که استفاده از آن در سازمان‌ها و موسسات دارای مزایایی باشد، تا تامین کنندگان را مجاب به استفاده از نرم افزار کند.

مزایای سیستم خرید و تدارکات به گونه‌ای می‌باشد، که نیاز تامین کنندگان را برطرف می‌سازد و باعث بهبود نظم سازمان می‌شود. چند مورد از مزایای نرم افزار سیستم خرید داخلی را در تصویر زیر بیان نموده‌ایم.

مزایای استفاده از نرم افزار خرید برای سازمان

نتایج استفاده از سیستم خرید و تدارکات

شرکت‌های متوسط و بزرگ که از سیستم خرید و تدارکات استفاده می‌کنند، پس از مدتی نتایج مطلوبی را مشاهده خواهند کرد. در این مبحث قصد داریم نتایجی را که سیستم خرید به همراه دارد، شرح دهیم و در مورد هر کدام به اختصار توضیحی دهیم. نتایج استفاده از سیستم خرید و تدارکات شامل موارد زیر می‌باشد:

افزایش بهره‌وری سازمان

پس از استفاده مداوم و پیوسته از نرم افزار تدارکات، اولین نتیجه‌ای که سازمان مشاهده خواهد نمود، افزایش بهره‌وری در سازمان است؛ اما افزایش بهره‌وری در سازمان به چه اموری اطلاق می‌شود؟ سیستم خرید و تدارکات به امور مالی و مربوط به خرید سر و سامان می‌دهد.

همین نظم موجب می‌گردد عملکرد سیستم خرید سازمان بهبود یابد و سرعت کارها، افزایش پیدا کند. بهبود عملکرد و افزایش سرعت باعث افزوده شدن خرید و فروش می‌شود و نتیجه‌ی تمامی این اقدامات افزایش بهره‌وری است که موجب توسعه و گسترش سازمان می‌گردد.

مدیریت بهتر فرآیندهای خرید

دومین نتیجه‌ای که پس از استفاده از نرم افزار تدارکات مشاهده خواهید کرد، مدیریت فرآیند خرید است. این نتیجه به چه صورت قابل مشاهده می‌باشد؟ زمانی که از سیستم خرید و تدارکات استفاده می‌کنید تمام امور خرید در سیستم ثبت شده و در زمان نیاز به آسانی به آن‌ها دسترسی خواهید داشت.

کنترل و صرفه‌جویی در هزینه‌ها

سومین و آخرین نتیجه استفاده از نرم افزار تدارکات، کنترل و صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌باشد. پیش از استفاده از نرم افزار خرید، سازمان به ناچار تمام امور را به صورت دستی انجام می‌داد، اقداماتی مانند ثبت سند، طراحی فاکتور، ارزیابی موجودی تمامی این کارها بسیار زمان‌بر و پرهزینه هستند.

اما پس از نصب و پیاده سازی سیستم تدارکات برای سازمان، این اقدامات به نرم افزار سپرده شد، که در کوتاه‌ترین زمان با کم‌ترین هزینه انجام می‌شود.

معرفی بهترین نرم افزار خرید و تدارکات

با تمام کاربردها و ویژگی‌های سیستم خرید و تدارکات آشنا شدید، دانستید که این نرم افزار چه کمکی به سازمان‌ها می‌کند و برای تامین کنندگان، چه مزایایی به همراه دارد! اکنون شاید بخواهید از میان نرم افزارهای خرید، نرم افزاری را برای سازمان خود انتخاب کنید.

ما قصد داریم در این مسیر شما را کمک کنیم، تا بهترین نرم افزار تدارکات را انتخاب کنید، بهترین نرم افزار خرید موجب می‌شود، شما در کوتاه‌ترین زمان به نتایج مطلوب ذکر شده، دست یابید.

ارتقای سیستم خرید سازمان با نرم افزار تدارکات و خرید آرین سیستم

نرم افزار خرید و تدارکات آرین سیستم

سومین و بهترین نرم افزاری که قصد معرفی آن را داریم، نرم افزار آرین سیستم می‌باشد. نرم افزار تدارکات و خرید آرین سیستم به گونه ای طراحی شده است، که امکان استفاده از آن، به صورت آنلاین و تحت وب وجود دارد. نرم افزار آرین سیستم، تمامی محاسبات را با دقیق‌ترین راه‌حل‌ها اندازه گیری و محاسبه می‌کند.

نرم افزار خرید و تدارکات آرین سیستم، دارای قابلیت‌ها و امکاناتی می‌باشد که می‌توان به کاهش هزینه‌های بازاریابی و فروش، قابلیت ثبت برگشت از برگ تحویل کالا، امکان ثبت سفارش خرید و استعلام خرید اشاره نمود.

با کمک این نرم افزار، می‌توانید بین تامین کنندگان و فروشندگان سیستم خرید پل ارتباطی ایجاد کنید و به پایگاه داده‌ها دسترسی داشته باشید.

نحوه پیاده سازی نرم افزار خرید و تدارکات آرین سیستم

فرآیند پیاده سازی نرم افزار تدارکات آرین سیستم به این صورت است، که ابتدا کارشناسان نصب شرکت آرین سیستم، نرم افزار را در سیستم مشتریان نصب می‌نمایند.

سپس کارشناسان استقرار نرم افزار به صورت حضوری یا آنلاین (با توجه به نظر مشتری) عملیات استقرار اطلاعات و آموزش کار با نرم افزار را به کارکنان شرکت مشتری انجام می‌دهند. پس از اتمام آموزشات کارشناسان استقرار، مشتریان خود قادر به کار با نرم افزار خواهند بود.

همچنین شرکت آرین سیستم به صورت یک ساله پشتیبانی رایگان مشتریان را فعال می‌کند، بدین ترتیب هرگاه مشتریان در هنگام کار با نرم افزار به مشکل بخورند، می‌توانند از طریق ارسال تیکت با واحد پشتیبانی شرکت ارتباط برقرار نموده و پشتیبان‌ها به بررسی و برطرف سازی مشکلات شرکت می‌پردازند.

نتیجه گیری

نرم افزار خرید و تدارکات به سازمان‌ها در ثبت رویدادهای مالی خرید و طراحی فاکتورهای مربوط به آن کمک می‌کند، همین امور موجب بهبود روند عملکرد مدیریت سیستم خرید، مواد اولیه، حمل و نقل محصولات می‌شود. نرم افزار تدارکات، به منظور مکانیزه نمودن فرآیندهای خرید در شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در مقاله‌ای که خواندید، تمام موارد مهم و قابل ذکر نرم افزار خرید را بیان نمودیم تا بدانید در سیستم خرید موسسه و سازمان خود چگونه باید عمل نمایید. اگر پس از خواندن مقاله همچنان سوالی در زمینه سیستم خرید برایتان مبهم مانده بود، در قسمت دیدگاه برایمان بنویسید.