نرم افزار مدیریت کسب و کار و معرفی بهترین نرم افزار BMPS
نرم افزار مدیریت کسب و کار چه مزیت‌هایی برای سازمان دارد؟ شرکت‌ها برای رشد و پیشرفت با هر تعداد پرسنل و هر سطح فعالیت، نیازمند یک مدیر و سیستم مدیریتی پیشرفته هستند، افزایش بهره‌وری در شرکت و آسان شدن فرآیند مدیریت از نتایج ایجاد یک سیستم مدیریتی مناسب در شرکت است.
در مقاله پیش‌رو قصد داریم نسبت به ارائه شرح مختصری در خصوص مدیریت یک کسب و کار، مزایا و ویژگی‌های نرم افزار مورد استفاده در سازمان و چرخه مدیریت فرآیندها در نرم افزار و در نهایت به معرفی بهترین نرم افزار BPMS برای مدیریت امور بپردازیم.
در این مقاله به مباحث زیر می پردازیم:
فرآیند نرم افزار BPMS به چه صورت است؟
هر فرآیند با توجه به وضع مطلوب فعلی پیاده می‌شود و در طی دوره فعالیت شرکت، مطابق تغییرات و نیاز بهبود می‌یابد، ورود مفهوم فرآیند در حوزه مدیریتی یا نگاه فرآیندی موجب می‌شود که مسئله‌ها و چالش‌ها از زوایای مختلف دیده شوند.
ظرفیت‌های جدید برای تفکر و تحلیل در اختیار مدیران قرار بگیرد و در نهایت راهکارهای موثرتری کشف و ارائه شود. در یک کسب و کار موفق، سیستم مدیریت فرآیند برای فرآیندهای جاری و آینده باید پیاده و اجرا شود، تمرکز بر روی مدیریت فرآیندها موجب عملکرد بهتر شرکت و در نهایت باعث افزایش بهره‌وری می‌گردد.
فرآیند نرم افزار مدیریت کسب و کار (Business Management Software) به شرح موارد زیر می‌باشد:
-
- طراحی فرآیند
- مدلسازی فرآیند
- اجرای فرآیند
- کنترل فرآیند
- بهینه سازی فرآیند
انتخاب نرم افزار مناسب برای اجرای BPMS اولین عامل موثر بر موفقیت مدیریت فرآیند و پیاده سازی آن است، در واقع قبل از اجرای BPMS باید انتخاب پلتفرم، انتخاب فرآیند، شناسایی مالک فرآیند و معیارها در نظر گرفته شود و سپس نسبت به اجرای BPMS اقدام گردد.
سیستم BPMS در سازمان برای اجرا شدن، انواع مختلفی دارد که شامل موارد زیر است:
- BPMS متمرکز بر یکپارچه سازی
- BPMS انسان محور
- BPMS سند محور
نرم افزار مدیریت کسب و کار BPMS چیست؟
BPMS چیست؟ BPMS مخفف (Business Process Management System) به معنای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار است. مدیریت یک کسب و کار توانمندی ایجاد مدل برای تمامی فرآیندهای کسب و کار را داشته و در نهایت با جمع آوری داده‌ها اقدام به تجزیه و تحلیل آن‌ها می‌نماید.
آموزش و تسلط بر نرم افزار کسب و کار
BPMS مجموعه‌ای از ابزارها است که برای اجرای تاکتیکی و برنامه‌ریزی استراتژیک شیوه‌ها، فرآیندها، خط مشی‌ها، دستورالعمل‌ها و رویه‌ها و به منظور استفاده، استقرار، اجرا و توسعه استراتژی‌ها و برنامه‌های تجاری و سایر برنامه‌های مرتبط مورد استفاده قرار می‌گیرد. اغلب نرم افزارهای ERP از ماژول BPMS بهره مند هستند. درواقع مدیران سازمان‌ها پس از خرید erp در کنار تمام ماژول‌های این سیستم به ماژول BPMS توجه ویژه ای دارند.
چرا مدیران شرکت‌ها به نرم افزار مدیریت کسب و کار نیاز دارند؟
مدیران به عنوان عالی رتبه‌ترین مسئول اداری و اجرایی شرکت‌ها، مسئولیت‌ها و وظایف متعدد و سنگینی بر عهده دارند؛ خلق، برنامه ریزی، پیاده‌سازی و یکپارچه کردن مسیرهای راهبردی یک کسب و کار، از وظایف اصلی مدیران شرکت‌ها است، هر چقدر هم مدیر توانمند باشد، اما انجام این وظایف به تنهایی توسط مدیر سخت و دشوار خواهد بود.
به علت دشواری‌های موجود با طراحی و تولید نرم افزار مدیریت فرایند تکنولوژی به یاری مدیران آمده است. نرم افزار مدیریت به عنوان یک دستیار هوشمند بخش‌های مختلف کسب و کار را در بر گرفته، بسیاری از دغدغه‌های مدیران را رفع کرده و سبب کارآیی شرکت‌ها و پایداری آن‌ها گردیده.
به طور کلی، مدیران به 5 دلیل متفاوت به استفاده از نرم افزار BPMS در سازمان نیاز دارند، که شامل دلایل زیر می‌باشد:
-
- هماهنگی عملکردهای تجاری با نیازهای مشتری
- تعیین نحوه استقرار، نظارت و اندازه گیری منابع شرکت
- افزایش کارآیی و بهره وری
- کاهش هزینه‌ها
- به حداقل رساندن خطاها و ریسک‌ها
طبیعتا مدیران از استفاده نرم افزار و مدیریت نمودن یک کسب و کار اهدافی دارند که آن‌ها را مجاب به ادامه مسیر می‌کند. هدف از مدیریت یک کسب و کار به شرح موارد زیر می‌باشد:
-
- کاهش هزینه
- افزایش سود
- کاهش زمان انجام فرایند
- افزایش مسئولیت‌پذیری در طی فرایند
- مشخص شدن وظایف افراد
- کنترل کیفیت
ویژگی‌های نرم افزار مدیریت کسب و کار
نرم افزار مدیریت، مانند هر نرم افزار مالی و حسابداری دیگری دارای ویژگی‌هایی می‌باشد که وجود آن‌ها موجب کارآیی بیشتر در سازمان می‌گردد، هر چند نرم افزار کوچک در مقایسه با یک نرم افزار مدیریت بزرگ به ویژگی‌های کمتری نیاز دارد، اما به طور کلی نرم افزار مدیریت دارای ویژگی‌های کلیدی بوده و در صورت عدم وجود، مدیریت بخش‌های سازمان دچار مشکل می‌شود.
ممکن است برخی از افراد، با این ویژگی‌ها آشنا نباشند و همین مطلع نبودن آن‌ها را در انتخاب دچار تردید کند. در تصویر زیر ویژگی‌های نرم افزار BPMS را به صورت کامل شرح داده‌ایم.
ویژگی‌هایی که نرم افزار BPMS باید از آن برخوردار باشد
اکنون که با ویژگی‌های نرم افزار آشنا شدید، بهتر است که با مفاهیم و چگونگی عملکرد آن‌ها نیز آشنا شوید تا قدم‌های محکمی در راستای مدیریت شغل خود بردارید.
- رابط طراحی کاربرپسند: نرم افزار BPMS که دارای کدنویسی سطح پایین هستند، دارای طراحی ساده و کاربر پسند بوده و کاربران به راحتی می‌توانند از آن استفاده نمایند. نرم افزارهای با سطح کدنویسی بالا شرکت را درگیر پشتیبان‌های برنامه نویس می‌کند.
- ابزار گرافیکی مناسب برای نمایش نمودارها: نرم افزار BPMS برای ترسیم نمودارهای هر فرآیند استفاده می‌شود. با ارائه این نمودارهای اطلاعات، قدرت تحلیل کاربران افزایش می‌یابد.
- ایجاد فرم ها به روش کشیدن و رها کردن: انتخاب یک نرم افزار که پیچیدگی زیادی در طراحی فرآیند داشته باشد، موجب شکست پروژه می‌گردد. به همین دلیل نرم افزار مدیریت کسب و کار دارای طراحی ساده در ایجاد فرم‌ها به روش کشیدن و رها کردن هستند.
- گزارش‌ها و داشبوردهای جامع: یکی از ویژگی‌های نرم افزار BPMS امکان سفارش سازی گزارش‌ها و داشبورد منابع انسانی است. با سفارش سازی صورت گرفته ردیابی موضوع آسان شده و هر کاربر به راحتی می‌تواند وظایف محوله را انجام بدهد.
- هشدار به موقع: نرم افزار BPMS دارای هشدار خودکار و سفارشی سازی بوده که این امر سبب آگاهی کاربران از وظایف جدید خود می‌شود.
از جمله دیگر ویژگی‌های نرم افزار BPMS می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
-
- سهولت در ورود به سیستم
- قابلیت استفاده دائمی از نرم افزار
- هماهنگی و یکپارچگی با سایر نرم افزارهای موجود در شرکت
- امکان گزارش دهی و تحلیل داده‌ها
- قابلیت استفاده در سطح وسیع با تعداد زیاد کاربر و اشتراک گذاری آن
- وجود معیارهای صحیح و قابل اندازه‌گیری برای عملکردهای فرآیندها
- ارتباط مستمر با سایر نرم افزارهای سازمان نظیر نرم افزار دبیرخانه
3 مزیت راه اندازی نرم افزار مدیریت کسب و کار
استفاده از سیستم مجزا برای هر فرآیندی در گذشته مرسوم بوده که نتیجه این امر شلوغی و پیچیدگی کسب و کار است، اما امروزه برای رهایی از پیچیدگی‌ها از مدیریت فرآیند کسب و کار به عنوان هسته اصلی هر کسب و کاری استفاده می‌گردد. استفاده از نرم افزار BMPS دارای مزایای فراوانی برای کسب و کار می‌باشد که در تصویر زیر به مزایای آن پرداخته‌ایم.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت کسب و کار
امکان معرفی و بهره گیری از شاخص کلیدی عملکرد KPI
شاخص کلیدی عملکرد KPI، شاخصی است که قابل استفاده در تمامی صنایع، شرکت‌ها، سازمان‌ها و حتی کارهای شخصی بوده و روشی برای سنجش خوب بودن عملکرد شرکت و کاربران یا یک بخش از شرکت می‌باشد. با استفاده از مدیریت، شرکت می‌تواند از شاخص عملکرد بهره‌گیری کند و نتایج استفاده از آن به شرح موارد زیر می‌باشد:
| ردیف | نتایج استفاده از شاخص کلیدی عملکرد |
| 1 | شواهد عینی از مسیر پیشرفت در جهت دستیابی به یک نتیجه مطلوب فراهم می‌شود. |
| 2 | راه حل‌های مناسب برای تصمیم گیری بهتر را شناسایی می‌کند. |
| 3 | میزان کارآیی، اثربخشی، کیفیت، مدت زمان، رفتار، کارآیی پروژه و کارآیی فردی، تغییر عملکرد مدنظر را در طول زمان نمایش می‌دهد. |
امکان مانیتورینگ
در یک تعریف کلی مانیتورینگ به معنی نمایش یا مشاهده وضعیت سیستم مورد استفاده است، اما امروزه با پیشرفت‌های صورت گرفته علاوه بر نمایش یا مشاهده وضعیت سیستم، در سیستم مانیتورینگ می‌توان فرمان‌های مورد نظر را نیز صادر کرد.
با استفاده از مدیریت یک کسب و کار، شرکت امکان مانیتورینگ کل سیستم را دارد، یعنی شرکت می‌تواند عملکرد کسب و کار، نظارت آنلاین، شناسایی مشکلات در اجرای فرآیند، ارائه گزارش در جهت بهبود شرایط را داشته باشد.
مدل سازی به روش پیشرفته
استفاده از نرم افزار BMPS به علت ارائه امکانات بیشتر برای کاربران، مدلسازی و همچنین شبیه سازی فرآیندهای موجود به صورت پیشرفته صورت می‌گیرد، در نتیجه با مدل سازی پیشرفته مشکلات موجود در کسب و کار نمایان می‌گردد و در نهایت با آشکار شدن مشکلات، کاربران در جهت رفع مشکلات اقدام می‌نمایند.
یکی از موارد مهم برای شرکت‌ها مخصوصا شرکت‌های تولیدی، محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته می‌باشد، از طریق این نوع محاسبه میزان سود و زیان ناشی از تولید هریک از محصولات بدست آمده و این اطلاعات برای مدیران بسیار ارزشمند است. البته این نوع محاسبات نیاز به کنترل دسترسی اطلاعات توسط مدیران مرتبط می‌باشد، که از طریق نرم افزار BPMS می‌توان فرآیندسازی این کنترل‌ها را انجام داد.
چرخه مدیریت فرآیندها در نرم افزار BPMS
مدیریت یک کسب و کار، بدون استراتژی و برنامه ریزی امکان پذیر نمی‌باشد، به خاطر همین مدیریت دارای یک چرخه می‌باشد که باید طبق آن اقدام نمود. به صورت کلی چرخه فرآیندها در مدیریت مشاغل شامل موارد زیر است:
- شناسایی فرآیند: اولین مرحله از چرخه فرآیند شناسایی آن است. در این مرحله مشکل کسب و کار مطرح و فرآیندهای مربوطه شناسایی می‌گردد. با شناسایی فرآیندها ارتباط میان آن‌ها نیز مشخص می‌گردد.
در نهایت خروجی این مرحله طراحی فرآیند جدید یا به روز رسانی فرآیند قبلی است که نمایی کلی از فرآیندهای موجود در کسب و کار و روابط متقابل آن‌ها را به نمایش می‌گذارد.
- کشف فرآیند: هدف اصلی این مرحله که از آن مرحله طراحی فرآیند نیز یاد می‌شود، کشف وضعیت فعلی هر یک از فرآیندهای موجود و مرتبط در کسب و کار است.
- تحلیل فرآیند: این مرحله مربوط به شناسایی، مستندسازی و در نهایت سنجیده شدن با استفاده از شاخص علمکردی است. نتیجه نهایی این مرحله یافتن مجموعه‌ای ساختار یافته از مسائل موجود در کسب و کار مورد نظر است.
- طراحی مجدد فرآیند: شناسایی تغییرات در فرآیند برای حل مسائل پیش آمده در فازهای قبل و کمک به سازمان برای دستیابی به اهداف عملکردی از اهداف این مرحله است.
- پیاده‌سازی فرآیند: مدیریت تغییر سازمان و مکانیزه شدن فرآیند دو جنبه مورد توجه در مرحله پیاده سازی فرآیند است. در این مرحله تغییرات مورد نیاز برای حرکت از یک فرآیند به فرآیند دیگر تهیه و اجرا می‌شود.
- نظارت و کنترل فرآیند: در این مرحله داده‌ها جمع آوری و تجزیه و تحلیل صورت می‌گیرد، در نهایت خطاها و انحرافات شناسایی و اقدامات اصلاحی متناسب انجام می‌شود.
بهترین نرم افزار مدیریت کسب و کار
همانطور که می‌دانید انتخاب یک نرم افزار مدیریت متناسب با فعالیت موجود می‌تواند باعث افزایش سرعت، کاهش هزینه‌ها، امنیت بیشتر و در نهایت رشد و پیشرفت کسب و کار شود، اما در انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت کسب و کار باید مواردی را در نظر گرفت که به تمامی نکات در تصویر زیر اشاره نموده‌ایم.
نکاتی که پیش از انتخاب نرم افزار باید توجه کنیم
هدف نرم افزار BPMS تامین منافع بلند مدت کسب و کار است و با توجه به موارد فوق الذکر، یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت، نرم افزار BPMS آرین سیستم است. یک شرکت زمانی می‌تواند ادعا برتری داشته باشد و مزیت رقابتی خود را نشان دهد که بتواند موارد زیر را به درستی انجام دهد:
-
- همواره رضایت مشتریان را جلب کند.
- منابع انسانی خود را به خوبی مدیریت کند.
- بر هزینه‌ها نظارت درستی داشته باشد.
- روی پرسنل، حضور و غیاب و عملکرد آن‌ها نظارت دقیق داشته باشد.
نرم افزار BPMS آرین سیستم
تیم تولید و طراحی آرین سیستم با تکیه بر دانش خود اقدام به طراحی و تولید نرم افزار BPMS آرین سیستم نموده است، هدف از این طراحی راحتی کاربران، مدیریت یکپارچه، برنامه ریزی جهت دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده کسب و کار می‌باشد.
نرم افزار BPMS آرین سیستم با داشتن ماژول‌هایی مانند انبار، حسابداری، خرید، فروش بر فرآیند درخواست‌ها نظارت داشته و موجب بهبود عملکرد سیستم می‌گردد. از جمله امکانات و ابزارهای نرم افزار مدیریت BPMS آرین سیستم به موارد زیر می‌توانیم اشاره کنیم:
-
- قابلیت تعریف انواع فرآیندها
- تخصیص دسترسی خاص فرآیندها
- انجام تنظیمات مربوط به فرآیندها
- مدل سازی فرآیندهای پیچیده و افزایش شفافیت
برتری های نرم افزار مدیریت کسب و کار BPMS آرین سیستم
نرم افزار BPMS آرین سیستم مشکلات پیش آمده در کسب و کار را شناسایی و بر طرف می‌نماید. همچنین دارای انعطاف پذیری قابل توجهی بوده و مطابق سلیقه‌های مدیران قابل تغییر است، از جمله برتری قابل توجه نرم افزار BPMS آرین سیستم به موارد زیر می‌توانیم اشاره کنیم:
-
- برخورداری از پایگاه داده بسیار قوی
- قابلیت ادغام و یکپارچگی اطلاعات
- برخورداری از محیطی ساده و کاربر پسند
- قابلیت سفارشی سازی برنامه
- صرفه جویی در هزینه و زمان
- برخورداری تیم پشتیبانی بسیاری قوی
- پس از خرید و راه اندازی نرم افزار BPMS نیازی به نصب نرم افزارهای جانبی نمی‌باشد.
زیر سیستم‌های مرتبط با نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار آرین سیستم شامل موارد زیر می‌باشد:
- انبار و حسابداری انبار (بیشتر بدانید: اصول انبارداری)
- خرید و تدارکات
- فروش
- نگهداری و تعمیرات
نتیجه گیری
به کمک نرم افزار مدیریت کسب و کار ابزارهایی برای نظارت، برنامه ریزی، کنترل فعالیت‌ها و اندازه‌گیری عملکرد کسب و کار در اختیار مدیران قرار می‌گیرد، به طور کلی به کمک نرم افزار BPMS در یک محیط بصری گرافیکی، ضمن کاهش خطای انسانی به نیازهای ذینفعان به صورت سریع‌تر و صحیح‌تر پاسخ داده می‌شود.
در مقاله‌ای که خواندید، سعی بر این شد که مدیریت فرآیند کسب و کارها، نحوه فرآیند نرم افزار BPMS و موارد این‌چنینی که در اجرای مدیریت مهم و تاثیرگذار می‌باشند را شرح دهیم تا بتوانید مدیریت مفید در جهت بهبود عملکرد سازمان داشته باشید. در انتها اگر سوالی داشتید در قسمت دیدگاه برایمان بنویسید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
میخواهید به بحث بپیوندید؟در صورتی که سوالی ندارید به دیگران کمک کنید تا مشکلشان حل شود!