محاسبه بهای تمام شده با اکسل

در تعیین قیمت‌گذاری بهینه و افزایش سودآوری، آگاهی دقیق از بهای تمام شده محصولات یا خدمات نقش کلیدی دارد. برخی از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط برای برآورد هزینه‌ها از روش‌های سنتی استفاده می‌کنند که این روش اغلب با خطا و اشتباه همراه است. استفاده از ابزارهای ساده و دقیق مانند اکسل، در شفاف‌سازی ساختار هزینه‌ها کمک شایانی می­‌کند.

محاسبه بهای تمام شده با اکسل از جمله روش‌های پرکاربرد و قابل اعتماد برای دستیابی به هزینه‌های واقعی تولید است. با طراحی و ایجاد یک جدول دقیق در اکسل توسط یک تیم مسلط به حسابداری و کامپیوتر، در تحلیل و ردیابی تمام اجزای بهای تمام شده کاربرد بسیار زیادی خواهد داشت.

این مقاله با بررسی موضوعات هزینه‌های پنهانی که در محاسبات دستی از قلم می‌افتند، آشنایی با اجزای جدول اکسل بهای تمام شده، آموزش گام به گام محاسبه بهای تمام شده با اکسل گامی مؤثر برای بهینه‌سازی فرآیند محاسبه بهای تمام شده برداشته است.

هزینه‌های پنهانی که در محاسبات دستی از قلم می‌افتند

با محاسبه مواد اولیه و دستمزد مستقیم، نمی­‌توان به تصویری کامل از هزینه تولید دست یافت. در واقع، هزینه‌های پنهانی متعددی وجود دارد که در محاسبات دستی به آسانی نادیده گرفته می‌شوند. این هزینه‌ها ممکن است شامل هزینه استهلاک تجهیزات، هزینه‌های غیرمستقیم تولید، یا حتی هزینه‌های تعمیرات دوره‌ای باشد.

در محاسبه بهای تمام شده با اکسل، تمامی هزینه‌های پنهان به شکل ساختار یافته و شفاف در شیت‌های جداگانه جای‌گذاری می‌­شوند تا به راحتی در محاسبات وارد شوند. هزینه­‌های پنهانی که در صورت نادیده گرفتن آن­‌ها، سودآوری واقعی شرکت دچار انحراف می­‌شود.

در فرایند محاسبه بهای تمام شده به صورت سنتی، عدم تفکیک هزینه‌های ثابت و متغیر، سبب تصمیم‌گیری‌های نادرست در مقیاس تولید می‌شود. اما با محاسبه بهای تمام شده با اکسل تفکیک هزینه به‌صورت خودکار انجام شده و نتایج آن در بهای تمام شده نهایی محصول لحاظ می­‌شود.

نقل قول زیر از سایت  https://groundup.tech/article-2/  نیز بیانگر چالش‌­های مربوط به هزینه­‌های پنهانی است در محاسبات دستی از قلم افتاده است.

“Many businesses underestimate how much manual processes quietly drain their time and resources. What feels like every day routine – like entering data by hand, chasing paper approvals, or juggling disconnected systems – can add up to significant inefficiencies.”

ترجمه:

«بسیاری از کسب ‌و کارها به میزان هدر رفت منابع مرتبط با هزینه‌­های پنهان فرآیندهای دستی، اهمیتی نمی­‌دهند. آن‌چه که به عنوان یک روند و فرایند روزمره به‌ نظر می­رسد(مانند وارد کردن داده‌ها به‌صورت دستی، پی‌گیری تأییدیه‌های کاغذی یا کار با سیستم‌های نامرتبط) می‌تواند منجر به ناکارآمدی‌های قابل‌توجهی شود.»

این جدول اکسل چگونه شما را از این دردسر نجات می‌دهد؟

با استفاده از جدول طراحی‌شده برای محاسبه بهای تمام شده با اکسل، هزینه­‌های ریز و پنهان فراموش نمی‌شوند. این جدول جدول شامل بخش‌هایی از پیش طراحی شده برای هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم است که با فرمول‌نویسی دقیق، از خطای انسانی در ثبت و محاسبه جلوگیری می‌کند.

قابلیت سفارشی‌سازی جدول، این امکان را می‌دهد که متناسب با نوع کسب‌وکار، آیتم‌های هزینه‌ای جدید تعریف و تمامی آن‌ها در محاسبه بهای تمام شده با اکسل منظور شوند. علاوه بر افزایش سرعت و دقت، این انعطاف‌پذیری بخصوص برای کسب‌وکارهایی که هزینه‌های غیرثابت یا خاص دارند، بسیار مفید است.

دانلود مستقیم فایل اکسل جدول بهای تمام شده

برای صرفه‌جویی در وقت و دسترسی سریع به ابزاری دقیق، فایل آماده محاسبه بهای تمام شده با اکسل به ‌صورت مستقیم و با قابلیت دانلود در اختیار متقاضیان آن قرار می­‌گیرد. به طور کلی این فایل دارای سه شیت مجزا شامل ورودی‌ها، محاسبات و گزارش نهایی است که با فرمول‌نویسی حرفه‌ای توسط طراحان حرفه­‌ای طراحی و عرضه شده است.

لینک دانلود فایل اکسل آماده (نسخه ۱۴۰۴ / 2025)

نسخه جدید جدول محاسبه بهای تمام شده با اکسل، ضمن در نظر گرفتن تغییرات اقتصادی و الگوی مصرف در واحدهای تولیدی، بهینه‌سازی شده است. حسابداران و مدیران شرکت­ها می‌توانند با کلیک بر روی لینک موجود در سایت، این فایل را دانلود و مورد استفاده قرار دهند.

به کمک ساختار جدول آنالیز بهای تمام شده اکسل در این نسخه، ، حتی کسب ‌و کارهای نوپا نیز می‌توانند بدون داشتن دانش پیشرفته حسابداری، هزینه‌های تولید شرکت را برآورد نمایند. همچنین امکان استفاده در نرم افزار CMMS یا نرم‌افزار بهای تمام شده و تولید نیز وجود دارد.

آشنایی با اجزای جدول: این فایل چطور کار می‌کند؟

طراحی فایل محاسبه بهای تمام شده با اکسل به‌گونه‌ای است که هر بخش آن وظیفه‌ای مشخص دارد. بنابراین کاربران می‌توانند اطلاعات خود را وارد کنند و خروجی دقیق دریافت نمایند. به طور کلی ساختار فایل مذکور دارای سه شیت ورودی‌ها، شیت محاسبات و گزارش نهایی است.

از آن‌جایی که هر بخش از جدول، با استفاده از فرمول‌های ریاضی نگاشته شده، تمامی هزینه‌ها تجزیه و تحلیل می‌شوند و نتیجه نهایی به صورت عددی نمایش داده می‌شود. این ویژگی جدول موجب می‌شود که محاسبه بهای تمام شده با اکسل یک سیستم تحلیل هزینه هوشمند اما ساده و در دسترس باشد.

بخش ۱: شیت ورودی‌ها (جایی که شما اطلاعات را وارد می‌کنید)

شیت ورودی­‌ها جایی است که در آن باید اطلاعات پایه شامل هزینه مواد اولیه، دستمزد مستقیم، سربار و تعداد تولید وارد شوند. این اطلاعات به‌صورت خودکار و با استفاده از فرمول­‌های ریاضی تعریف شده، به شیت محاسبات منتقل می‌شوند و نیازی به فرمول‌نویسی دستی ندارد.

دسته‌بندی صحیح هزینه‌ها در شیت ورودی، یکی از نقاط قوت جدول آنالیز بهای تمام شده اکسل است که موجب افزایش شفافیت و دقت در محاسبات می­‌گردد. در صورتی که از نرم افزار ERP یا ERP ابری استفاده می­‌شود، امکان استخراج اطلاعات اولیه از نرم­‌افزارهای یاد شده و انتقال آن­‌ها به شیت ورودی وجود دارد.

در شیت محاسبات، اطلاعات ورودی به فرمول‌های از پیش تعریف شده متصل و سپس هزینه‌ها محاسبه می‌شود.

بخش ۲: شیت محاسبات (جایی که جادو اتفاق می‌افتد!)

یکی از مزایای محاسبه بهای تمام شده با اکسل این است که روابط و فرمول­‌های مالی پیچیده و دشوار، از پیش تعریف و تنظیم شده‌ و کاربر نیازی به شناخت فرمول‌های مالی ندارد.

بخش ۳: شیت گزارش نهایی (نمایش بهای تمام شده هر واحد محصول)

در شیت نهایی، گزارش کامل بهای تمام شده مطابق اطلاعات ورودی و محاسبات انجام شده، به‌ صورت قابل چاپ و قابل ارائه در جلسات مدیریتی آماده می‌شود. محاسبه بهای تمام شده با اکسل در این مرحله، با استفاده از نمودارها و جداول دقیق، امکان تحلیل ساده و مؤثر هزینه‌ها را فراهم می‌کند.

مشابه امکاناتی که نرم افزار ERP در اختیار مدیران قرار می‌دهد، نمایش بصری مناسب در شیت نهایی، موجب می‌شود که مدیران حتی مدیران بدون دانش فنی در زمینه مالی بتوانند به راحتی از تحلیل‌ها استفاده نمایند.

آموزش گام به گام استفاده از فایل (محاسبه در ۴ قدم ساده)

برای استفاده بهتر از جدول محاسبه بهای تمام شده با اکسل، در ادامه یک آموزش گام‌به‌گام چهار مرحله‌ای آماده شده است. این روش ساده، بدون نیاز به دانش حسابداری، مناسب تمامی کاربران است. با اجرای این چهار مرحله، کاربران از آزمون و خطای محاسبه هزینه­‌های تولید نجات یافته و می­توانند به یک تحلیلگر هزینه تبدیل شوند.

گام اول: وارد کردن هزینه‌های مستقیم (مواد اولیه و دستمزد)

برای محاسبه بهای تمام شده با اکسل ابتدا هزینه مواد اولیه و دستمزدهای مستقیم توسط کاربر در جدول وارد می‌شود. این اطلاعات به صورت مستقیم در محاسبات لحاظ شده و پایه اصلی تحلیل هزینه­‌های سازمان است. ثبت صحیح اطلاعات، موجب می‌­شود تا جدول آنالیز بهای تمام شده اکسل به منبعی قابل اعتماد برای تعیین قیمت تمام شده تبدیل شود.

گام دوم: وارد کردن هزینه‌های سربار ساخت (اجاره کارگاه، برق و…)

هزینه‌های غیرمستقیم مانند اجاره، برق، آب و هزینه‌های نگهداری در مرحله دوم باید وارد اکسل شوند. با محاسبه بهای تمام شده با اکسل هزینه‌های سربار، به صورت یکنواخت به محصولات تخصیص می‌یابد. استفاده از این روش، در شرکت‌هایی که از نرم افزار CMMS بهره می‌برند نیز قابل تطبیق است.

گام سوم: وارد کردن تعداد تولید

برای محاسبه بهای تمام شده لازم است که تعداد تولید نیز در دسترس باشد. در گام سوم از محاسبه بهای تمام شده با اکسل، تعداد محصولات تولید شده وارد اکسل می­شود تا محاسبه بهای تمام شده به ازای هر واحد انجام شود. در جدول مورد نظر با تقسیم خودکار کل هزینه بر تعداد واحد تولید، بهای نهایی به دست می­‌آید.

گام چهارم: تحلیل گزارش نهایی و بهای تمام شده هر محصول

بعد از انجام سه مرحله قبل و در مرحله آخر، گزارش نهایی بهای تمام شده قابل مشاهده است. این گزارش می­‌تواند شامل نمودار و جدول تفصیلی باشد که از محاسبه بهای تمام شده با اکسل استخراج شده است. گزارش نهایی بهای تمام شده می‌تواند به عنوان مبنایی برای قیمت‌گذاری محصولات باشد.

با بررسی گزارش نهایی و بهای تمام شده هر محصول، نقاط ضعف و قوت موجود در ساختار هزینه‌های سازمان  قابل شناسایی است. آنچه که از  محاسبه بهای تمام شده با اکسل به دست می­‌آید، دقیقاً مشابه تحلیلی است که توسط نرم افزار بهای تمام شده و تولید انجام می‌شود.

خلاصه این 4 قدم، در تصویر آورده شده است.

چگونه این جدول را برای کسب‌وکار خودتان سفارشی‌سازی کنید؟

یکی از نقاط قوت فایل محاسبه بهای تمام شده با اکسل، قابلیت انعطاف‌­پذیری و سفارشی‌سازی آن است. اگر ساختار هزینه‌های یک شرکت متفاوت از کسب ‌و کارهای عمومی باشد، در این صورت این فایل به ‌راحتی قابلیت تغییر و مطابقت با نیازهای جدید را دارد.

در واقع جدول آنالیز بهای تمام شده اکسل به‌ گونه‌ای طراحی شده است که اضافه کردن یا حذف آیتم‌های هزینه‌ای، بدون ایجاد خطا و آسیب به فرمول‌ نویسی انجام شده در اکسل، امکان ‌پذیر است. این ویژگی برای کسب ‌و کارهای خاص بسیار کاربردی و پر اهمیت است.

اضافه کردن ردیف هزینه‌های جدید

برای اضافه کردن هزینه‌هایی مانند مالیات، بیمه یا سایر هزینه‌های خاص که در فایل اولیه تعریف نشده باشد، باید ردیف جدیدی در شیت ورودی ایجاد شود. ساختار و نحوه طراحی فرمول‌های محاسبه بهای تمام شده با اکسل به‌گونه‌ای است که این تغییرات را به‌ صورت خودکار در سرتاسر فایل اعمال می‌کند.

در صورتی که کسب و کاری از ابزارهای تخصصی مانند نرم افزار نگهداری و تعمیرات استفاده کنند، می‌توانند داده‌های آن نرم افزارها را نیز به راحتی به جدول اکسل طراحی شده منتقل کنند. با انتقال این داده­‌ها و انجام محاسبات جدید، تحلیل دقیق‌تر و مطمئن‌تری حاصل می­‌شود.

نکاتی برای استفاده در شرکت‌های خدماتی به جای تولیدی

در شرکت‌های خدماتی معمولاً بجای هزینه‌های مستقیم، از “زمان نیروی انسانی” و “حقوق متخصصین” استفاده می‌شود. در همین راستا، در شیت ورودی‌ها به‌جای ردیف‌های مربوط به مواد اولیه، باید ستون‌هایی مانند “ساعت خدمات ارائه‌شده”، “دستمزد ساعتی”، و “حقوق ماهانه نیروهای کلیدی” اضافه شوند.

هزینه‌های سربار در شرکت‌های خدماتی ممکن است شامل هزینه‌هایی مانند اجاره دفتر، اینترنت، نرم‌افزارهای اشتراکی، تبلیغات و … باشد. این موارد نیز قابلیت سفارشی‌ سازی دارد. با انجام این تنظیمات، فایل به ابزاری تبدیل می‌شود که می­‌تواند بهای تمام‌شده خدمات را دقیق و شفاف محاسبه نماید.

نتیجه‌گیری: محاسبه دقیق بهای تمام شده، اولین قدم برای یک قیمت‌گذاری سودآور

اولین قدم برای یک قیمت‌گذاری سودآور و رقابتی در بازار محاسبه دقیق بهای تمام شده است. کسب و کارها برای بررسی دقیق ساختار هزینه­‌های خود با هدف اخذ تصمیم­‌های استراتژیک، می­‌توانند از ابزارهای مختلفی مانند فایل محاسبه بهای تمام شده با اکسل (Production Cost Calculation Whit Excel) استفاده کنند.

استفاده از این فایل ساده اما قدرتمند، کمک می‌کند تا بدون نیاز به نرم‌افزارهای پیچیده یا دانش پیشرفته حسابداری، کنترل هزینه‌ها در اختیار مدیران باشد و سودآوری کسب ‌و کار مورد نظر افزایش یابد. فایل محاسبه بهای تمام شده با اکسل می‌­تواند به عنوان جایگزینی ارزان‌تر اما کاربردی برای نرم افزار ERP یا نرم‌افزارهای دیگر باشد.