آموزش ثبت سفارش کالا و ویژگی بهترین نرم افزار ترخیص کالا

ثبت سفارش کالا چگونه انجام می‌شود؟ به علت عدم توانایی در تولید یا کیفیت پایین تولیدات، عدم وجود صرفه اقتصادی در تولید یک یا چند کالا، کشورهای مختلف براساس نیاز، مجبور به داد و ستدهای تجاری با یکدیگر می‌شوند و معمولا تجارت بین کشورها از طریق اشخاص حقیقی یا حقوقی صورت می‌­گیرد.

گسترش روز افزون واردات و صادرات کالا و همچنین اهمیت آشنایی با نحوه واردات کالا از جمله ثبت سفارش یک کالا ما را بر آن داشت تا در مقاله ابتدا به پرسش چگونگی ثبت سفارش برای یک کالا پاسخ دهیم و سپس شرح مختصری در خصوص مراحل ثبت و سفارش کالا، مدارک لازم جهت ثبت سفارش و همچنین به معرفی نرم افزار ترخیص کالا بپردازیم.

ثبت سفارش کالا به چه معنی است؟

هر شخص حقیقی یا حقوقی که به واردات کالا اشتغال دارد، باید قبل از واردات کالا در سامانه جامع تجارت ایران، مشخصات و مقدار کالای وارداتی مورد نظر خود را مطابق پیش فاکتور اخذ شده از فروشنده ثبت نماید، به طور کلی به تمامی مراحل از ثبت مشخصات کالا در سامانه تا اخذ مجوز واردات کالا، ثبت سفارش کالا گفته می­‌شود.

آشنایی با تعاریف ثبت سفارش یک کالا در سازمان‌ها

ثبت سفارش کالا (Registration Of Goods Order) فرآیندی است که طی آن شخص حقیقی یا حقوقی، مجوزی را از سیستم وزارت بازرگانی به عنوان قانونی و تحت نظر بودن واردات کالا اخذ می‌­نماید، در صورتی که تاجری قصد واردات کالا از کشور دیگری به ایران را داشته باشد، باید قبل از ثبت سفارش با تمامی فرآیندهای واردات کالا آشنایی کافی داشته باشد.

هر شخص برای ثبت سفارش باید دارای یک کد گمرکی مختص به خود بوده و بعد از ثبت سفارش بایستی هزینه مربوطه را پرداخت نماید. قابل ذکر می‌­باشد که مجوز ثبت سفارش کالا برای بازه زمانی 3 تا 6 ماهه بوده و در صورت عدم انجام واردات، متقاضی باید نسبت به تمدید مجوز واردات اخذ شده اقدام نماید.

برای اینکه عمل وارد کننده در خصوص واردات کالای موردنظر قانونی تلقی گردد و اجازه ترخیص کالای وارداتی را از گمرک دریافت نماید، باید نسبت به ثبت سفارش کالای وارداتی در سامانه اقدام شود.

ثبت سفارش کالا در گمرک

هر شخص حقیقی یا حقوقی برای ورود کالای خود به صورت قانونی باید نسبت به اخذ مجوز از سازمان مربوطه اقدام نماید، تا بتواند مراحل ثبت سفارش برای واردات کالا را طی کند. ثبت سفارش در گذشته به صورت دستی صورت می‌گرفت که این امر در یک پروسه طولانی با احتمال خطای زیاد مواجه می‌شد.

امروزه مراحل ثبت سفارش و ترخیص کالا از گمرک به صورت کاملا الکترونیکی از طریق سامانه تجارت انجام می‌شود. به طور کلی صاحب کالا، مشخصات کالای خریداری شده را مطابق پیش فاکتور اخذ شده از فروشنده در سامانه جامع تجارت ثبت می‌­نماید، تا بتواند مراحل ثبت سفارش کالا مربوطه را طی کند.

با الکترونیکی شدن فرآیند ثبت سفارش، مدیریت اطلاعات، هزینه‌ها و اسناد مالی اهمیت دوچندانی پیدا کرده است. در این شرایط، استفاده از راهکارها و برنامه های یکپارچه مدیریتی مانند نرم افزار ERP ابری به واردکنندگان و شرکت‌های بازرگانی کمک می‌کند تا بدون محدودیت مکانی، تمامی مراحل ثبت سفارش، پرداخت‌ها، اسناد گمرکی و اطلاعات مالی را به‌صورت متمرکز مدیریت کنند. البته که ممکن است یکی از دغدغه‌ها قیمت erp باشد اما باتوجه به یکپارچه کردن اطلاعات و آسان شدن مدیریت اقدامات، خرید برنامه erp می تواند یک انتخاب آگاهانه و یک تصمیم استراتژیک مهم باشد.

همین حالا مشاوره بگیرید!

با دریافت مشاوره رایگان، مناسب ترین برنامه erp را با بهترین قیمت برای مجموعه خود تهیه کنید

قیمت ERP

مدارک مورد نیاز ثبت سفارش

جهت جلوگیری از هرج و مرج، برای انجام فعالیت اشخاص باید دارای مدارک و مستندات مشخص و تعریف شده‌­ای باشند. افرادی که تمایل ورود به حوزه واردات را دارند؛ علاوه بر آشنایی با طریقه ثبت سفارش کالا، قبل از هر اقدامی باید مدارک و مستنداتی را تهیه و آماده نمایند. مدارک و مستندات موردنیاز برای ثبت سفارش محصول یا شرایط ثبت سفارش کالا به شرح موارد زیر می‌باشد:

هزینه ثبت سفارش در سامانه ثبت سفارش کالا چقدر است؟

با اخذ مجوزها و مستنداتی مانند شناسه کالا، ثبت سفارش کالای وارداتی، دریافت کارت بازرگانی و تمدید آن در صورت نیاز، اشخاص می‌­توانند نسبت به ثبت سفارش کالا و واردات کالا اقدام نمایند. واردات کالا علاوه بر هزینه خرید، حمل و نقل و بیمه، مشمول هزینه ثبت سفارش در سامانه ثبت سفارش کالاها نیز می­‌گردد.

مطابق قانون هزینه سفارش کالای وارداتی یا کارمزد کالای وارداتی، برابر نیم درصد ارزش کالای وارداتی است، به عبارت دیگر برای محاسبه کارمزد کالای ثبت شده وارداتی، باید مبلغ کل پیش فاکتور را در نرخ ارز موردنظر ضرب کرده و سپس بر عدد 2000 تقسیم نمود.

محاسبه دقیق هزینه‌های ثبت سفارش، کارمزدها، بیمه، حمل‌ونقل و حقوق گمرکی نقش مهمی در تعیین سودآوری واردات دارد. در این میان، بهره‌گیری از یک برنامه بهای تمام شده دقیق، به بازرگانان کمک می‌کند تا تمامی هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم واردات را شناسایی کرده و بهای واقعی کالای وارداتی را محاسبه کنند. این موضوع به‌ویژه برای شرکت‌هایی که چندین پرونده ثبت سفارش به‌صورت هم‌زمان دارند، از بروز خطاهای محاسباتی و تصمیم‌گیری‌های نادرست جلوگیری می‌کند.

با داشتن نرم افزار بهای تمام شده، می توانید تمام هزینه ها را به صورت دقیق محاسبه کنید.

برنامه بهای تمام شده

مراحل ثبت سفارش کالا

همانطور که گفته شد، هر وارد کننده‌­ای اعم از اشخاص حقیقی یا حقوقی برای واردات کالا و عقد قرارداد با فروشنده، ابتدا اقدام به اخذ پیش فاکتور از فروشنده می­‌نمایند. خریدار باید پیش فاکتور اخذ شده را در سامانه جامع تجارت ثبت نماید، بعد از ثبت پیش فاکتور در سامانه یاد شده مراحل ثبت سفارش محصولات و کالاها به ترتیب موارد زیر می‌باشد:

• • دریافت کد تعرفه کالای وارداتی از سامانه جامع تجارت
  • اخذ فاکتور فروش یا پروفرما از فروشنده کالا
  • تکمیل فرم ثبت سفارش کالا به صورت الکترونیک و از طریق سامانه ثبت سفارش کالای سازمان توسعه و تجارت ایران
  • دریافت تاییدیه سند ثبت سفارش کالا توسط کارشناسان مربوطه سازمان
  • مراجعه به یک شرکت بیمه و دریافت بیمه نامه حمل و نقل کالا
  • پرداخت هزینه­‌ها یا حق ثبت سفارش به بانک به عنوان واسط معامله

نحوه ثبت سفارش کالا از چین چگونه است؟

با توجه به نیاز کشور در خصوص واردات کالا و موقعیت خاص اقتصادی و جهانی چین، در سال‌­های اخیر میزان واردات کالا از چین توسط تجار ایرانی به صورت چشم­گیری افزایش یافته است؛ در واقع این واردات به نوعی منجر به وابستگی اقتصادی ایران به چین شده است.

هر چند در سال­‌های اخیر برای جلوگیری از واردات بی­‌رویه و نامرغوب کالای چینی، دولت تصمیمات جدی در این خصوص اتخاذ نموده است. بنا به دلایل یاد شده آشنایی با نحوه ثبت سفارش کالا از چین می­‌تواند پاسخگوی سوال­‌های بسیاری از افراد فعال در این حوزه باشد. مراحل ثبت سفارش از چین به شرح موارد زیر می‌باشد:

• • انتخاب محصول: قبل از هر چیزی وارد کننده کالا باید در خصوص مجاز، مشروط یا ممنوع بودن کالای مورد نظر اطلاعات لازم را کسب نماید، در واقع این مرحله از ثبت سفارش کالا را می­‌توان به عنوان مرحله انتخاب محصول نام برد.
  • انتخاب فروشنده: فروشنده‌­ها در کشور چین به چند دسته تولیدکننده، مونتاژ کننده، شرکت‌های بزرگ و کوچک، شرکت‌های واردکننده تقسیم می­‌شوند. واردکننده کالا بر اساس اهداف خود و مطابق قوانین باید نسبت به انتخاب فروشنده اقدام نماید.
  • دریافت مشخصات فنی و نمونه کالا: برای جلوگیری از خرید کالای بی­‌کیفیت باید نسبت به اخذ مشخصات فنی کالای مورد نظر و نمونه کالا اقدام شود و بعد از بررسی و تطابق نمونه کالا و مشخصات فنی آن و تعیین قیمت باید نسبت به درخواست پش فاکتور اقدام کرد.
  • دریافت پیش فاکتور: بعد از تایید مشخصات فنی کالا و توافق بر قیمت و نحوه پرداخت و تحویل کالا، واردکننده باید نسبت به اخذ پیش فاکتور جهت ثبت در سامانه جامع تجارت اقدام نماید.
  • ثبت سفارش کالا: در این مرحله بعد از ثبت پیش فاکتور در سامانه جامع تجارت و اخذ کد تعرفه کالای وارداتی مشابه آن‌چه در مراحل ثبت سفارش کالا شرح داده شد اقدام می‌­گردد.

چطور مجوز ثبت سفارش کالا دریافت کنیم؟

اخذ مجوز ثبت سفارش به این مفهوم است که شخصی حقیقی یا حقوقی، مجوز رسمی و قانونی برای ورود کالا به کشور را از مراجع ذیصلاح اخذ نموده است. اولین قدم برای اخذ مجوز ثبت سفارش کالا این است که شخص متقاضی باید دارای شرایط گرفتن کارت بازرگانی باشد. مدارک موردنیاز برای اخذ کارت بازرگانی را در تصویر زیر به صورت کامل شرح داده‌ایم.

مدارک لازم برای دریافت کارت بازرگانی سازمان‌ها

بعد از طی مراحل فوق و اخذ کارت بازرگانی، شخص در واقع مجوز ثبت سفارش را دریافت کرده است و با تهیه مدارک و مستنداتی که در زیر به آن­‌ها اشاره شده است، می­‌تواند اقدام به ثبت سفارش محصول و کالا نماید.

ترخیص کالا چیست؟

اشخاص تاجر که در واقع شغل آن­‌ها تجارت بوده و به عبارتی اقدام به واردات و صادرات کالا می­‌نمایند، بایستی مطابق قوانین و مقررات، فعالیت‌­های خود را پیش ببرند. یکی از مراحل مهم جهت ورود کالای خریداری شده به کشور از طریق مبادی قانونی بعد از ثبت سفارش کالا، طی فرآیند ترخیص کالاست.

هنگامی که کالایی وارد گمرک می­‌شود، کالا در انبارهای گمرکی انبار می­‌گردد، در این زمان صاحب کالا یا نماینده قانونی او بایستی فرآیندی را برای تحویل کالا از گمرک انجام بدهد، به فرآیند انجام شده مذکور ترخیص کالا می‌گویند.

این فرآیند شامل تهیه، آماده‌سازی و ثبت اسناد و مدارک مرتبط به صورت الکترونیکی یا فیزیکی و در نهایت محاسبه هزینه‌ها که شامل مالیات، سود بازرگانی و حقوق گمرکی و دیگر تسهیلات ارائه شده به واردکنندگان و صادرکنندگان می‌باشد. به نظر شما بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی کدام است؟

مدارک مورد نیاز برای ترخیص کالا چیست؟

مدارک مورد نیاز برای ترخیص کالا ممکن است بسته به نوع کالا و قوانین مربوطه متفاوت باشد، اما عموماً شامل موارد زیر است:

• پروفرما (پیش فاکتور)
• بارنامه
• گواهی مبدا
• مجوزهای مورد نیاز (در صورت لزوم)

مراحل ترخیص کالا از گمرک

یکی از مهم‌­ترین فرآیندها در زمینه واردات کالا بحث ترخیص کالا است. فرآیند ترخیص کالا بسته به قوانین و مقررات کشورها، قوانین و سلسله مراتب مختلفی را شامل می­‌شود. در صورت عدم شناخت کافی از مراحل انجام ترخیص کالا از گمرک، کالای وارداتی قاچاق شمرده شده و در نهایت واردکننده کالا متحمل خسارت مالی می‌­گردد.

یک تاجر علاوه بر آشنایی با مراحل ثبت سفارش کالا، باید با مراحل ترخیص کالا نیز آشنایی کافی داشته باشد، زیرا شناخت کافی از مراحل ترخیص کالا در جهت تحویل و توزیع به موقع کالا در کشور می­‌تواند موثر واقع شود. برای آشنایی بیشتر مراحل ترخیص کالا به صورت خلاصه به شرح گزینه‌های زیر می‌باشد:

• • ثبت اظهار در سامانه EPL
  • احراز هویت و تعیین مسیر
  • کنترل کالا
  • اخذ مجوزهای لازم
  • بررسی تعرفه و تطبیق کالا توسط کارشناس
  • صندوق و صدور سند ترخیص
  • سیستم انبارداری و اجازه بارگیری
  • خروج کالا از گمرک
  • ثبت در نرم افزار انبارداری

فرآیند حسابداری ترخیص کالا چگونه است؟

امروزه شرکت­‌های زیادی در زمینه ترخیص کالا فعالیت می­‌کنند، این شرکت­‌ها از حسابداری ترخیص کالا و نرم افزار بازرگانی در جهت مدیریت و کنترل امور مالی استفاده می­‌نمایند. شرکت­‌های ترخیص کار در گروه شرکت­‌های خدماتی قرار داشته و به همین علت حسابداری این شرکت­‌ها، حسابداری درآمد و هزینه می‌­باشد.

حسابداری ترخیص کالا، با سیستم مدیریت فرایند، تمامی فرآیندهای مربوط به ترخیص کالا از عقد قرارداد تا تحویل کالا به صاحب کالا پیش می‌برد، از جمله این فرآیندها به ثبت، مدیریت کالا و هزینه­‌های متحمل شده و محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته می­‌توان اشاره کرد. به طور کلی حسابداری ترخیص کالا شامل مراحل زیر می‌باشد:

• • ثبت اظهار از طریق سامانه گمرکی
  • دریافت کوتاژ
  • تعیین مسیر
  • کنترل و ارزیابی
  • اخذ مجوزهای لازم
  • بررسی تعرفه و تطبیق کالا توسط کارشناس
  • پرداخت به صندوق و صدور سند ترخیص

نرم افزار حسابداری ترخیص کالا چیست؟

ترخیص کالا از گمرک، امری تخصصی و پیچیده است؛ به همین علت برای جلوگیری از مشکلات ناشی از عدم آشنایی با مراحل ترخیص کالا، واردکنندگان عملیات ترخیص کالا را به شرکت­‌های ترخیص کار واگذار می‌­کنند و یا از نرم افزار erp بهره می‌گیرند. در سال­‌های اخیر با پیشرفت تکنولوژی شرکت­‌های ترخیص کار در جهت مکانیزه شدن عملیات ترخیص و کاهش خطاهای انسانی، اقدام به استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی ویا بعضی نرم افزار حسابداری رایگان ترخیص کالا نموده‌­اند.

به طور کلی نرم افزار ترخیص کالا (Clearance Software) نرم افزاری است که در جهت مکانیزه کردن فعالیت­‌های مربوط به ترخیص کالای گمرکی و کاهش ورود اطلاعات به صورت دستی، توسط طراحان و تولیدکنندگان نرم افزار، تولید و طراحی شده است.

بهترین نرم افزار حسابداری ترخیص کالا چه امکاناتی دارد؟

با توجه به معرفی نرم افزار ترخیص کالا و آشنایی نسبی با این نرم افزار، شاید از خود بپرسید که نرم افزار ترخیص کالا چه امکاناتی دارد که اشخاص علاق­مند به استفاده از نرم افزار می‌­شوند. پاسخ سوال شما را در تصویر زیر به صورت کامل و جامع شرح داده‌ایم، تا با این نرم افزار دقیق آشنا شوید.

امکانات و ویژگی‌هایی که نرم افزار سفارش کالا باید از آن برخوردار باشد.

نتیجه‌گیری

بخشی اعظمی از رشد و پیشرفت اقتصادی کشورها در گرو صادرات و واردات کالا می­‌باشد، اما انجام فرآیند صادرات و واردات از ثبت سفارش کالا تا ترخیص کالا نیازمند داشتن مدارک، مجوزها و مستندات مشخصی از جمله کارت بازرگانی است. با توجه به اهمیت آشنایی با مراحل واردات کالا، در مقاله‌ای که بارگذاری شد، نسبت به ارائه شرح مختصری در خصوص ثبت سفارش محصولات و کالاها و همچنین ترخیص آن‌ها از گمرک پرداختیم و مراحل هر یک را به صورت جداگانه بیان کردیم.

همچنین انتخاب نرم‌افزارهای مناسب برای مدیریت فرآیندهای بازرگانی و ترخیص کالا، نیازمند بررسی دقیق امکانات، مقیاس‌پذیری و پشتیبانی آن است. بسیاری از کسب‌وکارها در ابتدای مسیر به دنبال ERP رایگان یا نسخه‌های پایه هستند، اما با افزایش حجم عملیات، نیاز به استفاده از بهترین نرم افزار ERP با قابلیت‌های کامل‌تر احساس می‌شود. نرم‌افزاری که بتواند ثبت سفارش، ترخیص، حسابداری، بهای تمام شده و گزارش‌های مدیریتی را به‌صورت یکپارچه پوشش دهد، نقش کلیدی در کاهش خطا و افزایش بهره‌وری سازمان ایفا می‌کند. در انتها اگر سوالی داشتید، می‌توانید در قسمت دیدگاه با ما در میان بگذارید تا پاسخ دهیم.

همین حالا مشاوره بگیرید!

انتخاب نرم افزار erp از بهترین شرکت های ارائه دهنده ERP در ایران

بهترین نرم افزارهای ERP