محاسبه حقوق و دستمزد مثل آب خوردن!

درآمد و حقوق مهم‌ترین انگیزه افراد در هر کسب و کار است؛ بنابراین آشنایی با روش‌ها و نحوه محاسبه حقوق و دستمزد، اهمیت زیادی برای کارمندان، کارفرما و حسابداران دارد.

به عبارتی حسابداری حقوق و دستمزد، یکی از بخش‌های مهم در حسابداری هر شرکت است و مواردی مثل محاسبه حقوق و مزایا، مرخصی، عیدی، مالیات، بیمه و سنوات را در بر می‌گیرد، در این مقاله آموزش محاسبه حقوق و دستمزد و آموزش ثبت حقوق و دستمزد در حسابداری، به طور جامع و مفید به شما ارائه می‌شود.

حقوق و دستمزد چیست؟

آنچه در ازای کار انجام شده توسط کارکنان اداری، مدیران یا ارائه کنندگان خدمات مشابه، به طور ماهانه به ‌آن‌ها پرداخت می‌شود، “حقوق” و پرداختی به کارگران ساده یا ماهر به اصطلاح “دستمزد” نام دارد.

حقوق و دستمزد بر حسب ساعت، روز، ماه و یا مقدار تولید تعیین می‌شود، حسابداران و افرادی که به عنوان پرسنل امور مالی در هر کسب‌وکاری مشغول به کار هستند، باید کارکرد کارکنان مجموعه را به طور دقیق محاسبه کنند.

حقوق پایه چیست و چگونه محاسبه می‌شود؟

حقوق پایه مبلغ ثابتی است که کارگر یا کارمند بدون احتساب مزایا، اضافه‌کاری یا پاداش دریافت می‌کند و مبنای محاسبه سایر پرداخت‌ها مانند حق مسکن و اضافه‌کاری است. این مبلغ هر سال توسط شورای عالی کار بر اساس حداقل دستمزد تعیین می‌شود و به عواملی مانند نوع قرارداد و سابقه کاری بستگی دارد.

نکته مهم این است که حقوق پایه تنها بخش ثابت حقوق است و سایر موارد مانند حق بیمه، اضافه‌کاری و مزایا بر اساس آن محاسبه می‌شوند. بنابراین، اطلاع از حقوق پایه برای هر کارمند و کارفرمایی ضروری است تا از حقوق قانونی خود آگاه باشند و همچنین از بروز اختلافات در محاسبات جلوگیری شود.

‌پرسنل امور مالی موظفند یک فیش کاملا رسمی (فیش حقوقی) تهیه کنند تا تمامی جزئیات کارکرد کارکنان را ثبت و به ‌آن‌ها ارائه دهند و همچنین اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد کارکنان، باید هر ماه به عنوان هزینه در دفاتر حسابداری ثبت شوند تا علاوه بر محاسبه حقوق و دستمزد در محاسبات مالیاتی نیز در نظر گرفته و محاسبه شوند.

حداقل حقوق دریافتی سال 1404 به چه صورت است؟

در سال 1404 حداقل حقوق و دستمزد کارگران و کارمندان دولت با افزایش قابل توجهی روبرو شده است. این افزایش به منظور جبران تورم و بهبود شرایط معیشتی این قشر از جامعه صورت گرفته است.

حداقل حقوق کارگران:

بر اساس مصوبات شورای عالی کار، حداقل دستمزد روزانه کارگران در سال 1404 مبلغ 3,463,656 ریال و حداقل حقوق ماهانه آن‌ها 103,909,680 ریال تعیین شده است. این مبلغ نسبت به سال گذشته، افزایش 45 درصدی را نشان می‌دهد. علاوه بر این، حق اولاد، حق مسکن و بن کارگری نیز افزایش یافته است.

حداقل حقوق کارمندان دولت:

حداقل حقوق کارمندان دولت نیز در سال 1404 افزایش یافته و به ۱۲ میلیون تومان رسیده است.

در ادامه جدول حقوق و مزایا سال 1404 که توسط شورای عالی کار ارائه شده را برای اطلاعات بیشتر، نمایش داده‌ایم. (اعداد به ریال هستند.)

حسابدار حقوق و دستمزد چه وظایفی دارد؟

بخشی از اساسی ترین وظایف حسابدار حقوق و دستمزد را در تصویر زیر مشاهده می‌کنید.

وظایف حسابدار حقوق و دستمزد

فرمول محاسبه حقوق و دستمزد

روش‌های متعددی برای محاسبه حقوق و دستمزد وجود دارد، در واقع با توجه به مزایا و کسوراتی که برای کارکنان طی یک ماه در لیست حقوق و دستمزد ثبت شده، فرمول‌های گوناگونی مطرح می‌شود.

بنابراین نحوه محاسبه حقوق و دستمزد طبق هر فرمول صورت می‌گیرد؛ نمونه‌ای از این فرمول‌ها در جدول زیر به طور خلاصه مطرح شده است که در بخش‌های دیگر مقاله شرح داده می‌شوند، استفاده از این فرمول‌ها نقش مهمی در آموزش حقوق و دستمزد به حسابدارن ایفا می‌کند.

مهم ترین فرمول های محاسبه حقوق و دستمزد

در اینجا برای درک بهتر فرمول‌ها، به شرح فرمول محاسبه حقوق و دستمزد بر اساس ساعات اضافه کاری می‌پردازیم. این فرمول عبارت است از:

 ساعات اضافه کاری × 140% × 220 ÷ حقوق پایه = پایه اضافه کاری

طبق ماده 59 ساعات اضافه کاری با توجه به دو شرط زیر برای کارگر در نظر گرفته می‌شود:

الف) موافقت کارگر

ب) پرداخت 40% اضافه بر مزد هر ساعت کار عادی کارگر

بر اساس دو شرط بالا ساعات اضافه کاری برای کارگران ثبت می‌شود. سپس بر اساس فرمول، در پایان هر ماه این ساعات‌ اضافه کاری برآورد شده و در حقوق نهایی فرد تأثیر ‌می‌گذارند، تا کارگر علاوه بر حقوق پایه خود، به عنوان مزایا بتواند از آن استفاده کند. در نهایت حقوقی فراتر از حقوق اولیه خود داشته باشد.

آیا می‌دانستید که سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS با اتوماتیک سازی ‌فرآیندهای سازمان، موجب افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های سازمان ‌می‌شوند؟ امروزه بسیاری از شرکت‌ها برای مدیریت یکپارچه فرآیندهای سازمانی و بهبود کنترل مالی، از erp ابری استفاده می‌کنند که انعطاف‌پذیری و سرعت عمل بالایی دارد.

نحوه محاسبه حقوق و دستمزد چگونه است؟

فرمول محاسبه حقوق و دستمزد، از حساسیت بسیار بالایی در حسابداری حقوق و دستمزد برخوردار است. بنابراین اغلب برای محاسبه دقیق حقوق کارکنان، تهیه فیش‌های حقوقی، گزارش‌گیری و همچنین ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد، از نرم افزار حقوق و دستمزد استفاده می‌شود. به علاوه، در کنار نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد، استفاده از نرم افزار erp به شرکت‌ها کمک می‌کند تا تمام بخش‌های مالی، انبارداری و منابع انسانی را در یک سیستم یکپارچه مدیریت کنند.

مزایا، کسورات و عوامل دیگری بر محاسبه حقوق و دستمزد تاثیر گذارند. به همین ترتیب برای هر مزایا و کسورات یک فرمول استاندارد و دقیق در نظر گرفته شده است، تا نحوه محاسبه حقوق و دستمزد بر اساس این فرمول‌ها مشخص شود.

مدیران و کارکنان در بخش‌های مالی و حسابرسی شرکت‌ها، باید به طور قانونی، با دقت بالا و موشکافانه در مدت زمان مشخصی در پایان هر ماه، به بررسی و کنترل کارکرد هر ماه، تعداد روزهای غیبت، میزان اضافه کاری، عیدی و سنوات پایان سال، روزهای مرخصی بپردازند.

تمامی این ارقام در فرمول‌ها مورد استفاده قرار ‌می‌گیرند، تا در نهایت کارکنان حقوق واقعی خود را در پایان هر ماه دریافت کنند. برای آشنایی با نحوه محاسبه حقوق و دستمزد، فرمول‌های بیشتری که در محاسبه حقوق و دستمزد به کار می‌روند را در ادامه این مطلب شرح می‌دهیم.

فرمول های پرکاربرد حقوق و دستمزد

محاسبه حقوق و دستمزد تعطیل کاری

در ماده 62، روز جمعه روز تعطیلی هفتگی کارکنان است و در این روز، مزد فرد باید در طی فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد در نظر گرفته شود. همچنین اگر کارگری در این روز، به دستور کارفرما مشغول به کار باشد، به علاوه محاسبه مزد آن در روز تعطیل، طی فرآیند نهایی محاسبه باید 80 درصد نیز مضاف بر مزد اولیه در پایان ماه دریافت کند. فرمول محاسبه حقوق و دستمزد تعطیل کاری عبارت است از:

 ساعات تعطیل کاری × 180% × 220 ÷ حقوق پایه = تعطیل کاری

محاسبه حقوق و دستمزد شب کاری

بر اساس ماده 58 برای هر ساعت کاری در شب، به آن دسته از کارگران که غیر نوبتی هستند 35 درصد اضافه بر مزد ساعت کاری عادی تعلق می‌گیرد. فرمول محاسبه حقوق و دستمزد شب کاری به صورت زیر است:

ساعات شب کاری × 135% × 220 ÷ حقوق پایه = شب کاری

فرمول محاسبه نوبت کاری به چه صورت است؟

برای محاسبه نوبت کاری یا همان شیفت، بر اساس ساعت‌های شیفت کاری سه دسته فرمول و محاسبه مجزا وجود دارد، که هر کدام را توضیح می‌دهیم.

• نوبت یا شیفت کاری در بازه زمانی صبح و ظهر (ساعت 6 صبح تا 2 بعد از ظهر) طبق فرمول زیر محاسبه می‌شود:

  ساعات نوبت کاری × 10%  × 220 ÷ حقوق پایه  = حقوق

• نوبت یا شیفت کاری در بازه زمانی ظهر، عصر و شب (ساعت 2 بعد از ظهر تا 10 شب) طبق فرمول زیر محاسبه می‌شود:

ساعات نوبت کاری  ×  15%  × 220 ÷ حقوق پایه = حقوق

• نوبت یا شیفت کاری در باز زمانی شب و صبح (ساعت 10 شب تا 6 صبح) طبق فرمول زیر محاسبه می‌شود:

 ساعات نوبت کاری × 22/5% × 220 ÷ حقوق پایه = حقوق

فرمول محاسبه حق سنوات در محاسبه حقوق و دستمزد به چه صورت است؟

طبق ماده 24، برای محاسبه حقوق و دستمزد کارفرمایان باید به کارگران خود در هنگام پایان کار آن‌ها سنوات پایان خدمت بپردازند. در واقع باید مبلغی معادل آخرین حقوق کارکنان یا یک ماه حقوق به کارگران گفته شده تعلق بگیرد. فرمول محاسبه سنوات پایان خدمت به شرح زیر است:

تعداد روزهای کارکرد × 365 روز ÷ حقوق پایه = سنوات

برای چگونگی محاسبه سنوات این مثال را در نظر بگیرید:

فرض کنید کارگری از تاریخ 1404/03/01 با حقوق پایه 103,909,680 ریال فعالیت خود را شروع کرده سنوات او در پایان سال اینگونه محاسبه می‌شود:

85,405,216 = 300 × 365 ÷ 103,909,680  = محاسبه سنوات

لازم به ذکر می‌باشد، که بعضی کارفرمایان تمایل دارند که سنوات و عیدی کارگران خود به صورت ماهانه را همراه با حقوق کارگر پرداخت شود. بنابراین مبالغ عیدی و سنوات به نسبت دوره پرداخت تقسیم خواهند شد.

فرمول محاسبه عیدی چگونه است؟

طبق قانون بعد از پایان سال کارکنان باید دو برابر حقوق پایه را از کارفرما به عنوان عیدی دریافت کنند. بنابراین فرمول محاسبه عیدی طبق شرط گفته شده به این صورت می‌باشد:

کارکرد × 365 ÷ 2 × حقوق پایه = عیدی و پاداش پایان سال

اگر سال کبیسه باشد تعداد روزهای سال در فرمول محاسبه عیدی به جای 365 روز، 366 روز می‌شود. بنابراین:

کارکرد × 366 ÷ 2 × حقوق پایه = عیدی و پاداش پایان سال کبیسه

صدور فیش حقوقی

پس از محاسبه حقوق، لازم است که برای پرسنل سازمان فیش حقوقی صادر شود. فیش‌های حقوقی پرسنل عموما دارای 3 بخش هستند.

در بخش اول، اطلاعات شرکت که همان نام شرکت و یا سازمان می‌باشد و همچنین تاریخ صدور فیش حقوقی نوشته می‌شود.

بخش دوم، شامل اطلاعات حقوق بگیر از جمله نام، نام خانوادگی، کد ملی، شماره حساب، شماره بیمه و… می‌باشد.

 بخش سوم و مهمترین قسمت فیش حقوقی، جزئیات مربوط به حقوق می‌باشد. که شامل حقوق مبنا و مزایا از جمله حق مسکن، حق اولاد، اضافه کاری و … می‌باشد. همچنین کسورات حقوق مثل بیمه، مالیات، وام، مساعده و درنهایت خالص حقوق پرداختی (مابه التفاوت حقوق و مزایا و کسورات می‌باشد) که عددی است که به حقوق بگیر پرداخت می گردد در این بخش ثبت می‌شود.

با استفاده از نرم افزار شرکتی موارد فوق به راحتی قابل محاسبه است. اگر بخواهیم ساده تر بگوییم، محاسباتی که مربوط به کارکرد یک ماه حقوق بگیر است انجام شده و اطلاعات مربوط به حقوق ماهانه در فیش حقوقی نشان داده می‌شود.

از آن‌جایی که ممکن است عدم محاسبات دقیق حقوق و دستمزد، برای سازمان چالش‌­های فراوانی داشته باشد، پیشنهاد می‌کنیم به صفحه آموزش ثبت سند حقوق دستمزد سر بزنید. به خاطر داشته باشید، بسیاری از کسب‌وکارها برای مدیریت فرآیندهای نگهداری تجهیزات و کنترل وضعیت دستگاه‌ها، از نرم افزار CMMS نیز استفاده می‌کنند.

نحوه ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد

به طور کلی می‌توان گفت سند حقوق و دستمزد از اسناد هزینه‌ای است. بخش زیادی از این سند به بدهکار کردن هزینه‌های کارکنان مربوط می‌شود و در سمت بستانکار ثبت جاری کارکنان سازمان بیمه و مالیات انجام می‌شود. البته باید در نظر داشت که، مدیریت هزینه‌های سازمان تنها به محاسبه حقوق محدود نمی‌شود، شما همچنین با کمک نرم افزار نگهداری تعمیرات می‌توانید از خرابی تجهیزات جلوگیری کرده و هزینه‌های اضافی را کاهش دهید.

• ثبت بدهکار سند حقوق و دستمزد

هر بنگاه اقتصادی شاخص‌های متفاوتی در حقوق دارد، که شامل حقوق کارکرد، حق مسکن، حق اولاد، نوبت کاری (شیفت)، اضافه کاری و… می‌باشد. بخش دیگر از هزینه حقوق، بیمه سهم کارفرما و بیمه کاری می‌باشد، که شامل 23 درصد حقوق مشمول بیمه است. بنابراین سمت بدهکار عبارت است از:

• • • هزینه حقوق کارکرد
    • هزینه ماموریت
    • بن کارگری
    • 23 درصد بیمه سهم کارفرما

ثبت بستانکار سند حقوق و دستمزد

هنگام ثبت سند در بخش بستانکار به صورت زیر عمل می‌شود:

• جاری کارکنان به مبلغ حقوق قابل پرداخت بستانکار می‌شود.
• بستانکاران غیر تجاری – مالیات حقوق و دستمزد به مبلغ کسورات مالیات بستانکار می‌شود.
• بستانکاران غیر تجاری – سازمان تامین اجتماعی به جمع مبالغ 7% سهم بیمه شده، 3% بیمه بیکاری، 20% بیمه سهم کارفرما بستانکار می‌شود.

یکی دیگر از بهترین راهکارها برای کنترل و مدیریت دقیق هزینه‌های سازمان، بهره‌گیری از نرم‌ افزار بهای تمام شده است؛ زیرا این ابزار تمام اجزای هزینه‌های تولید را با دقت محاسبه می‌کند.

در تصویر زیر ثبت کلی سند حقوق و دستمزد نمایش داده شده است.

جدول کلی ثبت سند حقوق و دستمزد

در نتیجه مطابق جدول:

 بیمه تکمیلی + حق بیمه + مالیات + مبلغ پرداخت به کارکنان = جمع هزینه حقوق

نتیجه‌گیری

به کارگیری فرمول‌های حقوق و دستمزد، با دقت بسیار و رعایت انصاف توسط مدیران مالی و حسابرسان موجب می‌شود هر یک از کارکنان با توجه به مزایا و کسورات، حقوق واقعی خود را کسب کند. به همین خاطر، معمولاً برای افزایش دقت و سرعت محاسبات، تهیه بهتر لیست‌ها و گزارشات مربوطه، استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد در شرکت‌ها ضروری شده است.

در این مطلب سعی کردیم کلیه اطلاعات ضروری در خصوص محاسبه حقوق و دستمزد و نحوه آن را در اختیار شما قرار دهیم. شما عزیزان می‌توانید سوالات و نظرات خود را از طریق ثبت دیدگاه با ما در میان بگذارید.