امروزه پیشرفت تکنولوژی کمک زیادی در استفاده سازمان‌ها از سیستم اتوماسیون اداری داشته است. اهمیت این موضوع به وضوح در سازمان‌ها دیده میشود؛ چرا که مدیران به دنبال افزایش بهره وری در امور جاری شرکت‌ها هستند، تا همگام با عصر اطلاعات عمل کنند.
به همین خاطر راهکاری به نام اتوماسیون اداری به دلیل کاربردها و عملکرد بهتر، جایگزین روش سنتی در انجام کارهای اداری شده است. به طور کلی استفاده از اتوماسیون اداری، به فعالیت‌ها نظم می‌دهد، تا در نهایت کارها با سرعت و دقت بالاتری انجام شوند. در هنگام مقایسه شیوه عملکرد شرکت‌های مدرن با شرکت‌های سنتی و قدیمی، می‌توان به صدها کاربرد دیگر این سیستم پی برد. در این مقاله به سوالات بالا پاسخ می‌دهیم و با بهترین سیستم اتوماسیون اداری آشنا می‌شویم.
در این مقاله به مباحث زیر می پردازیم:
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری (Office Automation) نوعی سیستم اطلاعاتی است، که برای عملکرد بهتر در فعالیت‌های ارتباطی، روال سریع‌تر مکاتبات اداری، بهبود مدیریت و مهم تر از همه افزایش بهره‌وری در اکثر سازمان‌ها استفاده میشود.
کارشناس سیستم اتوماسیون اداری را جایگزین نامه‌های کاغذی اداری کرده است
بنابراین با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری و به کارگیری بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، امکان سازماندهی سیستماتیک تمام تعاملات و برنامه‌های یک سازمان، با خط مشی‌های مشخص فراهم شده و همینطور از اتلاف وقت و هزینه‌های اضافی جلوگیری خواهد شد.
سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت
با مقدمه‌ای که از سیستم اتوماسیون اداری داشتیم، اکنون می‌توانیم تاثیر آن را در جریان اطلاعات درون سازمانی و رویکرد سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت بررسی کنیم.
اطلاعات یک سازمان، منبع با ارزش و اصلی برای مدیران آن سازمان می‌باشد، که با گسترش فناوری و تکنولوژی اهمیت این اطلاعات روز به روز بیشتر میشود. پس برای مدیریت بهتر اطلاعات، باید سیستم‌هایی طراحی نمود که بتوان در مواقع مورد نیاز با اطمینان کامل به داده‌ها دسترسی پیدا کرد.
سیستم های اطلاعاتی مدیریت راهکاری برای دسترسی سریع تر به اطلاعات سازمان
راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری در شرکت، دو کاربرد مهم را ارائه می‌دهد:
- فراهم نمودن منبع اطلاعات مهم در شرکت
- شناسایی و درک بهتر مسائل شرکت
البته باید به خاطر داشت که این دو مورد، در اثر استفاده از سیستم اتوماسیون اداری با بهترین شیوه سیستماتیک محقق می‌شوند.
بخش‌های مختلف نرم افزار اتوماسیون اداری
برای پاسخ به این پرسش که اتوماسیون اداری چه بخش‌هایی دارد؟ باید گفت که یک اتوماسیون اداری کامل و مفید متشکل از چند بخش است. هر بخش قسمت‌های مختلفی از یک فرآیند و فعالیت را شامل میشود. در این بخش به بررسی اتوماسیون اداری و آشنایی با بخش‌های مختلف آن می‌پردازیم.
کارشناسان در حال کار با بخش‌های مختلف سیستم اتوماسیون اداری
دبیرخانه
می‌توان گفت مرکز اصلی سیستم اتوماسیون اداری دبیرخانه است. به طور کلی مسئولیت دبیرخانه در سازمان، مدیریت و کنترل مکاتبات اداری می‌باشد. در عصر اطلاعات، کاربرد اتوماسیون اداری در بخش دبیرخانه مثل سایر بخش‌های سازمان به وضوح قابل مشاهده است.
بخش ایجاد کننده فرم
در سیستم اتوماسیون اداری می‌توان سایر اسناد را که در قالب فرم در سازمان موجود می‌باشند، مدیریت و کنترل نمود. بدون وجود این بخش اتوماسیون اداری ناقص است.
مدیریت جلسات و ساماندهی
بخش مدیریت جلسات و ساماندهی، از دیگر بخش‌های سیستم اتوماسیون اداری است، که به برگزاری و پیگیری قرارهای کاری و جلسات می‌پردازد. اتوماسیون اداری در این بخش هماهنگی‌های لازم را به صورت مکانیزه و بدون اتلاف وقت عملی می‌کند.
آرشیو سند
از آنجا که حجم اطلاعات کاغذی رو به افزایش است، نیاز به یک سیستم الکترونیکی و کارآمد بیش از پیش احساس میشود. بنابراین بخش آرشیو اسناد نیز در سیستم اتوماسیون اداری طراحی شده است، که می‌توان آنها را برای دسترسی آسان‌تر به اطلاعات طبقه بندی کرد.
پرتالی جهت مکاتبه
امروزه با شکل گیری راه‌های جدید ارتباطی، شرکت‌ها برای صرفه جویی در هزینه‌ها و سرعت بخشیدن به ارائه خدمات، امور اداری بیرون سازمان را نیز پیگیری می‌کنند. به همین دلیل انجام مکاتبات از راه‌های گوناگون با مجهز ساختن سیستم اتوماسیون اداری به بخش پرتال سازمانی امکان پذیر است.
سیستم اتوماسیون اداری چه مواردی را شامل میشود؟
امروزه شاهد پیشرفت و تکامل سیستم‌های اتوماسیون اداری و کاربردهای آنها هستیم، که بخش زیادی از فعالیت‌های درون سازمانی و حتی برون سازمانی را پوشش می‌دهند. بنابراین به بررسی چند مورد مهم از ویژگی‌ها و شاخص‌های موجود در این سیستم می‌پردازیم.
کارشناس درحال بررسی اطلاعات در سیستم اتوماسیون اداری
کنترل‌های دسترسی
سیستم اتوماسیون اداری حوزه مسئولیت هر یک از افراد را، با توجه به میزان دسترسی به اطلاعات مشخص می‌کند؛ زیرا حفظ امنیت اطلاعات اهمیت زیادی دارد. از طریق این سیستم می‌توان متوجه شد که تغییر در اطلاعات و داده توسط چه کسانی صورت گرفته است.
در بخش حدود دسترسی به کاربر، امکان هرگونه تنظیمات برای محدود ساختن با توجه به نوع الگو در دسترسی‌ها، امکان کپی کردن دسترسی‌ها به گروه‌های دیگر و همچنین امکان مشاهده تاریخ اعطای دسترسی در فهرست حقوق دسترسی موجود می‌باشد.
هشدارهای شرکت کنندگان
در بخش مدیریت شرکت کنندگان و تنظیم‌های کاربر اتوماسیون اداری، امکان فعال‌سازی هشدار قبل از خروج خودکار سیستم، اعلام هشدار برای دریافت نامه جدید و… وجود دارد.
ادغام‌های مربوطه سیستم اتوماسیون اداری
از دیگر دلایل استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری، امکان ادغام با سایر نرم افزارها می باشد. زیرا هدف سیستم اتوماسیون اداری آسان سازی کارها است!
نرم افزارهای حسابداری، برنامه ریزی، ایمیل، مدیریت پروژه و… از جمله نرم افزارهایی هستند، که با این اتوماسیون اداری ادغام می‌شوند. دو نمونه از ادغام‌ها می‌توانند به صورت زیر باشند:
- در صورت دریافت ایمیل شکایت، پشتیبانی از مشتریان توسط سیستم آغاز میشود.
- در صورت تکمیل فرم تماس در سایت فروش، فرآیند فروش توسط سیستم اتوماسیون اداری شروع میشود.
ردیابی گزارش کار
با استفاده از سرویس گردش کار، امکان کنترل و نظارت بر عملکرد کارکنان فراهم آمده و مراحل کار به طور دقیق مورد مشاهده و بررسی قرار می‌گیرند. در نهایت گزارش‌های اجرایی و مدیریتی، گزارش مراحل و نحوه گردش کار و حتی گزارش تاخیر در انجام کارها، توسط سیستم اتوماسیون اداری ارائه می‌شوند.
رابطه امنیت داده و سیستم اتوماسیون اداری
اطلاعات و داده‌ها در نرم افزار اتوماسیون اداری در حجم کمتر و با میزان امنیت بالاتری جمع آوری و نگهداری می‌شوند. در واقع همانطور که پیش‌تر اشاره کردیم، مهم‌ترین مزیت و اثر بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، امنیت اطلاعات می‌باشد. اصول امنیت اطلاعات عبارتند از:
- استفاده از احراز هویت
- اعطای حق دسترسی با حدود معین
- ثبت و نظارت بر فعالیت‌ها
- کدگذاری
4 دلیل نشان دهنده نیاز شما به اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری نرم افزاری است که در صورت نبود آن، سازمان دچار بی‌نظمی و هرج و مرج میشود.
نرم افزار اتوماسیون اداری راهکاری برای جلوگیری از تجمیع نامه های کاغذی
4 دلیلی که نشان دهنده نیاز سازمان به اتوماسیون اداری می‌باشند، عبارتند از:
- انجام فعالیت‌های سازمان با تاخیر صورت بگیرد.
- دسترسی به اطلاعات در هر زمان و مکان به راحتی امکان پذیر نباشد.
- برای پیدا کردن اسناد و گزارش‌ها با مشکل مواجه شویم.
- نیاز به نظارت و حضور فیزیکی برای گزارش کار
اتوماسیون اداری و ارتباطات سازمانی
از کاربردهای مهم اتوماسیون اداری علاوه بر مکانیزه شدن امور اداری جاری و مکاتبات، می‌توان به بهبود ارتباطات سازمانی اشاره نمود.
با استفاده از قابلیت‌های این سیستم، می‌توان با افراد در دورترین نقاط به راحتی و در کمترین زمان ارتباط بر قرار کرده و اقدامات لازم را انجام داد، تا دیگر نیازی به برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها به شیوه سنتی و زمان‌بر نباشد.
امکانات مستقیم استفاده از سیستم اتوماسیون اداری
تاکنون با اثرات مثبت سیستم اتوماسیون اداری که شامل بهبود خدمات رسانی، افزایش بهره‌وری و صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها بود آشنا شدید. این امکانات همچنین در کوتاه‌مدت بر بهتر شدن روند امور مالی تاثیر خواهند گذاشت. سایر امکانات و مزایای مستقیم استفاده از اتوماسیون اداری عبارتند از:
- کمک به محیط زیست در نتیجه عدم استفاده از کاغذ در امور اداری و مکاتبات
- عدم اشغال فضای زیاد برای حجم بالای اسناد
- امنیت بالا در نگهداری و پشتیبانی اطلاعات
- صرفه جویی در هزینه‌های مسافرت و برگزاری جلسات
- رضایت شغلی بیشتر کارکنان
- امکان استفاده از روش دورکاری برای کارمندان واجد شرایط
امکانات غیر مستقیم استفاده از سیستم اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری علاوه بر امکانات و اثرات مستقیم دارای مزایای غیر مستقیم نیز می‌باشد؛ با این تفاوت که بر خلاف امکانات مستقیم قابلیت اندازه گیری ندارند. البته باید دانست که با رشد و سودآوری در بلند مدت به سازمان در رسیدن به اهداف خود کمک شایانی می‌کند. امکانات غیر مستقیم عبارتند از:
- افزایش رضایت مشتریان (ازطریق بهبود تجربه مشتری)
- کمتر شدن وابستگی به دیگر ادارات برای امور اداری
- اثربخشی بیشتر در امور کارکنان
- افزایش دقت و به حداقل رسیدن خطا در ثبت اسناد
- ایجاد رقابت بیشتر بین سازمان‌ها با استفاده از منابع اطلاعاتی و داشتن قابلیت واکنش به فرصت‌ها و فشارها
وجه تمایز سیستم‌های اتوماسیون اداری
در مقایسه اتوماسیون اداری با سایر سیستم‌های اطلاعاتی، می‌توان گفت که سیستم اتوماسیون اداری ابزاری برای ایجاد و پیگیری ارتباطات خاص است. این سیستم اغلب یک سیستم رسمی با خط مشی‌های تعریف شده می‌باشد، که باید در کنار دیگر سیستم‌های رسمی همانند سیستم پشتیبانی مورد استفاده قرار گیرد.
بر خلاف سایر سیستم‌های رسمی، کاربرد اتوماسیون اداری ساده‌تر است و به همین دلیل جذابیت بیشتری در بین مدیران پیدا کرده است؛ زیرا همانند دیگر سیستم‌ها به استفاده از ابزار پیچیده و دانش خاص نیاز ندارد.
کاربرد سیستم اتوماسیون اداری در روند اجرای کارها
در کل به طور خلاصه می‌توان وظایف یا کاربردهای اصلی زیر را برای اتوماسیون اداری در نظر گرفت.
- ذخیره داده‌ها
- پردازش متن
- پردازش تصویر
- انتقال داده‌ها
- مدیریت داده‌ها
در هر یک از موارد بالا از نرم افزارها و سخت افزارهایی برای تکمیل امور استفاده میشود.
ذخیره داده‌ها
اولین اقدام سیستم اتوماسیون اداری ذخیره داده‌ها و اطلاعاتی مثل فرم‌ها و اسناد اداری است. کار با نرم افزارهای صفحه گسترده در این سیستم، استفاده از داده‌های عددی را آسان‌تر می‌کند.
پردازش متن
ابزارهای نرم افزاری پردازش متن در اتوماسیون اداری، داده‌های متنی را بررسی و پردازش می‌کنند. در واقع امور مربوط به متون با استفاده از این برنامه‌ها آسان می‌شوند. در این بخش خدماتی مثل تایپ و چاپ اسناد و… ارائه میشود.
پردازش تصویر
این بخش وظیفه ترکیب ابزارهای ارائه (متن، تصویر و…) را با استفاده از نرم افزارهای چند رسانه‌ای بر عهده دارد.
انتقال داده
انتقال الکترونیکی داده‌ها از طریق ابزارهای مختلفی مثل پست الکترونیکی، پست صوتی و… امکان پذیر است، که منجر به تبادل اطلاعات بین کاربران میشود. این بخش منوط به وجود مشارکت در سیستم اتوماسیون اداری است.
مدیریت داده‌ها
برای کنترل و مدیریت داده‌های کوتاه مدت و بلند مدت، می‌توان از اتوماسیون اداری بهره برد. برای مثال این سیستم از طریق برنامه‌های زمانی و زمان بندی، بر طرح‌ها و برنامه‌های مالی مربوط به پروژه‌ها نظارت خواهد داشت.
معرفی بهترین سیستم اتوماسیون اداری
با ظهور عصر اطلاعات و فناوری و تاثیرات روز افزون آن بر بخش مهمی مثل اقتصاد، باید از هر فرصت برای پذیرفتن فناوری‌های جدید و کسب بیشترین بهره استفاده کرد.
بنابراین اتوماسیون اداری راهکاری مهم و سودآور، برای پیشرفت و توسعه کسب و کار به شمار می آید. چراکه دیگر استفاده از روش سنتی با کاغذ و قلم جوابگو نیست و اثر استفاده از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، برای رسیدن به بهره وری بالا در سازمان به وضوح درک میشود.
معرفی نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم
نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم به عنوان بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، قابلیت‌هایی مثل پیشگیری ازدحام و رفت و آمد کارکنان و ارباب رجوع را فراهم آورده است. علاوه براین، بخش‌هایی مثل بازاریابی، خدمات مشتریان و جذب مشتری که از عوامل مهم یک کسب و کار هستند را، به خوبی کنترل و مدیریت می‌کند.
این نرم افزار با صرفه جویی در انرژی و هزینه‌ها کمک شایان و قابل توجهی در پیشرفت شرکت‌ها دارد. استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم به روشنی اثر بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را در یک شرکت به نمایش می‌گذارد.
در این مقاله به صورت جامع با اتوماسیون اداری و کاربردهای آن آشنا شدیم، شما عزیزان می‌توانید نظرات و سوالات خود را از طریق ثبت دیدگاه با ما در میان بگذارید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
میخواهید به بحث بپیوندید؟در صورتی که سوالی ندارید به دیگران کمک کنید تا مشکلشان حل شود!