مزایای استفاده از سیستم ERP | مدیریت یکپارچه با ERP

مدیریت یکپارچه با erp در سازمان چگونه اجرا می‌شود؟ شرکت‌­ها همواره در تلاش برای افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و افزایش سودآوری هستند، در واقع سودآوری تضمین بقای یک شرکت خواهد بود. واحدهای اقتصادی، از تکنولوژی برای دست­یابی به اهداف و موفقیت خود استفاده می­‌نمایند؛ یکی از تکنولوژی‌­های موجود که استفاده فراوانی از آن می­‌شود، مدیریت یکپارچه با ERP است.

در مقاله پیش رو می‌خواهیم ابتدا توضیح کوتاهی نسبت به مفهوم erp یا همان برنامه ریزی منابع سازمانی داشته باشیم تا بتوانید نحوه مدیریت با erp را بشناسید، همچنین در ادامه مزایا و معایب این سیستم را نیز بیان خواهیم نمود تا بر موضوعات موجود کامل واقف شوید.

سیستم ERP چیست؟

آشنایی با سیستم erp و کاربرد آن در سازمان

در گذشته بخش­‌های مختلف واحدهای اقتصادی و سازمان­‌ها، فعالیت­‌های خود را به صورت مجزا و به صورت دستی یا سنتی انجام داده و در نهایت با جمع‌­آوری اطلاعات و داده‌­ها، اقدام به تجزیه و تحلیل آن­‌ها و ارائه گزارش به مدیران و ذینفعان خود می­‌نمودند.

شیوه مذکور از عملکرد، منجر به ایجاد خطاهای انسانی، عدم ارتباط میان بخش‌­های مختلف و در نهایت طولانی شدن مدت ارائه گزارش‌­ها می­‌شد، اما در مدیریت یکپارچه سازمان با ERP یا مدیریت یکپارچه با ERP مشکلات مربوط به ارتباط میان بخش‌­های مختلف، مدت زمان ارائه گزارش، خطاهای انسانی و دیگر موارد کاهش یافت.

در پاسخ به سوال سیستم ERP چیست می­‌توان گفت، سیستم ERP، سیستم‌­ها و نرم افزارهایی می‌باشد که به جهت مدیریت فعالیت­‌های یک واحد اقتصادی یا سازمان مانند حسابداری، حقوق و دستمزد، فروش، مدیریت پروژه استفاده می­‌گردد.

در واقع مدیریت منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) سیستمی‌ست که با برنامه ریزی جامع امکان بهره­‌برداری بهینه از منابع سازمان را امکان پذیر می‌کند.

تفاوت سیستم ERP و MIS

سیستم مدیریت اطلاعات (Management Information System) یا MIS سیستمی می‌باشد که جمع‌آوری، کنترل و پایش داده‌های موردنیاز یک کسب و کار را انجام می­‌دهد و اطلاعات پایش شده را با استفاده از روش‌های تعریف شده، جهت تصمیم‌گیری، برنامه ریزی و کنترل فرآیندها در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد.

با استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات در سازمان­‌ها امکان ارزیابی عملکرد سازمان، تجزیه و تحلیل داده­‌ها و همچنین ریشه یابی مشکلات امکان پذیر می­‌گردد.

در تعریف سیستم ERP یا مدیریت یکپارچه با ERP گفته می‌­شود که این سیستم نرم افزاری است که وظیفه اتصال نرم افزارهای مختلف یا ویژگی‌­های آن­‌ها را بر عهده دارد. در واقع سیستم ERP عملکردهای اصلی تجارت در یک نرم افزار یکپارچه را ترکیب می‌­نماید. با توجه به تعاریف ارائه شده از هر دو سیستم ERP و MIS تفاوت‌­های اساسی آن­ها به شرح موارد زیر می‌باشد:

• • در نرم افزار MIS امکان تغییر نرم افزار وجود ندارد و سازمان باید با نرم افزار تطبیق یابد، اما در سیستم ERP قابلیت انطباق نرم افزار با سازمان امکان پذیر می‌باشد.
  • هزینه نگهداری و پشتیبانی در طولانی مدت در سیستم MIS نسبت به ERP بیشتر می‌شود.
  • خطاهای اطلاعاتی در سیستم ERP وجود نداشته و اطلاعات به صورت یکپارچه می­‌باشد، اما در سیستم MIS به علت عدم وجود یکپارچگی خطای اطلاعاتی زیاد است.
  • سیستم ERP مبتنی بر استانداردهای کسب و کار بوده اما سیستم MIS مبتنی بر استانداردهای تعریف شده می‌باشد.
  • گزارش­گیری از سیستم ERP در زمان کوتاه‌­تری نسبت به سیستم MIS صورت می­‌گیرد.
  • سیستم ERP دارای مدیـریـت گـردش فـرآیـند با فـرآیـندهـای کسـب وکـار بوده اما سیستم MIS فـاقد سیـسـتم گـردش فـرآیـند و یا عـدم انطـباق کـامـل با فـرآیـندها می­‌باشد.
  • پاسخ­گویی به مشتریان توسط سیستم ERP سریع‌تر از سیستم MIS انجام می‌گردد.

ERP چه کمکی به پیشرفت سازمان ها می کند؟

با معنا و مفهوم erp آشنا شدیم و دانستیم که سیستم ERP چه کمکی به مدیران سازمان می‌کند. اما اکنون به نظر شما برنامه ریزی منابع سازمانی و یا مدیریت یکپارچه با erp چه نقشی در پیشرفت یک شرکت و یا سازمان می‌تواند داشته باشد؟ در تصویر زیر به نقش erp در پیشرفت سازمان اشاره کرده‌ایم.

نقش برنامه ریزی منابع سازمانی در پیشرفت بخش‌های مختلف یک سازمان

تفاوت بین ERP و مالی

نرم افزارهای مالی برای انجام هرچه بهتر امور و مدیریت رویدادهای مالی در یک کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ در واقع وظیفه سیستم یاد شده گردش مالی، چک، گزارش­‌ها با نرم افزار حسابداری است. سیستم مالی تصویر مناسبی از وضعیت شرکت را به مدیران ارائه نمی‌­دهد، اما سیستم ERP توانایی ارائه اطلاعات موردنیاز جهت پیش بینی و برنامه ریزی برای آینده کسب و کار را دارد.

نرم افزار حسابداری، یک زیر سیستم از سیستم ERP بوده و فقط وظایف مربوط به امور مالی که در فوق به آن‌­ها اشاره شد را انجام می­‌دهد، اما سیستم ERP تمامی بخش‌­های یک سازمان را به یک مجموعه یکپارچه تبدیل نموده و همه اطلاعات موردنیاز در رابطه با حال و آینده‌­ی سازمان را در اختیار مدیران قرار می‌­دهد.

در یک نرم افزار حسابداری، محدودیت‌­هایی در خصوص ردیابی مواد، کالا و انبار وجود دارد، اما در سیستم ERP به علت داشتن ماژول­‌های مختلف این مشکل وجود ندارد.

یکی دیگر از تفاوت‌های نرم افزار مالی و erp این است که، به علت عدم دستیابی به اطلاعات انبار، موجودی کالا، میزان فروش، امکان برنامه ریزی تولید توسط نرم افزار حسابداری وجود ندارد، اما در مدیریت یکپارچه با ERP امکان برنامه ریزی تولید به سهولت انجام می‌شود.

مزایای استفاده از سیستم ERP چیست؟

در رابطه با مدیریت یکپارچه با ERP و مقایسه ERP با MIS و سیستم مالی مطالبی ارائه گردید، به طور کلی مزایای استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی در یک شرکت را در تصویر زیر به صورت جامع شرح داده‌ایم.

اتفاقاتی که با استفاده از سیستم erp در سازمان رخ می‌دهد

8 روش استفاده بیشتر از سیستم ERP وجود دارد که به شما کمک می‌کند، تصمیم درستی در انتخاب سیستم بگیرید، از دیگر مزایایی که می‌توانیم برای استفاده از سسیستم ذکر شده نام ببریم، شامل موارد زیر است:

• • سیستم ERP به گونه‌­ای طراحی شده که با ایجاد تغییر در هر یک از منابع سازمان، بر روی سایر اجزا سازمان تاثیری نخواهد داشت.

• • استفاده از سیستم ERP موجب کاهش زمان سفارش، افزایش میزان فروش، رضایت مشتری، کاهش هزینه‌های کیفیت، افزایش قابلیت تصمیم‌گیری و در نهایت بهبود عملکرد سازمان می‌­گردد.

معایب ERP

در پارگراف قبل در رابطه با مزایای به کارگیری سیستم ERP مطالبی ارائه گردید، اما هر سیستمی علاوه بر مزایا دارای معایبی نیز می‌­باشد که سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی نیز از این امر مستثنی نیست. معایب سیستم ERP شامل موارد زیر می‌باشد:

• • هر چند در یک سازمان، مدیریت یکپارچه با ERP سبب بهبود عملکرد و رشد سریع سازمان می­‌گردد، اما به علت درگیری تمامی بخش­‌های سازمان معمولا اجرای سیستم ERP در سازمان تا حدی با ریسک شکست همراه می­‌باشد.
  • مقاومت کارکنان سازمان برای‌ استفاده از سیستم جدید و تغییرات کسب ‌و‌کار وجود دارد.
  • نصب و نگهداری سیستم­‌های ERP هزینه زیادی برای سازمان در پی خواهد داشت.
  • به اشتراک گذاری اطلاعات حساس برای یک فرآیند ضروری، امکان مقاومت افراد وجود دارد.

مدیریت یکپارچه با ERP

یکی از عوامل موفقیت در هر سازمانی مدیریت صحیح و اصولی سازمان و هماهنگی میان بخش­‌های مختلف است، در این میان برای مدیریت هرچه بهتر سازمان­‌ها اقدام به استفاده از نرم افزارها و سیستم­‌های مختلف می‌نمایند، یکی از سیستم‌­های پرکاربرد در این زمینه سیستم ERP است.

سیستم‌­های ERP زمینه­‌های مختلفی از جمله مالی و حسابداری، لجستیک، منابع انسانی، گردش کار، خرید و تدارکات و مدیریت زنجیره تامین، فروش و بازاریابی، انبارداری، تولید، خدمات، پروژه‌­ها، هوش تجاری را تحت پوشش قرار می­‌دهند.

در نتیجه در یک سازمان مدیریت یکپارچه با ERP موجب خودکار کردن وظایف‌، فعالیت‌­ها و کارآمدی فرآیندهای سازمان در سطوح استراتژیک، مدیریتی و عملیاتی می‌­گردد که نتیجه این امر جمع‌­آوری اطلاعات یکپارچه در سرتاسر سازمان می‌­شود.

روش های پیاده سازی سیستم ERP

به علت مزایای سیستم­‌های ERP، شرکت­‌های بزرگ و سازمان‌­ها تمایل به استفاده از این سیستم­‌ها را داشته و مدیریت یکپارچه با ERP را به عنوان یک اولویت در نظر می‌­گیرند. در ادامه به روش‌­های پیاده سازی سیستم ERP اشاره نموده‌ایم که می‌توانید در سازمان خود از آن‌ها استفاده نمایید.

قبل از پیاده سازی سیستم ERP در یک سازمان، باید اهداف و بودجه مشخص گردند، زیرا بدون مشخص شدن هدف انتخاب سیستم تقریبا غیرممکن خواهد بود. بعد از انتخاب سیستم، مسئله اصلی نحوه پیاده سازی و اجرای سیستم است. روش‌­های متنوعی برای پیاده سازی سیستم ERP وجود دارد که متداول‌­ترین این روش‌­ها به شرح زیر می‌باشد:

• روش راه و حل جامع

این روش در سه فاز، عملیاتی می­‌گردد. فاز اول که پیشنهاد ارزش نامیده می‌­شود، در جهت اطمینان از مناسب بودن روش به کار رفته برای کسب و کار موردنظر است.

فاز دوم به عنوان ارزیابی آمادگی سازمان برای تغییرات می‌باشد، که در قالب چند سوال برای تخمین میزان تغییرپذیری افراد صورت می­‌گیرد و فاز سوم در خصوص ارزش افزوده حاصل از پیاده سازی سیستم است.

• روش ASAP

دومین روش برای پیاده سازی سیستم ERP، روش ASAP است که برخی از سازمان‌ها از آن استفاده می‌کنند. در این روش شش فاز عملیاتی به شرح موارد زیر وجود دارد:

1. آماده سازی پروژه، شامل برنامه ریزی مناسب و هماهنگی در سازمان
2. مدل سازی مناسب برای کسب و کار
3. تطبیق مدل سازی آماده شده با واقعیت موجود در سازمان جهت پیکر بندی سیستم
4. تخصیص اعتبار لازم برای پیاده سازی و آزمایش مدل
5. آماده سازی نهایی سیستم
6. پشتیبانی مناسب از سیستم

• روش FAST TRACK

آخرین روش برای پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، روش FAST TRACK می‌باشد. در این روش نیز 5 فاز برای تعریف و پیاده سازی سیستم وجود دارد که شامل موارد زیر است:

مزایای سیستم ERP  داخلی نسبت به ERP خارجی چیست؟

با توجه به مزایای سیستم‌­های ERP، شرکت­‌ها و سازمان‌­های زیادی نسبت به مدیریت یکپارچه با ERP اقدام نموده و برای سایر شرکت‌­ها نیز این امر ضروری به نظر می­‌رسد، به هین دلیل طراحان و تولید کنندگان نرم افزار داخلی و خارجی، نرم افزارهای متنوعی را طراحی، تولید و روانه بازار نموده‌­اند.

مزایای به کارگیری سیستم ERP در ایران نسبت به سیستم ERP خارجی به شرح موارد ذکر شده در ادامه می‌باشد:

• • زبان و فرهنگ فارسی به صورت کامل در نرم افزار ERP داخلی پیاده سازی شده است.
  • مستندات فارسی و قابل درک برای کاربران وجود دارد.
  • سرعت عمل در سفارشی سازی نرم افزارهای داخلی برای سازمان­‌ها بسیار موثر می‌باشد.
  • در خصوص تحریم­‌ها و موضوعات سیاسی و قطع ارتباط در پیاده سازی یا پشتیبانی نرم افزار نگرانی وجود ندارد.
  • تامین مالی پروژه تحت تاثیر نوسانات ارز قرار نمی‌­گیرد.
  • باتوجه به وضعیت صنعت توجیه اقتصادی برای سازمان وجود دارد.
  • باتوجه به بومی بودن سیستم ERP داخلی، در تغییر از سیستم­‌های گذشته به جدید چالش‌­ها کمتر و قابل مدیریت است.
  • زمان پیاده سازی سیستم ERP داخلی سریع‌­تر صورت می­‌گیرد.
  • به علت در دسترس بودن پشتیبانی نرم افزار، ارائه سرویس‌­های پشتیبانی به راحتی و با هزینه کمتر انجام می‌­شود.
  • در شرکت­‌هایی که سیستم ERP معتبر خارجی استفاده شده با توجه به تحمیل هزینه‌های بالا و زمان طولانی اجرا، سیستم به صورت کامل پیاده سازی نگردیده است.
  • انعطاف پذیری سیستم ERP خارجی نسبت به سیستم داخلی در ایران کمتر است.

ارتباط RFID و ERP

انجام سریع­‌تر فعالیت­‌ها و کاهش خطاهای انسانی موجب استفاده روز افزون از فناوری‌­های جدید شده است. یکی از فناوری­‌های پرکاربرد در شناسایی و جمع آوری خودکار داده­‌ها، بدون نیاز به دخالت انسان، سامانه شناسایی امواج رادیویی (RFID) است.

در سامانه­‌های شناسایی امواج رادیویی از سیگنال­‌های الکترومغناطیسی و الکتریکی برای قرائت و نوشتن داده­‌ها بدون تماس استفاده می­‌شود، نتیجه استفاده از این سامانه افزایش سرعت عملکرد و کاهش خطای انسانی می‌باشد.

همانطور که در مطالب قبل اشاره شد، به دلیل مزایای استفاده از سیستم ERP، این سیستم در سازمان­‌ها و شرکت­‌ها جایگاه ویژه­‌ای پیدا کرده است، اما مسئله اصلی استفاده از سیستم ERP، امکان بروز خطای انسانی در هنگام ورود داده‌­ها به سیستم است.

برای کاهش خطای انسانی در رابطه با ورود داده به سیستم ERP استفاده از RFID ضروری به نظر می‌­رسد. استفاده از تکنولوژی RFID موجب ارتقا سطح فعالیت سازمان شده و یکپارچگی RFID و ERP منجر به افزایش بهره‌وری و مطلوب شدن عملکرد سازمان می­‌گردد. به طور کلی ارتباط میان این دو سیستم را در تصویر زیر شرح داده‌ایم.

آشنایی با ارتباط RFID و ERP در مدیریت سازمان

نتیجه گیری

تمام نرم افزارهایی که سازمان‌ها برای ثبت داده‌ها و مدیریت فرآیندها نیاز دارند، به کمک فناوری‌های جدید به صورت یکپارچه و مرتبط با هم درآمده است. یکی از فناوری­‌های جدید استفاده از سیستم ERP یا مدیریت یکپارچه با ERP است. از جمله مزایای استفاده از سیستم ERP این است که سبب بهبود برنامه ریزی تولید و فرآیند کسب و کار شده و در نهایت در بازار رقابتی ماندگار خواهد شد.

در مقاله‌ای که خواندیم، تمام نکات و مفاهیم‌های مهم سیستم‌ ERP با دیگر سیستم‌های موجود را مورد بررسی قرار دادیم و همچنین تفاوت هر کدام را با هم دانستیم. اکنون می‌توانید نظرات و سوالات خود در خصوص برنامه ریزی منابع سازمانی را برایمان در قسمت “ثبت دیدگاه” یادداشت کنید.